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ISSN IMPRESO: 2665-1696 - ISSN ONLINE: 2665-3508

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CP Felipe Alberto Pérez Hernández. Colaborador de Auditool

CONSEJOS PARA ACERTAR EN LA DOCUMENTACIÓN DE LA AUDITORÍA1

A muchos auditores, con solo mencionarles la revisión de los papeles de trabajo es suficiente para  ponerle los pelos de punta. No importa qué tan cuidadosamente hayan realizado  un procedimiento de auditoría, saben que si su documentación no refleja el trabajo efectuado, seguramente van a recibir observaciones en la revisión de su supervisor.

Esta es una lección vital, una regla de oro que se les inculca a los auditores desde el comienzo de sus carreras: la documentación insuficiente representa una falla en el cumplimiento con las normas de auditoría. Esa lección nunca había tenido tanta importancia como ahora.

El Programa de Revisión de Pares del Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA por sus siglas en inglés) establecido en 2014, ha desarrollado las denominadas “supervisiones ampliadas”. A través de estas supervisiones, contadores públicos expertos en el tema revisan una muestra de trabajos de auditoría después de haber pasado por la revisión de sus pares. Posteriormente, el AICPA le hizo seguimiento a los encargos de auditoría que no cumplían con la aplicación de los estándares en todos los aspectos materiales (comúnmente conocidos como encargos “materialmente no conformes”).

Los expertos han encontrado altos niveles de no conformidad, y la causa más común ha sido el no cumplimiento con la Sección AUC-230, Documentación de la Auditoría. En efecto, uno de cada cuatro encargos sujetos a estas supervisiones ampliadas del Programa de Revisión de Pares resultaron materialmente no conformes debido a la falta de una  documentación adecuada.

LO QUE HEMOS APRENDIDO

Recopilando información de firmas sujetas a supervisiones ampliadas, hemos aprendido que los  tres conceptos erróneos que se explican enseguida, están conduciendo a la no conformidad:

Error No. 1 Los auditores pueden cumplir con sus objetivos generales de auditoría sin documentar su trabajo

A través de las supervisiones ampliadas, numerosas firmas han expresado  su creencia de que la evidencia suficiente puede ser obtenida sin cumplir con los requerimientos de la Sección 230.

Por ejemplo, en uno de los encargos de una Auditoría Única (Single-audit)2 sujetos a supervisión ampliada, el equipo de auditoría no tenía la documentación relacionada con sus pruebas de control sobre cumplimiento. Cuando el experto concluye que el trabajo es materialmente no conforme, pero  el socio del equipo está en desacuerdo y le explica al experto que las pruebas se han realizado encuentrando que son suficientes para sustentar la opinión de auditoría.

Esta no es una lectura apropiada de los requisitos de las normas de auditoría generalmente aceptadas (GAAS por sus siglas en inglés).

Bajo la Sección 200,  Objetivos generales de un Auditor Independiente y la Dirección de una Auditoría de acuerdo con normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, es necesario obtener una evidencia de auditoría suficiente y apropiada  para reducir los riesgos a unos niveles bajos aceptables y por lo tanto permitir que el auditor llegue a unas conclusiones razonables en las cuales basar su opinión.

Cumplir los requisitos de la Sección 230 y los requerimientos de información específica de otras secciones relevantes, le proporciona al auditor la evidencia que le sirve de base para emitir su opinión, asimismo constituye una prueba de que la auditoría fue planeada y realizada de acuerdo con las GAAS, Sección 230 AU-C parágrafo .02.

Es sencillo, si la evidencia necesaria, suficiente y apropiada, que debe sustentar la opinión, no está documentada apropiadamente, quiere decir que el auditor no condujo la auditoría de acuerdo con las GAAS, y no tiene una base para expresar una opinión.

En tales circunstancias, el auditor debe atender lo que dice la Sección AU-C 585: Consideración de la Omisión de Procedimientos Después de la Fecha de Publicación del Informe. Esto implica evaluar el efecto de los procedimientos omitidos y de acuerdo con la capacidad del auditor, realizar el procedimiento omitido o una prueba supletoria. De acuerdo con la Sección AU-C 230, la Omisión de Procedimientos puede incluir documentos de pruebas que se habían realizado pero no se documentaron en su momento.

Error No. 2  Un programa de auditoría aprobado es documentación suficiente de una  prueba detallada

El equipo de Revisión de Pares identificó numerosos casos en los cuales el auditor creyó que un programa de auditoría aprobado era suficiente documentación de una prueba de detalle.

