El software o aplicativos de auditoría pueden prestar un gran servicio. Ahorran tiempo y sistematizan labores y actividades. Facilitan el archivo de documentos y su consulta. Pero, ¿Qué consideraciones deben tenerse en cuenta, además del costo y soporte, al pensar en su adquisición? Se presentan algunas de ellas:
Visualización y consulta:
Es importante que los aplicativos cuenten con herramientas que faciliten visualizar el estado actual del trabajo, así como la búsqueda de documentos. Es importante que manejen carpetas de trabajo y para los correos electrónicos, calendario para el plan de auditoría, alertas y un tablero de visualización de datos, entre otras.
Seguimiento:
El seguimiento con las partes interesadas es esencial para que la auditoría fluya apropiadamente. Algunas herramientas útiles en los aplicativos, son: Un sistema de recordatorios para fechas de vencimiento, facilidad para programar reuniones regulares y puntos de entrada y fechas límite, listas de solicitudes y temas pendientes, para seguimiento.
Control de versiones:
Resulta de bastante utilidad poder controlar las versiones de los documentos e informes y mantener facilidad de acceso a los mismos por parte del equipo de auditoría. El almacenamiento en la nube facilita esta labor. También es importante contar con un registro de cambios y versiones.
Facilidad de configuración:
El aplicativo o software debe adecuarse a las necesidades del cliente y no lo contrario. Una buena herramienta no requiere grandes esfuerzos para personalizarse y permite adaptarse al proceso de auditoría. No requiere grandes cambios en las prácticas del equipo auditor.
Ser intuitivo:
El aplicativo debe, en cuanto sea posible, ser intuitivo. Los menús deben ser claros, requerir de pocos “clic” para ejecutar tareas o localizar archivos. La ejecución debe ser rápida, sin tiempos de carga extensos. La interfaz debe ser amigable.
Ser integrado:
Una de las características de un buen software de auditoría, es la posibilidad y facilidad de integrarse con otros aplicativos, lo que facilita labores de extracción de datos, generación de reportes, elaboración de presentaciones, entre otras tareas, lo que redunda en ahorros de tiempo y esfuerzos.
Seguramente, hay muchas más consideraciones que puedan hacerse. Vale la pena efectuar una revisión al software que actualmente se posee, para ver si reúne las características necesarias o tener en cuenta consideraciones como las anotadas, para obtener los mejores resultados al efectuar la inversión en este tipo de herramientas.
C.P. Iván Rodríguez -
Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool
Bogotá D.C, Colombia
Y luego Agregar a la pantalla de inicio.