Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

Las firmas de auditoría suelen enfrentarse a un desafío que tiene incidencia en la ejecución de sus compromisos y es el de la retención del personal. En ocasiones, la culpa de las deserciones del personal podría atribuirse a modelos obsoletos de administración. La alta rotación limita el crecimiento de la firma y dificulta la planificación de la sucesión; si bien esta situación tiene numerosas causas, muchas de ellas son controlables. A continuación, presentamos algunas estrategias para mejorar la retención de los empleados:

Capacitar y orientar

Las firmas deben tomar en serio la capacitación y la tutoría. Normalmente, se afirma que el personal es tan importante como los clientes, pero pocas veces se predica con el ejemplo. Una de las causas de la deserción es cuando el personal deja de aprender y avanzar. Por tanto, hay que adoptar un enfoque innovador, creativo y permanente en la capacitación y el desarrollo del liderazgo. También, hay que evaluar la relación entre la compensación de los socios y gerentes y la habilidad para orientar al personal que tienen bajo su cargo.

Hacer el trabajo desafiante

Los líderes de los equipos de auditoría deben hacer que el trabajo sea tan interesante que represente un reto estimulante para los auditores y deseen abordarlo. Para ello, se pueden emplear recursos tales como la tecnología, la subcontratación y la vinculación de expertos para fomentar la creatividad. También es importante reducir las actividades monótonas y la repetición. Asimismo, hay que ser rápidos para adoptar avances como los aplicativos en la nube, la auditoría continua y el análisis de datos. El personal espera investigación automatizada y contenido que se pueda comunicar fácilmente a los clientes. Hay que involucrar al personal, darle oportunidades desafiantes y delegar ciertas actividades.

Flexibilizar

Hay que tratar a los auditores del equipo de trabajo como los profesionales que son. El personal de hoy quiere más flexibilidad en el trabajo; lo que se denomina "trabajo en cualquier lugar, en cualquier momento".  Es posible llegar a acuerdos en cuanto a la ejecución de las labores, siempre y cuando el personal alcance sus objetivos de productividad, haga un excelente trabajo a tiempo y, lo más importante, atienda a los clientes con un servicio de clase mundial.

Esto es clave en épocas de trabajo pesado, como las temporadas de impuestos o de cierres de fin de ejercicio. Las firmas pueden reducir la carga en estas semanas con horarios de trabajo flexibles, trabajo remoto y subcontratación, por ejemplo.

Retroalimentar apropiadamente

Una buena y frecuente retroalimentación tiene grandes ventajas sobre las acostumbradas revisiones anuales. Los líderes de los equipos y los auditores no obtienen tanto provecho de las revisiones anuales tradicionales, que, generalmente, son altamente ineficaces y con observaciones extemporáneas. La retroalimentación constante permite corregir situaciones sobre la marcha y evitar que se comentan errores que afecten a los clientes.

Ser transparente

Hay que mostrarle al equipo de trabajo las posibilidades reales de ascenso y remuneración. Hay firmas en las que se necesitan unos 20 años para convertirse en socio de capital. Esto desestimula a los mejores y más brillantes profesionales cuando ven cuánto tiempo se tarda en llegar a la cima. Si se agilizan los procesos internos y hay claridad al respecto, este tiempo podría reducirse de manera significativa. De este modo, si los empleados tienen algún conocimiento del monto de ingresos que podrían llegar a obtener, estarán motivados por estas expectativas de compensación. Adicionalmente, si el personal conoce cómo opera la firma y cómo gana dinero, estará mucho más comprometido cuando ve cómo sus esfuerzos contribuyen a los resultados.

Ahora bien, por diferentes circunstancias puede darse el caso que la firma no cuente con suficiente personal, especialmente, si es por un período prolongado de tiempo. Por tanto, es importante abordar este tema y contar con estrategias para el efecto. Si una firma no gestiona apropiadamente la escasez de tiempo, dinero o talento a menudo terminará agotando sus recursos y, finalmente, fracasará. Si se administra correctamente el trabajo, se puede hacer avanzar el negocio.