Los programas de auditoría aprobados no contienen la documentación, ni el nivel de detalle que se necesita para los diferentes procedimientos, seguramente no cumplirán con todos los requisitos de la Sección 230, Documentación de la Auditoría que en su parágrafo .08 precisa lo que el auditor debe documentar:

  • La naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos realizados.
  • Los resultados de los procedimientos y la evidencia obtenida.
  • Los hallazgos significativos o asuntos que surjan en el transcurso de la auditoría, las conclusiones alcanzadas al respecto, y cualquier juicio profesional que se haya formado para alcanzar esas conclusiones.

Estos tópicos deben documentarse para cualquier procedimiento que proporcione evidencia necesaria para sustentar la opinión de auditoría.

En algunos casos, un programa de auditoría aprobado podría contener aspectos tales como la naturaleza de los procedimientos, quién lo va a realizar, quién lo va a revisar, sin embargo los demás requerimientos del estándar normalmente no  los vamos a encontrar.

Error No. 3 Las explicaciones verbales pueden sustituir la documentación escrita para dar cumplimiento con la Sección AU-C 230

Otro hallazgo común de las supervisiones ampliadas fue el de la confianza de los auditores y los pares revisores en las explicaciones verbales como sustituto de la documentación escrita. En caso de ser necesario aclarar un punto,  las explicaciones orales pueden ser usadas con ese fin, por ejemplo, si a un tercero que revisa le parece inconsistentes  los resultados de los procedimientos versus  las conclusiones del auditor, puede valerse de las explicaciones orales como forma suplementaria a su documentación escrita.

Sin embargo, la supervisión ampliada dejó al descubierto numerosos casos en los que se basaron inapropiadamente en  las explicaciones verbales.

Si un auditor realiza un procedimiento que le proporciona evidencia necesaria para soportar su opinión de auditoría, y la prueba documental aportada no cumple con las exigencias de la Sección AU-C 230, el auditor simplemente no ha cumplido con las GAAS y no puede usar las explicaciones orales como un sustituto.

CÓMO AUMENTAR LA CALIDAD EN SU PRÁCTICA

Los auditores que busquen identificar y ocuparse de potenciales deficiencias en la documentación de su práctica, deberían revisar la Sección AU-C 230 y hacer uso de los recursos gratuitos disponibles en la página aicpa.org/documentation (AICPA Peer Review team’s Audit Documentation Resources page). Usando estos recursos la firma puede:

  • Entrenar su personal en la norma de Documentación de la Auditoría (Audit Documentation) usando una presentación en PowerPoint con notas habladas.
  • Facilitar una debida consideración de los asuntos de documentación durante la inspección interna de la firma.
  • Proporcionar personal con modelos de papeles de trabajo del AICPA.
  • Usar ayudas prácticas del Gobierno y de los Centros de Calidad del Plan de Auditoría de Beneficios a los Empleados, los cuales manejan los problemas de documentación que más comúnmente se encontraron en las auditorías ampliadas. 

1. Basado en Audit documentation: Tips for getting it right - Journal of Accountancy 

(2) Single Audit, la Auditoría Única en los Estados Unidos de América, es una auditoría rigurosa para las entidades que reciban USD750.000 o más de asistencia o contratación federal. El objetivo de la Auditoría Única para el gobierno de los EE.UU, es asegurarse del buen manejo de los  fondos así como también reducir la carga de la auditoría a los estados, gobiernos locales y entidades sin ánimo de lucro. 

CP Felipe Alberto Pérez Hernández. Colaborador de Auditool

Contador Público U. Central, cursó Especialización en Ciencias Tributarias, su experiencia profesional de más de 25 años va desde una gran multinacional pasando por una firma de auditoría hasta llegar al sector petrolero en el que ha trabajado para operadores y en auditorías externas. Desde hace varios años se desempeña como Revisor Fiscal en varias instituciones sin ánimo de lucro y como consultor empresarial independiente.

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Es la Red Global de Conocimientos en Auditoría y Control Interno que le permite a los Auditores, tener acceso a metodologías de trabajo fundamentadas en buenas prácticas internacionales, entrenamiento en línea, listas de chequeo, modelos de papeles de trabajo, modelos de políticas, herramientas para la gestión de riesgos, entre otras. Permitiendo mejorar las prácticas de trabajo, ahorrando tiempo, creando y protegiendo valor en las organizaciones.
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