Las propiedades, planta y equipo son los activos tangibles que:
- Posee una entidad para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos; y
- Se esperan usar durante más de un periodo.
Un elemento de propiedades, planta y equipo se reconocerá como activo si, y sólo si:
- Sea probable que la entidad obtenga los beneficios económicos futuros derivados del mismo; y
- El costo del activo para la entidad pueda ser valorado con fiabilidad.
Medición al momento del reconocimiento:
Un elemento de propiedades, planta y equipo, que cumpla las condiciones para ser reconocido como un activo, se medirá por su costo. El costo de un elemento de propiedades, planta y equipo será el precio equivalente al efectivo en la fecha de reconocimiento. Si el pago se aplaza más allá de los términos normales de crédito, la diferencia entre el precio equivalente al efectivo y el total de los pagos se reconocerá como intereses a lo largo del periodo del crédito a menos que tales intereses se capitalicen de acuerdo con la NIC 23 para NIIF Plenas y con la Sección 25 en NIIF Pymes.
El costo de los elementos de propiedades, planta y equipo comprende:
- Su precio de adquisición, incluidos los aranceles de importación y los impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la adquisición, después de deducir cualquier descuento o rebaja del precio;
- Todos los costos directamente relacionados con la ubicación del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la gerencia;
- La estimación inicial de los costos de desmantelamiento o retiro del elemento, así como la rehabilitación del lugar sobre el que se asienta, cuando constituyan obligaciones en las que incurre la entidad como consecuencia de utilizar el elemento durante un determinado periodo, con propósitos distintos del de la producción de inventarios durante tal periodo.
Medición después del reconocimiento:
La entidad elegirá como política contable el modelo del costo o el modelo de revaluación, y aplicará esa política a todos los elementos que compongan una clase de propiedades, planta y equipo.
- Modelo de costo: Con posterioridad a su reconocimiento como activo, un elemento de propiedades, planta y equipo se contabilizará por su costo menos la depreciación acumulada y el importe acumulado de las pérdidas por deterioro del valor.
- Modelo de reevaluación: Con posterioridad a su reconocimiento como activo, un elemento de propiedades, planta y equipo cuyo valor razonable pueda medirse con fiabilidad, se contabilizará por su valor revaluado, que es su valor razonable, en el momento de la revaluación, menos la depreciación acumulada y el importe acumulado de las pérdidas por deterioro de valor que haya sufrido. Las revaluaciones se harán con suficiente regularidad, para asegurar que el importe en libros, en todo momento, no difiera significativamente del que podría determinarse utilizando el valor razonable al final del periodo sobre el que se informa.
El modelo de reevaluación solo aplica para NIIF Plenas, según NIC 16, sin embargo, las NIIF para Pymes en la Sección 17 no permitían usar el modelo de revaluación para medir las propiedades, planta y equipo tras el reconocimiento inicial, hasta el año 2015; a partir del año 2016 si será permitido.
Si se incrementa el importe en libros de un activo como consecuencia de una revaluación, este aumento se reconocerá directamente en otro resultado integral y se acumulará en el patrimonio, bajo el encabezamiento de superávit de revaluación. Sin embargo, el incremento se reconocerá en el resultado del periodo en la medida en que sea una reversión de un decremento por una revaluación del mismo activo reconocido anteriormente en el resultado del periodo. Cuando se reduzca el importe en libros de un activo como consecuencia de una revaluación, tal disminución se reconocerá en el resultado del periodo. Sin embargo, la disminución se reconocerá en otro resultado integral en la medida en que existiera saldo acreedor en el superávit de revaluación en relación con ese activo.
Depreciación:
La depreciación es la distribución sistemática del importe depreciable de un activo a lo largo de su vida útil; y el importe depreciable es el costo de un activo, o el importe que lo haya sustituido, menos su valor residual. Se depreciará de forma separada cada parte de un elemento de propiedades, planta y equipo que tenga un costo significativo con relación al costo total del elemento. El cargo por depreciación de cada periodo se reconocerá en el resultado del periodo, salvo que se haya incluido en el importe en libros de otro activo. El método de depreciación utilizado reflejará el patrón con arreglo al cual se espera que sean consumidos, por parte de la entidad, los beneficios económicos futuros del activo.