Con respecto a la falta de personal, ante la ausencia de un miembro del equipo, una firma debe reconocer que es posible que no pueda reemplazarlo de inmediato. Naturalmente, si bien se siente la pérdida, es importante recordar que normalmente no es nada personal, solo significa que hay un cambio en el equipo de trabajo. Cuando alguien se va, hay que encontrar la mejor manera de cumplir con las responsabilidades mientras se contrata a su reemplazo. Este proceso puede llevar tiempo, incluso si se cuenta con el presupuesto para contratar a alguien nuevo. Pueden pasar semanas o incluso meses antes de integrar a alguien apropiado al equipo, luego de los procesos de selección y capacitación. Es ese tiempo, hay que hacer más trabajo de lo habitual. Esto implica delegar tareas de manera diferente y asegurarse de que el trabajo sea completado.

Del mismo modo, es importante que el equipo conozca las nuevas circunstancias y cómo encajan en esa nueva realidad. Cada persona debe conocer su nuevo papel para mantener la ejecución de los compromisos sin problemas durante este tiempo. Para el líder o director del equipo puede ser obvio dónde se necesita ayuda, pero es probable que los miembros de su equipo no sepan lo que está sucediendo o dónde se necesitan. En esas circunstancias, la comunicación es vital. Hay que informar apropiadamente al equipo lo que está sucediendo y cómo pueden ayudar, hasta que las condiciones vuelvan a la normalidad. El líder debe motivar a los miembros y hacerles ver que son una parte integral de la solución al problema.

Una de las situaciones que suele presentarse es que algún miembro del equipo no se sienta cómodo con la redistribución de labores. Si uno de sus empleados no quiere asumir responsabilidades adicionales, resulta conveniente buscar otro miembro del personal dispuesto a asumir esas responsabilidades, puesto que mientras más tiempo haya empleados que pasen en tareas donde no se sientan cómodos, más probable es que cometan errores o se agoten.  Es mejor enfocar los esfuerzos en lo que mejor saben y delegar otras tareas a empleados que estén más dispuestos.

Otras medidas que pueden tomarse ante la falta de algún empleado, es que al interior de los equipos de auditoría haya más de una persona que sepa cómo hacer cada trabajo. Esto ayuda a mantener la carga de trabajo de todos sin mayores recargos y en un nivel manejable. No es conveniente que un empleado se sienta abrumado con todo el trabajo acumulado en su escritorio mientras que otro empleado tiene tiempo disponible al no saber hacer otras labores. Esta medida también garantiza que todos los empleados obtengan suficiente experiencia práctica con todos los aspectos del negocio para crecer profesionalmente, aprender nuevas habilidades y, en última instancia, avanzar dentro de la firma. 

Por otro lado, la externalización y automatización de tareas puede reducir la carga de trabajo. Delegar tareas administrativas que no requieren conocimientos especializados, así como la automatización de ciertos procesos operativos y repetitivos, permiten ahorros de tiempo y eficiencias. Empleados a tiempo parcial también son una medida útil durante los períodos de mayor demanda.

Como se observa, se pueden adoptar medidas para evitar una alta rotación de personal en las firmas y, de acuerdo con las circunstancias, solucionar las ausencias de empleados sin mayores traumatismos.

Para finalizar, hacemos énfasis en la importancia de tener una estrategia y visión: este es uno de  los  resultados más sorprendentes que encontramos en las encuestas de lo que quiere el personal. Los tradicionalistas se cuestionan el porqué el personal debería preocuparse por la  estrategia y la visión de la empresa. Sienten que eso no es asunto del personal. Ese pensamiento es incorrecto. La estrategia y la visión debe preocupar al personal porque ellos quieren trabajar para una organización que va a lugares en lugar de quedarse atrapados en neutral. Sobre todo, manténgase positivo y permita que su equipo comparta ideas sobre cómo mejorar y crecer. De esa manera, todos ganan.

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia