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Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool 

Desde hace algún tiempo, se está hablando de la transformación de las firmas de auditoría. Lo que era un cambio radical hace cinco o diez años, tal como la nube, es ahora una realidad para casi todas las empresas. No obstante, la idea de la innovación sigue vigente. La tecnología es un aliado vital para lograr una valiosa transformación, que a su vez añada tiempo valioso para ejecutar el trabajo.

La necesidad de invertir en tecnología, mejorar los procesos actuales, aplicar nuevos modelos de trabajo y migrar clientes a un nuevo modelo, surge de aquellas actividades ineficientes que cuestan dinero y oportunidades.

Normalmente, las firmas facturan por hora, y en ese esquema a veces no es fácil ver las ineficiencias. Algunas de las preguntas que surgen en muchas firmas son, ¿Cuántos clientes más vinieron a la firma y a su personal en busca de servicios de asesoramiento? y ¿Qué otros servicios profesionales se pueden prestar?. Si una firma no estaba posicionada para ofrecer estos servicios o no tiene la capacidad de ofrecerlos, eso ya es un problema.

Es difícil centrarse en el asesoramiento cuando el personal está ocupado haciendo tareas repetitivas o está digitando y procesando datos de manera permanente.

Al interior de una firma, la gente está ocupada, pero no es fácil decir si son eficientes o incluso eficaces. Para ello, es conveniente, revisar datos obtenidos de encuestas de equipo, entrevistas con personal clave y seguimiento a las horas de ejecución. Una vez obtenidos los datos, se pueden agrupar en diferentes categorías:

  • Precios: Tarifas de facturación, mala gestión del alcance y asignación de horas.
  • Personas: Relación personal/gerente, comunicación, responsabilidades profesionales y especialización.
  • Proceso: Documentación, duplicación y estandarización.
  • Tecnología: Sustitución de tareas anticuadas por expertos en tecnología automatizada y tecnología interna.

El análisis de las anteriores categorías puede enfocarse de la siguiente manera:

Precios

Uno de los muchos desafíos con la facturación por hora, es que las tarifas por hora tienden a permanecer estancadas año tras año. A medida que aumenta el tamaño y/o la complejidad del cliente con demasiada frecuencia la tasa de facturación sigue siendo la misma. Esto, a su vez reduce la captura de valor. Este desafío a menudo se empeora con el rastreo del alcance; un área donde los equipos necesitan entrenamiento. Tienen que ser conscientes de lo que se incluye en un compromiso y lo que no, y tener la capacidad de comunicarse con el cliente y decir: Podemos ayudarte con esto, pero está fuera del alcance de nuestro compromiso y hay que cobrar por ello.

Una interesante idea es revisar los servicios que se están prestando a la base de clientes actual (o que están demandando) y ofrecer paquetes que se alinean con esos servicios. Hay que asegurarse de que todo el mundo conozca mejor los parámetros de lo que está incluido, hay que animar y capacitar al equipo a comunicarse mejor con los clientes.

Es importante revisar cómo se asignan las horas en la firma. Una experiencia común es que los recursos de mayor valor, tales como socios y gerentes están haciendo un trabajo de menor valor. Esto, aumenta el costo de las contrataciones y erosiona la rentabilidad. Para ello, es conveniente capacitar al personal sobre cómo prestar servicios de asesoramiento. Hay que eliminar parte de la carga de trabajo con tecnología automatizada.

Personas

Se debe  evaluar la relación entre el personal y el gerente en la firma. Puede haber muchos empleados por gerente. Acá hay que buscar un parámetro que sirva de referencia. Es posible que sea necesario incrementar la capacidad del personal, asignando horas de socios y gerentes. Se puede hacer con tecnología.

También se puede considerar, dividir los gerentes para que puedan especializarse en un área determinada. La especialización aumenta el valor, ahorra tiempo, permite nuevos servicios que se pueden desarrollar y vender, y permite a las personas prosperar de acuerdo con su conjunto de habilidades y personalidad. Los procesos de reestructuración suelen ser la primera etapa en la especialización del equipo.

Proceso

El objetivo aquí es crear procesos estándar que cada equipo, oficina y departamento seguirán. Sin estandarización, sus clientes no pueden esperar resultados consistentes. Una vez que tenga sus procesos documentados y estandarizados, hay que comunicarlos al interior de la firma y en lo pertinente a los clientes. De este modo, se puede ayudar a guiar a los clientes hacia las prácticas recomendadas, en lugar de permitirles decidir cómo se produce el flujo de trabajo, por ejemplo, trabajar sin papel, solo medio electrónico.

En los resultados de encuestas de personal y entrevistas a las partes interesadas, es posible identificar fallas en los procesos y pasos redundantes o duplicados, que pueden eliminarse para hacer más eficiente el trabajo.

Tecnología

Por último, pero ciertamente no menos importante, si hay una opción tecnológica disponible que automatiza un proceso anticuado o repetitivo, hay que adaptarlo lo antes posible. Esto liberará tiempo al interior de la firma.

Es aconsejable contar con personas que sean especialistas en tecnología. No solamente auditores certificados en  tecnología, sino más bien profesionales y técnicos que entiendan cómo la tecnología afecta el flujo de trabajo en la auditoría. Estas personas son necesarias para las iniciativas tecnológicas de la firma.

La tecnología por sí sola no puede corregir los procesos con fallas, pero cuando se mejora la tecnología, más los procesos estándar, el resultado es visible. A medida que la firma integra la tecnología, el modelo de precios debe responder a ello.

La tecnología de automatización permite a las empresas escalar verticalmente sin agregar más personal u horas. Para que una firma sostenga un crecimiento trimestral necesita contratar personal adicional del personal. Sin embargo, una empresa con una asistencia tecnológica sustancial puede ganar muchas horas al año para reinvertir en formación, tecnología, asesoramiento y crecimiento.

Ahora bien, no se trata de llenar horas con trabajo adicional, sino de hacer la labor más eficiente y en los tiempos necesarios. Hay que pensar también en las horas no laborales y en mejorar el clima de trabajo. Se puede hacer un muy buen trabajo sin necesidad de sacrificar horas de descanso y de familia. Eso también es un beneficio adicional.

 

CP Iván Rodríguez -  

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá DC, Colombia


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