Política de Privacidad

GENERALIDADES

AUDITOOL SAS como responsable de los datos personales e información que le suministran sus destinatarios, clientes y/o proveedores registrados en su base de datos ha generado la presente Política de Privacidad que señala las premisas bajo las cuales se realiza la  recopilación, tratamiento y protección de los datos que son suministrados por nuestros destinatarios, clientes y/o proveedores (Destinatarios).

A través del diligenciamiento del formulario de datos, su suscripción a las redes sociales de AUDITOOL SAS y/o la autorización expresa o inequívoca de los Destinatarios, estos declaran que han sido debidamente informados y que aceptan de forma inequívoca las políticas y finalidades de tratamiento aquí descritas.

  1. ALCANCE

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de AUDITOOL SAS considerada como responsable del tratamiento de Datos Personales.

  1. NORMATIVIDAD

-       Ley estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”,  reglamentada por el Decreto 1377 de 2013

-       Ley 1266 de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”.

-       Demás normas concordantes.

  1. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS.

El responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales del Destinatario es AUDITOOL SAS, con número de identificación tributaria NIT. 900.622.534-5 domiciliada en la ciudad de Bogotá, Colombia en la dirección calle 150 A No 101-20 Int. 1-602 y con correo electrónico .

  1. DEFINICIONES
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo El tratamiento de Datos Personales.
  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Clientes: Persona natural o jurídica, pública o privada con los cuales AUDITOOL SAS tiene una relación comercial.
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, etc. 
  • Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
  • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice El tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
  • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el tratamiento de los datos.
  • Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
  • Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
  • Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de tratamiento.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  1. DE LOS PRINCIPIOS QUE REGULAN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para el tratamiento de los Datos Personales, AUDITOOL SAS aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

  • Legalidad: El tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios).
  • Finalidad: Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.
  • Libertad: La recolección de los Datos Personales solo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del Titular.
  • Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Transparencia: En el tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • Acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
  • Seguridad: Los Datos Personales sujetos a tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Confidencialidad: Todos los colaboradores de AUDITOOL SAS están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su desempeño en AUDITOOL SAS
  1. FINALIDAD DE  LA BASE DE DATOS.

Las bases de datos manejadas por AUDITOOL SAS , constituida por la información y los datos personales otorgados por el Destinatario, tiene como finalidad principal la comunicación con los Destinatarios para efectos de ser almacenadas, organizada y usada a fin de informar acerca de las celebración de eventos académicos relacionados con su actividad profesional, con el objetivo de buscar su participación activa en los mismos, así como también remitir periódicamente información y documentos de su interés también relacionados con su formación profesional y desempeño laboral.  Asimismo, tiene como finalidad el mercadeo, adelantar procesos de evaluación sobre la calidad de nuestros  servicios, proveer servicios, Información comercial, publicitaria o promocional sobre los  servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones  de carácter comercial o publicitario, transferencia y transmisión de sus datos personales a terceros, investigación de mercados, así como su análisis para establecer tendencias o perfiles de nuestros clientes.

Adicionalmente, nuestros clientes, usuarios y proveedores, en su calidad de titulares de los datos recolectados, al aceptar esta política de privacidad, nos autorizan para:

  • Usar los datos suministrados por ellos, en diferentes oportunidades (eventos), de manera electrónica, a través de Sitios Web, de aplicaciones para teléfonos inteligentes (Smartphone), entre otros,  a fin de remitir información comercial a los correos electrónicos registrados.
  • Compartir los datos personales con representantes comerciales, según sea requerido para el manejo comercial de nuestros servicios.
  • Consultar y actualizar los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información.
  • Contratar con terceros el almacenamiento y/o procesamiento de la información y datos personales para la correcta ejecución de los contratos celebrados con nosotros, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.

Respecto a los datos personales de nuestros empleados:

  • Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable;
  • Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros;
  • Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo;
  • Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización;
  • Planificar actividades empresariales
  1. DATOS QUE SE OBTENDRÁN DE LOS DESTINATARIOS.

AUDITOOL SAS podrá solicitar a sus Destinatarios o recolectar los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de la Base de Datos, los cuales son -entre otros- su nombre, dirección, ciudad de residencia, teléfono, celular, dirección electrónica, fecha de nacimiento, edad, genero, profesión, lugar de trabajo, cargo que ocupa, hábitos de apertura, lectura, reenvío y respuesta de los correos electrónicos enviados, así como la información que se recopila de su computador y de su navegador de internet, tales como dirección IP, los datos recogidos por medio de “cookies”, atributos de software y hardware, entre otros.

