Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

Las firmas de auditoría y los auditores tienen una amplia experiencia en el trabajo remoto en virtud de estar laborando usualmente en las instalaciones de los clientes y permanecen poco tiempo en las oficinas de la firma. A raíz de la pandemia por COVID-19, en la que gran parte de las organizaciones envió su fuerza laboral a casa, con los beneficios e inconvenientes de esta decisión, las firmas ya han avanzado bastante en ese camino.

No obstante, el trabajo administrativo de las firmas es similar al de cualquier otra organización. Normalmente, hay poco lugar a los horarios de trabajo flexibles, los cuales son excepciones para algunos de los miembros del personal y no la norma. Sin embargo, el haber tenido que trabajar desde casa ha permitido mostrar que es posible, en muchos casos, ser efectivos y obtener buenos resultados.

Habitualmente, las firmas son propietarias de oficinas y cuentan con espacios para conferencias y sitios de trabajo, en caso de que el personal los necesite. Sin embargo, ahora que el personal administrativo ha podido demostrar su trabajo desde casa, hay un número creciente de firmas que han adoptado un entorno de trabajo remoto o, al menos, híbrido. Ya han pasado dos años desde el inicio de la pandemia y diferentes empresas están haciendo una pausa para reflexionar sobre los éxitos y desafíos que han enfrentado. También, para reexaminar y ajustar su modelo operativo, flujos de trabajo, tecnología, cultura empresarial y más en la nueva normalidad de hoy.

El nuevo desafío es cómo seguir adelante ajustando las estrategias de gestión y mentalidad de liderazgo para administrar a las personas sin importar dónde o cuándo estén trabajando, así como abordar los riesgos que se enfrentan al no adoptar un entorno de trabajo remoto o híbrido. Algunas de las preocupaciones que surgen son:

• Cómo se gestiona eficazmente una fuerza laboral remota
• Cómo se garantiza la productividad del personal
• Cómo se construye y sostiene la cultura de la empresa
• Cuáles son las tecnologías necesarias para permitir un modelo de trabajo remoto exitoso.

Ahora bien, puesto que estas inquietudes son comunes a muchas empresas de diversas industrias, las respuestas también tienen elementos en común y se han venido implementando y difundiendo para beneficio de todos. Algunas de estas son las siguientes:

Afinar la estrategia

Frente a las nuevas realidades, muchas firmas están reexaminando y ajustando su modo de funcionamiento. Se han vuelto mucho más reflexivas y consideradas sobre las decisiones que han adoptado o piensan adoptar. Esto incluye evaluar si el modelo remoto está funcionando o va a funcionar, si el modelo los ha hecho realmente más productivos. Se debe analizar qué se ha ejecutado, qué ha salido bien, qué no y cómo seguir en el futuro.

Una opción es dar a los empleados la alternativa de ir a las instalaciones físicas sin perder de vista la necesidad de flexibilidad y el enfoque en la experiencia del empleado. Si se adopta la opción de trabajo flexible, hay que ser consistente.

Cambiar las prácticas de gestión

Pasar a una fuerza laboral remota o híbrida puede ser un catalizador importante para las empresas que necesitan crear y fomentar una cadencia saludable de comunicación. La fuerza laboral remota obliga a encontrar las formas más precisas y claras de medir el trabajo de un empleado que van más allá de su proximidad física. Del mismo modo, la pandemia ha mostrado que las personas son el activo más valioso y que priorizar la comunicación consistente es la clave para un mejor trabajo, sin importar dónde se encuentren.

Las firmas deben ayudar al personal remoto a empoderarse. Deben proporcionar acceso confiable, seguro y en cualquier momento a las aplicaciones críticas que se necesitan para hacer el trabajo. Asimismo, deben compartir las mejores prácticas para crear culturas empresariales saludables, de manera que cuando los trabajadores no estén en la oficina, todavía se sientan conectados con la firma y con la misión. También, deben implementar formas de mejorar el rendimiento, desarrollar estrategias y soluciones para reinventar los procesos de trabajo, y mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal.

Fortalecer las líneas de comunicación

Para mejorar el modelo de trabajo remoto, una firma debe desarrollar pautas y abrir las líneas de comunicación. Así, es posible garantizar que el modelo se aplica de manera consistente y que los socios y líderes están sincronizados: hay que escuchar a las personas. Una opción es establecer equipos de conocimiento, lo cual se logra con un grupo de líderes de alto rendimiento conectados con la firma en un proceso en el que se recopilan comentarios de una muestra representativa de empleados para comprender cómo las prácticas actuales impactan el desempeño tanto positiva como negativamente. De este modo, los conocimientos adquiridos pueden ayudar a la firma a desarrollar su modelo de trabajo flexible y abordar la gestión del cambio, así como a realizar ajustes competitivos en su compensación y beneficios, títulos, estructuras de promoción, programas de bonificación, etc.

Repensar las mediciones de productividad

Cuando se trabaja en una oficina, es fácil para los gerentes hacer una supervisión casual. Ese no es el caso cuando se trabaja de forma remota. Los gerentes pueden sentirse desconectados o desinformados sobre cómo progresa el trabajo. Por lo tanto, es importante que las firmas que han hecho la transición a un entorno de trabajo remoto reconsideren cómo miden la productividad y den aún más importancia a la comunicación. Un modelo de trabajo remoto requiere un ambiente de confianza y centrarse en lo que es importante.

Es necesario que se gestione por entregas y métricas internas con respecto a la prestación de servicios y productividad. También, es importante que las firmas aprendan a medir las horas administrativas trabajadas. Hay que tener claro qué significa la productividad y cómo se mide frente al conjunto de objetivos.

Hay firmas que han incorporado aplicativos de videollamadas en su cultura de trabajo remoto, que pueden ser empleadas por los miembros del equipo para gestionar sus prioridades principales, lo que permite a los miembros del equipo opinar y ayudar, si es necesario. Estas herramientas o aplicativos también puede ayudar con la productividad, así como con la capacitación y la transferencia de conocimientos.

Contar con la tecnología adecuada

Por supuesto, las firmas deben contar con las herramientas y tecnologías adecuadas, lo cual es esencial en un entorno de trabajo remoto o híbrido. Todo tiene que ser accesible desde cualquier lugar. Por ejemplo, la contabilidad, los impuestos, todas estas tareas administrativas que tiene una firma deben ser accesibles desde cualquier lugar. El desafío es conseguirlo de una manera segura. Por lo tanto, hay que repensar una estrategia de infraestructura de TI sobre cómo se va a trabajar desde cualquier lugar. Asimismo, es conveniente contar con herramientas para gestionar el flujo de trabajo, pues no resulta práctico administrar el trabajo mediante correos electrónicos.

Adoptar una nueva mentalidad

La gestión del cambio puede ser uno de los mayores obstáculos para un modelo de trabajo remoto exitoso. Los líderes de las firmas deben estar a bordo cuando se trata de trabajar de forma remota para establecer el tono desde arriba. Se trata de pensar de manera diferente. Es una nueva mentalidad.

Si bien estas respuestas no son exhaustivas, sí se constituyen en elementos que deben tenerse en cuenta para una apropiada gestión del trabajo operativo remoto de las firmas de auditoría.

CP Iván Rodríguez

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia