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(Lic. Ederlys Hernández Meléndez) Definición: “Auditoría interna es una actividad que tiene por objetivo fundamental examinar y evaluar la adecuada y eficaz aplicación de los sistemas de control interno, velando por la preservación de la integridad del patrimonio de una entidad y la eficiencia de su gestión económica, proponiendo a la dirección las acciones correctivas pertinentes.

El objetivo de la auditoría interna es asistir a los miembros de la organización, descargándoles de sus responsabilidades de forma efectiva. Con este fin les proporciona análisis, valoraciones, recomendaciones, consejos e información concerniente a las actividades revisadas. Incluye la promoción del control efectivo a un costo razonable”.

Sin duda, un componente importante dentro del sistema de control interno es el que desempeña la auditoría interna, el cual, no obstante depender administrativa y nominativamente de la organización, deben funcionar con sentido de independencia, a fin de contribuir al fortalecimiento de los controles y sus resultados.  

Tal como lo establece la Ley 87 de 1993. “la oficina de control interno o la auditoria interna es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.

Como mecanismo de verificación y evaluación del Control Interno se utilizarán las normas de auditoría generalmente aceptada, la selección de indicadores de desempeño, los informes de gestión y de cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnología, eficacia y seguridad”.

   

 

Sin embargo, la función de las auditorias internas, o las “mal llamadas” oficinas de control interno, (“mal llamadas”, en razón a que las administraciones como sus integrantes tienden a endilgar y confundir la responsabilidad del control en cabeza de éstas oficinas) se ven seriamente comprometidas con sus funciones y alcances, por cuanto las diferentes autoridades a través de normativas y disposiciones permanentes, trasladan funciones propias de éstas entidades a las oficinas de control interno, generando cargas de tareas y responsabilidades adicionales que ante el frágil esquema organizacional, implica incumplimiento de lo preceptuado en la norma y lo que es mas delicado desvía su atención de los tópicos  mas importante como son la revisión del sistema de control interno de manera unificada.

Es frecuente observar oficinas de Control Interno incorporadas en las estructuras orgánicas de las entidades a un alto nivel jerárquico, pero desempeñando tan solo un rol figurativo (a través de un funcionario), solo por cumplir con lo preservado en la Ley, y no como una Unidad equipada y fortalecida que ejerza su función asesora, señalada en la misma.

El decreto 1537 de 2001 del Departamento Administrativo de la Función Pública, en su articulo 3º, establece: “En desarrollo de las funciones señaladas en el artículo 9 de la Ley 87 de 1993, el rol que deben desempeñar las oficinas de control interno, o quien haga Sus veces, dentro de los organizaciones públicas, se enmarcan en cinco tópicos, a saber:

 
 

ü  Valoración de riesgos.

  ü  Acompañar y asesorar.

ü  Realizar evaluación y seguimiento.

ü  Fomentar la cultura de control.

ü  Y relación con entes externos.”


Lo anterior, implementa y clarifica el papel que las auditorias internas, por lo que la función principal va en el sentido de ejercer una actividad asesora como ojo visor de la organización, los procesos, los controles, y a diferencia de las demás clases de auditorias, a la permanente capacitación y socialización sobre el fomento de la cultura del autocontrol.    

Algo importante de resaltar de la Ley y como esencia misma de su formulación es “En ningún caso, podrá el Asesor, Coordinador, Auditor Interno o quien haga sus veces participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones o refrendaciones.”, lo anterior elimina totalmente el actuar de coadministración y  corresponsabilidad que realizaban las auditorias en el pasado, por lo que ahora se asume la función con alto grado de independencia y responsabilidad en la formulación de recomendaciones propias de éstas oficinas, dirigidas al mejoramiento y cumplimiento de los objetivos de la organización.

Adicionalmente, la ley marco del control interno establece en el articulo 14º: “Los informes de los funcionarios del Control Interno tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales cuando las autoridades pertinentes así lo soliciten”, razón por la cual los perfiles de los funcionarios que hacen parte de ésta Unidad de la organización  requieren de la máxima preparación, conocimiento y objetividad sobre los hallazgos, los cuales deben ser comunicados a través de informes precisos, objetivos y soportados que respalden las afirmaciones producto de las evidencias obtenidas de manera responsable.    

Formulemos  algunas preguntas para evaluar la calidad de las oficinas de control interno:

a)     La oficina de control interno se encuentra ubicado en el organigrama de la entidad en el nivel jerárquico que le corresponde?

b)    La oficina de control interno cuenta con recurso humano suficiente y adecuado de acuerdo con los objetivos de la organización?.

c)     Se da la inducción necesaria a los nuevos integrantes de la oficina de control interno?.

d)    Existe manual de procesos y procedimientos de la oficina de control interno?.

e)     Anualmente se proyecta, socializa y aprueba el plan general de auditoria?.

f)     La estructura organizacional de la oficina de control interno es adecuada par cumplir las funciones atribuidas por Ley?.

g)    Existe un normograma socializado y actualizado sobre las disposiciones inherentes a la oficina de control interno y sistema de control interno?.

h)     Esta posicionada la oficina de control interno como organismo asesor de la alta dirección?.

i)      Los informes como resultado de la labor de auditoria son considerados valiosos y sus recomendaciones acatadas por parte de las diferentes áreas de la organización?.

j)      Cuenta la oficina de control interno con los recursos logísticos e informáticos como soporte de su actuar?.

k)     Esta plenamente organizado el archivo documental de la oficina de control interno?.

l)      Se ha diseñado el mapa de riesgos de los diferentes procesos que efectúa la oficina de control interno?.

m)   Se realiza permanente capacitación, socialización y actualización de las normas que se generan sobre control interno y de índole administrativo?.

n)     La organización participa de sus programas de capacitación a los funcionarios de la Auditoría Interna?

o)    Existe una conveniente y clara comunicación entre la Dirección, las áreas y la oficina de control interno?

p)    Se realiza evaluación permanente sobre las metas e indicadores del plan general de auditoría?.

         q)    Son adecuados y conservados los papeles de trabajo como soporte de los trabajos   realizados.

         r)      Se realizan seguimientos permanentes a las recomendaciones de la auditoría. 

s)     Los organismos de control realizan mesas de trabajo con la oficina de control interno para socializar sus hallazgos, como los propios?.

 

Los demás que a criterio del evaluador considere pertinentes.

Cita: “No hay países subdesarrollados si no mal administrados”. (Peter Druker).

 

Hasta pronto.

 

Marco Hernando Bonilla Martínez  

Economista - Especializado en Control Interno y Auditoria. Ver biografia    

 


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