  1. AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Mediante el envío de sus datos personales una vez se ha tenido acceso a la presente Política de Privacidad, el Destinatario otorga a AUDITOOL SAS, su autorización expresa, informada e inequívoca para el almacenamiento y tratamiento de sus datos personales.

  1. DE LA INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA

Cuando se utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de AUDITOOL SAS, ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de AUDITOOL SAS tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.

  1. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ALOJADOS EN LA BASE DE DATOS DE AUDITOOL SAS

AUDITOOL SAS, recolectará, almacenará, usará, procesará y circulará los datos personales y otra información del Destinatario únicamente para las finalidades descritas y usos autorizados en esta Política de Privacidad y/o en las leyes vigentes. En consecuencia, el Destinatario autoriza expresamente a AUDITOOL SAS, entre otros tratamientos acordes con las finalidades de datos, para la recolección, almacenamiento, uso y circulación de sus datos personales para los siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias: (i) Establecer comunicación entre AUDITOOL SAS y los Destinatarios para cualquier propósito relacionado con ofertas publicitarias y mercadeo electrónico de cualquier producto o servicio de AUDITOOL SAS. (ii) Analizar, monitorear, estudiar y analizar la información de la Base de Datos para mantener, aumentar y mejorar los servicios ofrecidos por AUDITOOL SAS  (iii) Reportar a los clientes los hábitos de apertura, reenvío, supresión de sus piezas publicitarias. (iv) Suministrar a las autoridades competentes la información que sea requerida en cumplimiento de las leyes, regulaciones o procesos judiciales o administrativos, (v) Prevenir problemas técnicos y detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de AUDITOOL SAS o de otros (vi) Ceder, mover, trasladar o modificar la titularidad de la Base de Datos a otras sociedades o personas jurídicas en caso de reorganización empresarial (vii) Delegar a terceros, en calidad de Encargados, los tratamientos descritos, dentro de Colombia o fuera de ella (viii) Proteger los derechos de propiedad intelectual de AUDITOOL SAS, de los Destinatarios, y de los Clientes de AUDITOOL SAS. (ix) Responder a requerimientos de los Destinatarios, confirmar su asistencia a eventos, confirmación de información, presentación de propuestas, confirmación de datos y facturación de servicios.

  1. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA NUEVOS USOS.

En caso de una nueva finalidad diferente a la expresada en la presente Política de Privacidad y en los Términos y Condiciones, AUDITOOL SAS solicitará la autorización expresa del Destinatario.

  1. SUMINISTRO DE LOS DATOS PERSONALES DE LOS DESTINATARIOS A LOS CLIENTES DEAUDITOOL SAS. 

En caso de que alguno de nuestros Destinatarios responda a la publicidad mediante el registro de sus datos personales en el formulario dispuesto para ello, el Destinatario autoriza expresa e inequívocamente a AUDITOOL SAS para que se contacte al Destinatario interesado en la publicidad por medio de correo electrónico, postal o teléfono, así como para que dichos datos se incorporen y almacenen en la base de datos de AUDITOOL SAS, para los efectos señalados en el numeral 6 del presente documento.

  1. REMISIÓN A OTROS SITIOS WEB.

Cuando los sitios web de AUDITOOL SAS remitan a sitios web que no sean de dominio de AUDITOOL SAS, este no se hace responsable por la información o el tratamiento que estas páginas web realizan sobre los datos que allí son otorgados.

  1. INFORMACIÓN Y DATOS DE MENORES DE EDAD.

De manera general AUDITOOL SAS, no usa, ni almacena, o realiza tratamiento alguno sobre datos personales de menores de edad. Si, por algún fraude o error, se llega a tener almacenada información de un menor de edad, esta será suprimida de nuestras bases de datos de forma inmediata, una vez se conozca que el dato pertenece a un menor de edad.

No obstante, en el evento de que por conducto de sus representantes (padres, autorizados y/o quien tenga la patria potestad de los mismos) se cuente con información de niños, niñas y adolescentes, AUDITOOL SAS velará porque en el tratamiento de sus datos se protejan sus intereses superiores y derechos fundamentales.

