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Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool 

En la actualidad, con una pandemia en curso, las compañías han visto la necesidad de limitar costos y gastos en busca de economía. De hecho, muchas organizaciones se han visto obligadas a retrasar las inversiones de capital, reducir los niveles de inventario, eliminar y despedir trabajadores y llevar a cabo otras actividades de reducción de costos en los últimos meses. En este panorama, la auditoría puede prestar su concurso en la forma en que las empresas llevan a cabo tales medidas. Este tema es tratado por Jean-Marie Bequevort, quien es líder de práctica experta en auditoría interna en TriFinance, una empresa de consultoría con oficinas en Bélgica, Luxemburgo, Países Bajos y Alemania[1]. En el presente documento se exponen sus ideas.

Una preocupación de los gerentes y los comités de auditoría tiene que ver con las garantías sobre las prácticas de gestión de costos. Para los auditores, el alcance del trabajo sobre el tema es amplio e incluye la evaluación comparativa de la estructura de costos entre entidades, la revisión de la existencia de políticas adecuadas, la identificación de ganancias rápidas para la reducción de costos, la revisión de los procedimientos de licitación, selección de proveedores a un nivel más táctico, el análisis y la recuperación de los pagos atrasados.

Con algunas excepciones, por ejemplo, las empresas que aplican una estricta disciplina de presupuestación de base cero, la mayoría de las iniciativas de gestión de costos se llevan a cabo como acciones únicas sin un mecanismo estructural para evitar que los gastos vuelvan a crecer una vez que los efectos de la pandemia disminuyen. En esencia, la gestión de costos sigue siendo táctica y no un componente central del modelo operativo de la mayoría de las empresas. Si bien la pandemia ha sido un catalizador de iniciativas serias de control de costos, la administración con frecuencia carece de una visión clara de cómo y dónde se gasta el dinero.

Ahora bien, aunque buscar ahorros de costos no es el papel principal de la auditoría, los auditores están bien posicionados para evaluar la gobernanza, los controles en vigor para monitorear y mantener los gastos bajo control. Específicamente, los auditores deben verificar que la gestión de costos está respaldada por tres factores fundamentales: transparencia de gasto, colaboración en adquisiciones y monitoreo.

Transparencia de gastos

En primer lugar, los auditores deben verificar que los gerentes de línea obtengan los datos correctos para administrar los costos. A menudo, las empresas se basan en informes de centros de costo que comparan los costes reales con los presupuestados. Sin embargo, la gestión eficaz de los costos requiere un análisis más detallado, como el gasto por proveedor, el número total de proveedores de bienes y servicios similares y el análisis de tendencias. El simple seguimiento de las categorías de pérdidas, ganancias y las desviaciones presupuestarias no es eficaz para gestionar los costos en el nivel de detalle adecuado. El entorno de control debe permitir un examen profundo de la estructura de costos, sus controladores y el uso de la base de proveedores.

Como primer paso, los auditores deben verificar que los costos se registran de manera consistente y en la categoría correcta. Luego deben buscar que los gerentes de primera línea reciban datos y análisis que les permiten responder preguntas tales como:

  • ¿Cuál es el gasto total para cada proveedor, por región, artículo y unidad de negocio?
  • ¿Hay artículos idénticos adquiridos de diferentes proveedores y a diferentes precios?
  • ¿Se capturan todos los descuentos disponibles de los proveedores?
  • ¿Se cumplen los términos del contrato?

La capacidad de responder a estas preguntas es fundamental para los gerentes que tienen como objetivo identificar fugas de gastos, gastos no controlados, discrepancias de precios y patrones de compra en toda la organización.

Colaboración en adquisiciones

En segundo lugar, los auditores deben ir más allá de la mera adhesión a las prácticas de compra y evaluar la influencia y el rendimiento del equipo de adquisiciones. La licitación adecuada y los contratos efectivos no garantizan que la contratación contribuya plenamente a la optimización de los costos. Las organizaciones, con la ayuda de la auditoría, deben examinar el panorama más amplio y evaluar el impacto y la participación de las adquisiciones en la gestión activa de los costos.

La mayoría de las organizaciones de compras tienen procesos y controles relacionados con la negociación de precios y la selección de proveedores; el objetivo es la reducción de precios para lo que la empresa está comprando actualmente. Sin embargo, la gestión eficaz de los costos implica una estrategia a largo plazo de optimización de los requisitos, los precios y el control operativo. La auditoría debe evaluar el papel de la contratación en la conformación e influencia de los requisitos iniciales. Los auditores deben evaluar si la contratación está trabajando con:

  • Gerentes de centros de costo para poner el foco en el gasto innecesario y desafiarlos.
  • Ingenieros de proyectos durante la fase de alcance, para garantizar que las inversiones de capital no sean excesivas y que los presupuestos se calculen adecuadamente.
  • Planificadores de la cadena de suministro para alinear y optimizar las decisiones de compra con los requisitos de producción
  • abogados, para asegurarse de que los términos comerciales están optimizados e incluyen cláusulas de penalización/recompensa que se vinculan directamente con el desempeño de los proveedores.
  • Los gerentes financieros para definir el presupuesto operativo y de capital considerando oportunidades de reducción de gastos.

Estas capacidades de adquisición crean un valor tangible para la gestión de costos, ya que empujan a las empresas a comprar lo que realmente se requiere para la organización.

Monitoreo

En tercer lugar, los auditores deben asegurarse de que existe un sistema de seguimiento para medir la eficacia de los programas de gestión de costos y adquisiciones. La clave es evitar que los gerentes vuelvan a los viejos patrones de gasto. También deben establecerse métodos de normas para calcular y medir el ahorro de costos. Las recientes contrataciones de auditoría revelan una amplia gama de definiciones contradictorias dentro y entre empresas. Además, la auditoría debe evaluar el proceso para asignar la propiedad, establecer plazos, definir objetivos y dar seguimiento a los factores de coste y el resultado de las iniciativas de mejora.

La ausencia de datos de gastos, una débil inclusión de la función de adquisiciones y la falta de enfoque en los factores de coste son barreras para una gestión eficaz de los costos. Al valorar el estado de estos componentes, la auditoría puede proporcionar una valiosa garantía sobre la gestión de costos y fortalecer el rendimiento de una empresa.

 

[1] Tomado de: https://internalaudit360.com/how-internal-audit-can-strengthen-cost-management/

 

CP Iván Rodríguez -  

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá DC, Colombia


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