Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool 

La planificación de la fuerza laboral en la auditoría

Las organizaciones de todos los sectores e industrias deben considerar la planificación de la fuerza laboral, de tal manera que se mejore la eficiencia y haya una mejor toma de decisiones. El trabajo de auditoría, como cualquiera otro, debe hacer el mejor uso de los recursos calificados. Encontrar la combinación correcta de empleados con diferentes niveles de capacitación, experiencia y remuneración para completar los proyectos a tiempo, de acuerdo con los más altos estándares, al tiempo que se maximiza la rentabilidad, se constituye en un desafío al cual se suma el envejecimiento de la fuerza laboral y la rotación del personal. Si bien, en algunos casos hay que recurrir a contratistas para completar el trabajo, esto agrega complejidad al proceso de planificación de la fuerza laboral y hacer que los puestos vacantes sean difíciles de llenar.

Es acá donde surge la planificación de la fuerza laboral, un proceso de planificar y garantizar que el número correcto de recursos humanos estén disponibles para el rol correcto en el lugar correcto al costo correcto con las competencias adecuadas. Se pretende entonces igualar la capacidad de la fuerza laboral para satisfacer sus demandas, ahora y en el futuro. Al pronosticar la demanda  futura de trabajo, las organizaciones pueden identificar la brecha con respecto a sus capacidades y así tomar las medidas necesarias.

Normalmente se pueden identificar dos tipos de planificación de la fuerza laboral: estratégica y operativa.

Planificación estratégica:

Se desarrolla un plan estratégico de fuerza laboral para ayudar a la organización a lograr su visión a largo plazo. La planificación estratégica de la fuerza laboral se crea mediante el diseño de un proceso que anticipa proactivamente los requisitos futuros de recursos humanos. Se pretende que la organización tenga una fuerza laboral de calidad necesaria para cumplir con sus objetivos comerciales, con las siguientes líneas de acción:

• Apoyar el plan estratégico de la organización.
• Abordar los factores externos de la fuerza laboral que afectan a todo el negocio.
• Mantener la capacidad organizativa.
• Mitigar la exposición al riesgo.

Planificación Operativa:

Por su parte, la planificación operativa de la fuerza laboral ayuda a decidir qué se debe hacer para lograr las prioridades inmediatas de la empresa. Su objetivo es crear un plan enfocado y realista para cumplir con los objetivos comerciales a nivel de unidad. Esto permite que se ejecuten las actividades diarias en la empresa de la manera más eficiente posible. En este nivel, también complementa el plan estratégico de una organización para el futuro a largo plazo. La planificación operativa de la fuerza laboral se centra en los requisitos inmediatos de recursos para las actividades en un horizonte de tiempo de seis a doce meses.

Ahora bien, para adelantar una planificación de la fuerza laboral, es importante llevar a cabo los siguientes pasos:

Pronosticar y hacer un balance de la capacidad de la fuerza laboral

• Debe hacerse un inventario de todos los recursos que se requieren a tiempo completo, a tiempo parcial, contratistas o independientes para la firma.
• Hay que tener en cuenta los recursos que estarán disponibles en un lapso de 1 a 2 meses después de terminar su asignación.
• Es necesario incluir recursos que se unirán o se irán durante este período.
• Debe hacerse una asignación de un cronograma o calendario (lista de semanas de trabajo y días festivos) al recurso humano, si opera desde diferentes ubicaciones y zonas horarias.
• Es conveniente realizar un seguimiento de las habilidades y competencias de los recursos seleccionados.
• Hay que identificar las principales habilidades y cruzarlas con los recursos aplicables.

Establecer el trabajo a corto plazo

• Deben listarse todos los proyectos actuales y futuros, incluidos los proyectos internos.
• Se deben incluir los proyectos que están en ejecución o trámite con un 75% o más de probabilidad de cierre.
• Hay que considerar las actividades que no son del proyecto como el mantenimiento de soporte, trabajo administrativo, capacitación, etc.
• Se deben categorizar los proyectos en proyectos facturables, estratégicos y no facturables y sobre esta base priorizarlos.

Comparar la demanda de la fuerza laboral con la capacidad e identificar la brecha

• Hay que analizar la capacidad de los recursos frente a la demanda.
• Sobre esa base, se debe identificar la brecha entre la capacidad de recursos y la demanda.
• Debe identificarse la escasez o los excesos de habilidades.
• Debe prepararse un plan de recursos con el propósito de cerrar la brecha.

Establecer un marco de planificación de la fuerza laboral para el exceso/déficit

Por déficit de recursos:

• Decidir una fuerza laboral a tiempo completo o contingente en función de la duración de la asignación.
• Para la contratación a tiempo completo, se deben identificar las ubicaciones y el conjunto de habilidades, así como considerar la capacidad de implementación futura.

Por exceso de recursos:

• Adelantar el cronograma de los proyectos existentes mediante el despliegue de recursos adicionales.
• Reiniciar algunos de los proyectos que se archivaron anteriormente.
• Solicitar al equipo de ventas que busque nuevas oportunidades basadas en el conjunto de habilidades disponibles activamente.

Reservar los recursos disponibles para los proyectos identificados

• Asignar los recursos correctos al proyecto correcto.
• Se deben aplicar criterios de selección tales como recursos pertenecientes a la misma ubicación, años de experiencia, costos, etc.
• Debe procurarse que no haya asignación de recursos excesivamente calificados o poco calificados.
• En lo posible, deben asignarse recursos genéricos para proyectos futuros.

En el mercado existen diversos sistemas de planificación de recursos empresariales, que pueden automatizar la recopilación y el análisis de datos necesarios para optimizar la asignación de los empleados a cada proyecto. No obstante, los equipos de planificación de la fuerza laboral pueden encontrar necesario realizar tareas manuales que dependan de los equipos de recursos humanos, finanzas y gestión, puesto que los aplicativos suelen ser genéricos y no específicos para el tema de auditoría, de manera que se pueda encontrar la información que necesitan para construir un equipo efectivo que pueda brindar los servicios que los clientes demandan y necesitan.

CP Iván Rodríguez

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá DC, Colombia