  1. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

El Destinatario autoriza expresamente a AUDITOOL SAS para que éste lo almacene de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los datos del Destinatario.

  1. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN.

Las medidas de seguridad con las que cuenta AUDITOOL SAS buscan proteger los datos de los Destinatarios en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Para ello AUDITOOL SAS de forma diligente implementa medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance, dentro de las cuales se encuentran las obligaciones contractuales de privacidad y confidencialidad en cabeza de los empleados, contratistas y proveedores de AUDITOOL SAS. Con todo, el Destinatario reconoce que no existe un método que sea totalmente seguro, por lo cual no se puede garantizar la seguridad absoluta. En estos términos el Destinatario acepta esta forma de protección, declarando que la considera suficiente para todos los propósitos.

En este sentido, nos apoyamos en herramientas tecnológicas de seguridad e implementamos prácticas de seguridad reconocidas en la industria, que incluyen: transmisión y almacenamiento de información sensible a través de mecanismos seguros, tales como cifrado, uso de protocolos seguros; aseguramiento de componentes tecnológicos, restricción de acceso a la información sólo a personal autorizado, respaldo de información, prácticas de desarrollo seguro de software, entre otros.

  1. DERECHOS DE LOS DESTINATARIOS.

AUDITOOL SAS informa a sus Destinatarios que, conforme a la legislación vigente, estos tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento a través del área encargada de peticiones, consultas y reclamos,  encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos  revocar su autorización es el sistema de Quejas, Consultas y Reclamos de AUDITOOL SAS.

  1. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER SUS DERECHOS

En caso de que desee ejercer sus derechos, el Destinatario deberá enviar un correo electrónico o físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad. El procedimiento es el siguiente:

Peticiones y Consultas Sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en la base de datos, AUDITOOL SAS responderá la solicitud en plazo de máximo diez (10) días hábiles. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Destinatario, se le expresará los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Revocación de autorización, retiro o supresión de la Base de DatosAUDITOOL SAS garantiza al Destinatario la desafiliación de nuestra base de datos cuando así lo desee. La revocación de su autorización, solicitud de retiro o supresión de sus datos de la Base de Datos se podrá hacer de forma expedita e inmediata, mediante la opción de “des-suscripción” o “unsuscribe” que se incluye en todas las comunicaciones que envía AUDITOOL SAS.

Reclamos sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán hacerlo de forma expedita e inmediata, mediante la opción de “des-suscripción” o “unsuscribe” que se incluye en todas las comunicaciones que envía  AUDITOOL SAS.

En caso de que por alguna circunstancia esto no sea efectivo, o si el Destinatario lo prefiere, podrá presentar el correspondiente reclamo ante AUDITOOL SAS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a AUDITOOL SAS, con la identificación del Destinatario, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, AUDITOOL SAS podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso que AUDITOOL SAS no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Destinatario, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos. 2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Destinatario los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  1. CONTACTO.

Cualquier duda o información adicional será recibida y tramitada mediante su envío a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad.

  1. PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.

Los datos incorporados permanecerán vigentes y almacenados hasta por el término de diez (10) años contados a partir de la fecha del último tratamiento.

  1. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD.

AUDITOOL SAS se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos. Cualquier cambio que hagamos en nuestra política de privacidad, será publicado en nuestras páginas web. Para el caso de cambios sustanciales o que afecten de forma importante a nuestros Destinatarios, comunicaremos de dichos cambios mediante correo electrónico.

  1. UTILIZACIÓN FRAUDULENTA DE LA MARCAAUDITOOL SAS

AUDITOOL SAS  no será responsable por el tratamiento de datos que son captados por terceros que utilicen nuestra marca sin autorización. Para cualquier duda relacionada con la legitimidad o veracidad de alguna publicidad que se haga en nombre de AUDITOOL SAS,  el Destinatario podrá comunicarse a los datos de contacto indicados en la presente Política de Privacidad.

  1. RESPONSABILIDAD POR EL CONTENIDO DE LA PUBLICIDAD Y VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN INCLUIDA EN ELLAS:

El contenido y la información de los mensajes publicitarios que son enviados a través de nuestros correos electrónicos, son de la entera responsabilidad de AUDITOOL SAS.

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