Identificarse


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"Proceso que bajo la responsabilidad del representante legal o máximo directivo de la entidad contable pública, así como de los directivos de primer nivel responsable de las áreas contables, se adelanta en las entidades y organismos públicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, asequible que la información financiera, económica, social y ambiental, cumpla con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad ". (CGN)

El área contable, el lugar donde las entidades dependientes se encuentran en un segundo nivel, donde su protagonismo dentro de la organización se limitaba a registrar operaciones que en nada contribuye a la información confiable sobre las operaciones de la entidad y más se presenta como una función figurativa dentro de la estructura, pero sin la culpa básica en términos financieros, económicos y sociales; hay que recordar que no hace una década, muchas entidades públicas no llevaban contabilidad.

 

Sin embargo, la ley 87 de 1993,   en el inciso e) en el ámbito de sus objetivos establecidos: "Asegurar la oportunidad y la confiabilidad de la información de sus registros".   Instrucción que se caracterizó en la misma ley en el artículo 3, que establece: " Son Características del Control Interno las siguientes: a) El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información operacional de la relación entidad ".

  

A partir de este precepto la información contable comienza a observar como un instrumento necesario y vital como indicador para tomar decisiones gerenciales en aras de propiciar una labor de proyección organizacional y coherente con los objetivos y metas institucionales.

 
Según los informes de la Contraloría General de la República, la opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros de las entidades públicas consolidados y reflejados en el Balance General de la Nación, ha mejorado ostensiblemente al pasar de los dictámenes negativos de muchos años a los dictámenes con salvedades , considerando la gran proporción de entidades que presentan dictámenes limpios; indicador positivo ante la tarea  de concientización emprendida en torno a la cultura contable ya programas de saneamiento y depuración sobre la información, que tiene mayor certeza sobre las finanzas del estado.
 
1996 Negativo
1997 Negativo
1998 Negativo
1999 Negativo
2000 Negativo
2001 Negativo
2002 Negativo
2003 Razonable con salvedades
2004 Razonable con salvedades
2005 Razonable con salvedades
2006 Razonable con salvedades
2007 Razonable con salvedades
2008 Razonable con salvedades
2009 Razonable con salvedades

Cada seis (6) meses después de concluido el año fiscal, el Gobierno Nacional enviará al Congreso el Balance de la Hacienda auditado por la Contraloría General de la República, para su conocimiento y análisis”. (Art. 354 C.N.).

Producto de las evaluaciones al sistema de control interno contable, se pudo determinar cómo las entidades presentaron debilidades que una vez monitoreada y puesta a través de planes de mejoramiento han proporcionado mayor confiabilidad y razonabilidad sobre  las cifras en los estados financieros. 

Hallazgos: 

Por cuenta de registros.

  • Excesivas notas debito y crédito en el disponible sin conciliar y depurar (partidas de vieja data).
  • Inversiones temporales sin la debida actualización contable.
  • Deudores varios, sin una gestión de cobro suficiente y sin provisión de acuerdo con la edad.
  • Avances y anticipos antiguos sin legalizar.
  • Inventarios para la venta vencidos y sin provisión.
  • Bienes recibidos en dación en pago inservibles.
  • Muebles y equipo obsoletos sin procesos de baja.  
  • Registro de propiedades, planta y equipo sin documentos legalizados, (Títulos, escrituras etc.).
  • Depreciaciones globalizadas.
  • Propiedades sin valorización o sin avalúos técnicamente realizados.
  • Cuentas por pagar sin soportes.   
  • Carencia de conciliación y confirmación con áreas fuente y/o usuario, (cuentas por cobrar y por pagar).
  • Saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta.
  • Partidas antiguas sin depurar.
  • Diferencia de saldos entre el área fuente y contabilidad.
  • Registros sin soportes
  • Inoportunidad en el pago de aportes parafiscales.
  • Utilización de la contabilidad de caja y no de causación. 
  • Contabilización acelerada de venta a largo plazo, con impacto en la utilidad del ejercicio. 
  • Afectación del resultado del ejercicio sin contabilizar apropiadamente los diferidos.
  • Sin catalogo de cuentas unificado.
  • Notas a los estados financieros incompletas.  

Por cuenta del control interno:

  • Falta de rigor en el calendario de entrega de información a contabilidad para su consolidación.
  • Exagerados procesos manuales de captura de información contable, aumentando la posibilidad de error.
  • Profesionales de contaduría dedicados a la captura de información, desplazando la labor de análisis de cifras.
  • Limitada cultura contable en las áreas fuentes de información.
  • Limitada capacitación y socialización.
  • Talento Humano limitado, sin perfil e inestable.
  • Equipos desactualizados y limitados.
  • Archivos desorganizados.
  • Manuales desactualizados y poco socializados.
  • Débil programación en el reporte de informes oficiales.
  • Mapas de riesgo sin concebir.
  • Limitada comunicación entre contabilidad y áreas usuarias internas y externas.
  • Normatividad dispersa y poco socializada.

A manera de guía, anexo encuesta para evaluar el sistema de control interno contable, propuesta por la Contaduría General de la Nación para las entidades del estado.

