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Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool 

Tips para elaborar mejores informes de auditoría

Un informe de auditoría es un documento que permite comunicar los objetivos, el alcance y los resultados de un encargo o trabajo. Su propósito fundamental es persuadir a los responsables de tomar las medidas correctivas allí planteadas.

En ese sentido, es necesario que, más, que un documento largo y aburrido, el auditor elabore un documento más corto, utilizable y convincente que sirva para atender las necesidades de las partes interesadas. La idea es garantizar que el lector pueda encontrar la información de forma rápida y clara.

Un buen informe de auditoría debe tener impacto, y para ello, el estilo de escritura puede contribuir a garantizar que la acción correctiva sea completa y oportuna. El contenido del informe permite ilustrar a los lectores, pero también debe ser motivante.

Algunos tips para lograr este cometido son los siguientes:

Incluir aspectos positivos:

Los auditores generalmente reportan las excepciones a la existencia y eficacia de los controles internos. Sin embargo, podría incluirse contenido que relacione aquellos controles que estén funcionando apropiadamente. Esto, equilibra el informe, y da a los lectores un panorama más completo en relación con el alcance del trabajo y sus resultados.

Redacción sencilla

Los mejores informes de auditoría expresan grandes ideas con un lenguaje claro, directo y familiar, más que con términos complejos y redacción confusa. Esto permite que el informe sea más persuasivo. No se trata de sacrificar calidad, se busca una comunicación clara y eficaz. El lenguaje sencillo vende mejor las ideas. Incluso si las partes interesadas son capaces de leer y entender documentos complejos.

Informes cortos

Normalmente los terceros interesados y los lectores prefieren los informes cortos, (excepto los auditores). A veces se piensa que mientras más largo sea el informe más se va a tener en cuenta el trabajo. Para efectos de presentación, es conveniente resumir observaciones menores o de baja prioridad, para darles más relieve. Si una frase o idea no contribuye al tema de manera directa, es posible que deba eliminarse.

Dada la dinámica del trabajo, pueden hacerse auditorías con un menor alcance y con informes más compactos. Esto también permite a los auditores centrarse en las áreas más relevantes.

Hay que destacar las mejores ideas

El informe puede ser leído por personas bastante ocupadas, que requieren facilidad para entender y actuar sobre los resultados del trabajo del auditor. No basta con que el informe sea corto y sencillo. Debe estar organizado y estructurado para que las ideas más importantes se destaquen. Recursos tales como encabezados, subtítulos y textos resaltados pueden llamar la atención sobre la información más importante del informe. Así mismo, no hay que dudar en usar ejemplos, tablas, colores, gráficos o imágenes para aclarar y agregar énfasis a los temas importantes. Una buena idea es el uso de un resumen ejecutivo y tabla de contenido, para ayudar al lector a encontrar fácilmente información en un reporte que así lo requiera.

Agilidad en la emisión del informe

Hay que emitir el informe de auditoría rápidamente. Nadie quiere esperar meses para obtenerlo. Tener un alcance pequeño y específico ayuda a emitir informes más rápidos. Además, no hay que esperar al informe de auditoría, si ha encontrado un problema que requiere solución inmediata. Siempre se pueden comunicar los problemas críticos a los propietarios de procesos, para que puedan tomar las medidas adecuadas o proporcionarle los comentarios adecuados.

Cuidar las formas básicas

Hay que evitar errores ortográficos y gramaticales. De ser así, los lectores pueden tener la impresión de que el auditor es descuidado y no se fija en los detalles de su trabajo. Incluso un solo error puede afectar negativamente su credibilidad. Si un informe contiene errores, aunque los argumentos estén bien sustentados, pueden no ser tenidos en cuenta.

No olvidar las 5 C

Un buen informe considera en sus observaciones y recomendaciones, las 5 C.

  • Criterios (lo que debería ser).
  • Condición (el estado actual).
  • Causa (la razón de la diferencia).
  • Consecuencia (efecto).
  • Corrección Planes de acción correctiva/recomendaciones.

No tener alguna de ellas en cuenta, hace que el informe presente deficiencias que deben revisarse y corregirse.

Si bien estos tips no son los únicos, si contribuyen grandemente a mantener la calidad de los informes y lograr los propósitos perseguidos.

 

CP Iván Rodríguez

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá DC, Colombia


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