El valor residual de un activo es el importe estimado que la entidad podría obtener actualmente por la disposición del elemento, después de deducir los costos estimados por tal disposición, si el activo ya hubiera alcanzado la antigüedad y las demás condiciones esperadas al término de su vida útil.
Las NIIF Plenas requieren una revisión anual del valor residual, la vida útil y el método de depreciación de las propiedades, planta y equipo, mientras que las NIIF para las PYMES requieren una revisión sólo si hay algún indicio de que se ha producido un cambio significativo desde la última fecha anual sobre la que se haya informado.
Para determinar si un elemento de propiedades, planta y equipo ha visto deteriorado su valor, la entidad aplicará la NIC 36 Deterioro del Valor de los Activos para NIIF Plenas, y Sección 27 para NIIF para Pymes.
El importe en libros de un elemento de propiedades, planta y equipo se dará de baja en cuentas:
- Por su disposición; o
- Cuando no se espere obtener beneficios económicos futuros por su uso o disposición.
Programa de auditoría
A continuación detallamos el siguiente programa de auditoría para la cuenta de propiedades, planta y equipo:
1. Realizar pruebas de controles y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoria aplicables de acuerdo a las circunstancias.
2. Preparar un informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser punto para nuestra carta de recomendaciones.
3. Plantear realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.
4. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo contable de las propiedades, planta y equipo, y validar que esté acorde con las Normas de Contabilidad y de Información Financiera aceptadas en Colombia.
5. Determinar la eficiencia de la política para el manejo contable de las propiedades, planta y equipo.
6. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de las propiedades, planta y equipo. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados.
7. Verificar que los costos de las propiedades, planta y equipo solo incluyan los siguientes conceptos:
- Precio de compra (menos descuentos, reducciones y similares).
- Aranceles y otros impuestos no recuperables que recaigan sobre la adquisición, después de deducir cualquier descuento o rebaja del precio;
- Todos los costos directamente relacionados con la ubicación del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la gerencia;
- La estimación inicial de los costos de desmantelamiento o retiro del elemento, así como la rehabilitación del lugar sobre el que se asienta, cuando constituyan obligaciones en las que incurre la entidad como consecuencia de utilizar el elemento durante un determinado periodo, con propósitos distintos del de la producción de inventarios durante tal periodo.
8. Para las adiciones y retiros:
- Extraer directamente del módulo de Propiedades, Plantas y Equipos una lista de las adiciones y una lista de los retiros de este rubro realizados durante el período.
- Realizar la depuración de los reportes (de manera independiente) para eliminar la información que no es necesaria, por ejemplo las reclasificaciones.
- Verificar la integridad de las bases de datos en cuanto a número de registros y monto total.
- Seleccionar una muestra de las adiciones y retiros de propiedad planta y equipo, y realizar los siguientes procedimientos:
o Verificar contra documento soporte: nombre del proveedor, NIT del Proveedor, número del documento de compra (factura), fecha del documento de compra, valor de la factura de compra, y la respectiva aprobación de la compra.
o Constatar la evidencia de recibido por parte del encargado de la Compañía que garantice la recepción del activo a satisfacción.
o Inspeccione físicamente la adición, y verifique que los soportes de las propiedades, planta y equipo, se encuentren en orden y de acuerdo a los procedimientos establecidos por la empresa.
o Validar que la adición:
- Sea para uso de la Compañía en la producción o suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos;
- Se espera usar durante más de un periodo.
- Generará a la Compañía beneficios económicos futuros derivados del mismo; y
- Pueda ser valorada con fiabilidad.
o Verificar contra documento soporte la aprobación del retiro de la propiedad, planta y equipo.
o Constatar la evidencia de retiro de propiedad, planta y equipo contra el módulo de activos fijos.
o Si aplica, recalcule la utilidad y/o perdida en el retiro de la Propiedad, Planta y Equipo.
o Determine la necesidad de proponer reclasificaciones contables y/o ajustes.
