Auditoría Externa

Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

La información y la comunicación son elementos fundamentales para garantizar la calidad en la ejecución de los encargos de auditoría. En el mundo de las organizaciones, donde la confianza pública en los informes financieros es esencial, el auditor debe actuar como un gestor estratégico de información adicionalmente a su rol de revisor técnico. La capacidad de identificar, capturar, procesar y comunicar datos relevantes y confiables es crucial para respaldar la toma de decisiones, cumplir con las responsabilidades profesionales y fortalecer el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de la firma a la cual pertenece. La Norma Internacional de Gestión de Calidad 1 – NIGC 1 plantea que la información debe ser relevante, confiable y oportuna para respaldar tanto la planeación como la ejecución de los encargos. Este principio aplica tanto a los datos financieros del cliente, como a la información interna de la firma, como las políticas de calidad, los procedimientos operativos y los registros de auditoría. La norma también establece que el SGC debe incluir procesos estructurados para identificar, capturar, procesar y mantener la información de manera que facilite la toma de decisiones informadas y el cumplimiento de las responsabilidades profesionales. Por ejemplo, en la fase de aceptación de un encargo, el auditor necesita información detallada sobre la integridad del cliente, la complejidad de sus operaciones y los riesgos asociados.

Durante la ejecución, la información confiable sobre transacciones, controles internos y cumplimiento normativo es esencial para emitir una opinión fundamentada. Además, la trazabilidad de esta información garantiza que las decisiones del auditor puedan ser revisadas y justificadas, tanto por la firma como por los entes reguladores. La gestión efectiva de la información también permite al auditor identificar riesgos de calidad de manera temprana. Por ejemplo, datos que revelen irregularidades en las operaciones del cliente o deficiencias en los controles internos de la firma pueden ser abordados oportunamente, evitando problemas que comprometan la calidad del encargo. En este sentido, la información es más que un insumo técnico; se constituye en una herramienta estratégica que refuerza la resiliencia y la credibilidad de la firma.

Por su parte, la comunicación fluida es un pilar esencial del SGC y un factor crítico para el éxito de los encargos de auditoría. La NIGC 1 destaca que la comunicación no se limita a la recepción de datos, sino que implica compartir, interpretar y transmitir información de manera clara y efectiva, tanto dentro de la firma como hacia partes externas, tales como clientes, reguladores y otros stakeholders. Este proceso fomenta una cultura organizacional donde la calidad y la transparencia son responsabilidades compartidas, promoviendo la colaboración y el compromiso con los estándares éticos y profesionales. La comunicación interna asegura que todos los miembros del equipo de auditoría estén alineados con los objetivos del encargo, comprendan las políticas de calidad y estén informados sobre los riesgos identificados. Por ejemplo, el socio del encargo debe transmitir al equipo información relevante sobre la industria del cliente, los riesgos específicos y las expectativas de calidad. La comunicación externa con el cliente es fundamental para aclarar el alcance del encargo, gestionar expectativas y reportar hallazgos relevantes. La NIGC 1 también enfatiza la importancia de comunicar oportunamente los riesgos de calidad y los hallazgos significativos al personal relevante dentro de la firma. Esto permite implementar respuestas rápidas y efectivas, como ajustes en los procedimientos de auditoría o la aplicación de salvaguardas para mitigar amenazas a la independencia. Una comunicación deficiente, en contraste, puede llevar a malentendidos, errores en la ejecución del encargo o incluso fallos en el cumplimiento normativo, llegando incluso a comprometer la reputación de la firma.

La NIGC 1 establece responsabilidades claras para los diferentes niveles de la firma en la gestión de la información y la comunicación. Con ello se busca asegurar que el SGC funcione de manera efectiva y que los encargos se realicen con los más altos estándares de calidad. Entre las principales responsabilidades se encuentran:

• Rol de la alta dirección: el presidente ejecutivo, el consejo de socios o el responsable del SGC deben definir políticas y procedimientos que garanticen la captura, procesamiento y comunicación de información relevante. Esto incluye establecer canales formales de comunicación, sistemas de gestión documental y mecanismos para monitorear el cumplimiento de las políticas de calidad.
• Responsabilidad del socio del encargo: su responsabilidad es transmitir al equipo la información necesaria para ejecutar el trabajo de manera efectiva. Por ejemplo, detalles sobre el cliente, los riesgos identificados, las expectativas de calidad y las instrucciones específicas para cumplir con los procedimientos establecidos.
• Compromiso del personal de auditoría: todos los miembros del equipo, desde auditores junior hasta revisores de calidad, deben comprometerse con la identificación, captura y transmisión de información confiable. Significa reportar hallazgos relevantes, documentar decisiones clave y participar activamente en la resolución de problemas que afecten la calidad del encargo.
• Cultura de responsabilidad compartida: la NIGC 1 subraya que la calidad es una responsabilidad colectiva. El auditor debe contribuir a una cultura organizacional donde la comunicación abierta y la transparencia sean valores fundamentales, fomentando la colaboración y el aprendizaje continuo.

Ahora bien, para garantizar una gestión efectiva de la información y la comunicación, la NIGC 1 exige que las firmas implementen políticas y procedimientos específicos que aseguren la calidad y la trazabilidad de los procesos. Estos incluyen:

• Canales de comunicación interna y externa: las firmas deben establecer canales formales, ya sean manuales o tecnológicos, para facilitar la comunicación fluida.
• Trazabilidad de la información: los registros digitales o físicos deben ser organizados, protegidos y accesibles, con sistemas que permitan rastrear cambios y decisiones.
• Difusión de información clave: las firmas deben contar con procedimientos para difundir información relevante sobre la aceptación, continuidad y ejecución de los encargos.
• Cumplimiento de exigencias legales y regulatorias: las firmas deben implementar procesos para garantizar que los reportes a entes reguladores, como autoridades fiscales o supervisores financieros, cumplan con los plazos y formatos establecidos.

El auditor, como gestor de información, desempeña un rol crucial en la identificación, captura y transmisión de datos relevantes, asegurando que los encargos se ejecuten con excelencia y transparencia. En un entorno donde la calidad y la confianza son esenciales, la gestión efectiva de la información y la comunicación permite al auditor anticipar riesgos, optimizar recursos y fortalecer la reputación de la firma. Con el apoyo de políticas y procedimientos bien definidos, el auditor se posiciona como un agente de cambio que impulsa una cultura de calidad y transparencia que genera valor para los clientes, los reguladores y la sociedad en su conjunto. La información y la comunicación hacen parte de las poderosas herramientas que contribuyen a este propósito.

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá DC, Colombia.