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
1 CONTROL INTERNO CONTABLE  
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO
1.1.1 IDENTIFICACIÓN 
1 Se tienen debidamente identificados los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas de la entidad y a los usuarios externos?
2 Se tienen debidamente identificados los productos de los demás procesos que se constituyen en insumos del proceso contable?
3 Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de información del proceso contable?
4 Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte?
5 Se cumple la política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte?
6 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable medición monetaria?
7 Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran soportadas con el documento idóneo correspondiente?
8 Son adecuadas y completas las descripciones que se hacen de las transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o soporte?
9 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente las normas que rigen la administración pública?
10 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente el Régimen de Contabilidad Pública aplicable para la entidad?
11 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación están soportados en documentos idóneos y de conformidad con la naturaleza de los mismos?
12 Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales contienen la información necesaria para realizar su adecuada identificación?
13 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación fueron interpretados de conformidad con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública?
1.1.2 CLASIFICACIÓN
14 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales llevados a cabo en los procesos proveedores de la entidad han sido incluidos en el proceso contable?
15 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable clasificación en el Catálogo General de Cuentas?
16 Son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas por la entidad contable pública?
17 La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones corresponde a una correcta interpretación tanto del marco conceptual como del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública?
18 El Catálogo General de Cuentas utilizado para la clasificación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, corresponde a la última versión publicada en la página web de la Contaduría General de la Nación?
19 Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas ?
20 Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo?
21 Se ejecutan periodicamente conciliaciones de saldos recíprocos con otras entidades públicas?
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES
22 Se realizan periodicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o procesos de la entidad?
23 Se realizan periodicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones y se confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes?
24 Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los hechos, transacciones u operaciones registradas?
25 Se hacen verificaciones periodicas para comprobar que los registros contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores correctos?
26 Se efectúan los registros contables en forma cronológica y guardando el consecutivo de los hechos, transacciones u operaciones realizadas, cuando a este último haya lugar?
27 Se generan listados de consecutivos de documentos para hacer verificaciones de completitud de registros?
28 Se conoce y aplica los tratamientos contables diferenciales existentes entre entidades de gobierno general y empresas públicas?
29 El proceso contable opera en un ambiente de sistema de integrado de información y este funciona adecuadamente?
30 Son adecuadamente calculados los valores correspondientes  a los procesos de depreciación, provisión, amortización, valorización, y agotamiento, según aplique?
31 Los registros contables que se realizan tienen los respectivos documentos soportes idoneos?
32 Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad?
33 Los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados en comprobantes de contabilidad?
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN
1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES
34 Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública?
35 Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden con los saldos de los libros de contabilidad?
36 Se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información?
37 Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, a los organismos de inspección, vigilancia y control, y a los demás usuarios de la información?
38 Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública?
39 El contenido de las notas a los estados contables revela en forma suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde?
40 Se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los saldos revelados en los estados contables?
1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
41 Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, y a los organismos de inspección, vigilancia y control?
42 Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad el balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental?
43 Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad?
44 La información contable se acompaña de los respectivos análisis e interpretaciones que facilitan su adecuada comprensión por parte de los usuarios?
45 La información contable es utilizada para cumplir propósitos de gestión?
46 Se asegura la entidad de presentar cifras homogeneas a los distintos usuarios de la información?
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS
47 Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos de índole contable de la entidad en forma permanente?
48 Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de índole contable?
49 Se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las  actividades del proceso contable?
50 Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecución de las diferentes actividades del proceso contable?
51 Las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se aplican internamente se encuentran debidamente documentadas?
52 Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables se encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación efectiva del proceso contable?
53 Se evidencia por medio de flujogramas, u otra técnica o mecanismo, la forma como circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad?
54 Se ha implementado y ejecuta una política de depuración contable permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información?
55 Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizados en la contabilidad, bien sea por el área contable o en bases de datos administradas por otras dependencias?
56 Los costos históricos registrados en la contabilidad son actualizados permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública?
57 Se cuenta con un área contable debidamente estructurada de conformidad con la complejidad, desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la entidad?
58 Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los requerimientos técnicos señalados por la entidad de acuerdo con la responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesión contable en el sector público?
59 Se ha implementado una política o mecanismo de actualización permanente para los funcionarios involucrados en el proceso contable y se lleva a cabo en forma satisfactoria?
60 Se producen en la entidad informes de empalme cuando se presentan cambios de representante legal, o cambios de contador?
61 Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información producida  en todas las áreas o dependencias que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales?
62 Los soportes documentales de los registros contables se encuentran debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas que regulan la materia?
         

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
NÚMERO EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE PUNTAJE OBTENIDO INTERPRETACIÓN
1 CONTROL INTERNO CONTABLE
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO
1.1.1     IDENTIFICACIÓN
1.1.2     CLASIFICACIÓN
1.1.3     REGISTRO Y AJUSTES
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN
1.2.1     ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES
1.2.2     ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL
1.3.1     ACCIONES IMPLEMENTADAS
RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS
RANGO CRITERIO
1.0 - 2.0 INADECUADO
2.0 - 3.0 (no incluye 2.0) DEFICIENTE
3.0 - 4.0 (no incluye 3.0) SATISFACTORIO
4.0 - 5.0 (no incluye 4.0) ADECUADO

Fuente: CNG

Hasta pronto,  

 

 Marco Hernando Bonilla Martínez

Consultor y Asesor en los procesos de Auditoría con enfoque integral, Auditoría Interna de Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000: 2009, con más de 20 años de experiencia. Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados al mejoramiento de las organizaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá DC, Colombia  

 


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