9. Comprobar si las partidas de propiedades, planta y equipo están medidas por el modelo del costo o por el modelo revaluación, el que aplique.
10. Si la Compañía está capitalizando intereses por préstamos, validar que el tratamiento contable está acorde con lo establecido en la NIC 23 para NIIF Plenas y en la Sección 25 para NIIF Pymes.
11. Verificar que las construcciones en curso y maquinarias y equipos en montaje, efectivamente se encuentren en proceso y que no estén finalizadas y disponibles para ser reclasificadas al rubro de activo fijo correspondiente.
12. Revisar las cuentas de gastos de mantenimiento y de reparaciones, y validar que no existan partidas importantes que cumplan la definición de activo y deban ser capitalizadas.
13. Observar los conteos físicos de propiedades, planta y equipo mediante muestreos, y revisar la compilación de los resultados.
14. Comprobar que el estado de los activos fijos sea el óptimo y que las medidas de seguridad se apliquen correctamente.
15. Verificar que las propiedades, planta y equipo estén adecuadamente aseguradas.
16. Revisar las conciliaciones de propiedades, planta y equipo, y verificar:
- Su exactitud matemática.
- Sus montos con la fuentes correspondientes:
- Extraer la información del módulo de activos fijos a la fecha de cierre.
- Extraer la información del módulo de contabilidad a la fecha de cierre.
- Verificar la existencia y exactitud de las bases de datos Vs. datos incluidos en la conciliación preparada por la Compañía.
- La razonabilidad de las partidas conciliatorias.
- Las partidas de conciliación inusuales y evaluar si se han registrado apropiadamente.
- Para aquellas partidas que tengan antigüedad superior a tres (3) meses, obtenga la justificación por parte de la Compañía.
- Determine la necesidad de efectuar ajustes contables.
- La adecuada segregación de funciones de las personas que intervienen en el procedimiento: quien elabora, revisa y aprueba el procedimiento.
17. Determinar la propiedad o la existencia de alguna restricción sobre cualquiera de estos activos.
18. Efectuar cálculo global del gasto y costo depreciación y de la depreciación acumulada al cierre, teniendo en cuenta:
- Método de depreciación.
- Vida útil.
- Valor residual
- Formar una opinión sobre la razonabilidad del valor registrado en el módulo de activos fijos Vs. registros contables.
- Determinar la necesidad de proponer reclasificaciones contables y/o ajustes.
19. Para NIIF Plenas, solicitar a la Compañía la revisión anual del valor residual, la vida útil y el método de depreciación de las propiedades, planta y equipo, y analizar su razonabilidad.
20. Para NIIF Pymes, indagar si durante el período se presentó algún indicio de que se haya producido un cambio significativo desde la última fecha anual sobre la que se haya informado con respecto al valor residual, la vida útil y el método de depreciación de las propiedades, planta y equipo, en caso afirmativo, solicitar la respectiva revisión efectuada y analizar su razonabilidad.
21. Solicitar los test de deterioro realizados por la Compañía para determinar si un elemento de propiedades, planta y equipo ha visto deteriorado su valor, y validar que el mismo se adopte a lo establecido en la NIC 36 Deterioro del Valor de los Activos para NIIF Plenas, y Sección 27 para NIIF Pymes.
22. Si la Compañía debe incurrir en costos futuros para retirar el activo y restaurar el medio ambiente al fin de la vida útil del activo, que implique una obligación legal o implícita, verifique que la Compañía reconozca una provisión por costos de desmantelamiento y revise la razonabilidad del estimado, el cual debe tener en cuenta los flujos de efectivo descontados.
23. Determinar la correcta clasificación y presentación de las propiedades, planta y equipo en los estados financieros.
24. Validar que las revelaciones en las notas a los estados financieros, cumplan con lo establecido en esta materia en la NIC 16 para NIIF Plenas y en la Sección 17 para NIIF Pymes.
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