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ISSN IMPRESO: 2665-1696 - ISSN ONLINE: 2665-3508

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CP Felipe Alberto Pérez Hernández. Colaborador de Auditool

Documentar la naturaleza, la oportunidad, el alcance y los resultados de los procedimientos de auditoría puede parecer que se sale del  presupuesto, sin embargo muchos profesionales han encontrado que este no es el caso. Un estudio del Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA por sus siglas en inglés) encontró que el problema más común en las auditorías es la falta de una documentación adecuada.

Una sólida y completa documentación  permitirá cumplir con los requerimientos de la Sección 230, Documentación de la Auditoría  (AU-C Section 230, Audit Documentation), de igual manera puede llevarnos a una participación más eficiente. Vale la pena gastarse el tiempo que sea necesario  para dejar una documentación acorde con el estándar, es una inversión que pagará sus dividendos más tarde.

Las mejores prácticas presentadas a continuación les ayudarán a su firma a  cumplir con los requisitos exigidos y a lograr un desempeño de alta calidad mejorando su eficiencia.

1. ADOPTE UN ENFOQUE INTELIGENTE DE PLANEACIÓN

Un plan de auditoría sólido es la base de una auditoría eficiente y efectiva. En la etapa de planeación  tómese el tiempo que realmente necesita para conocer a sus clientes  y saber  lo que está pasando en su sector, el conocimiento del cliente es fundamental, asegúrese que los miembros con mayor experiencia de su equipo tengan la suficiente  preparación que les permita identificar plenamente  las áreas críticas de auditoria con sus riesgos y respuestas.

Una vez haya sido establecido el plan de auditoría, esquematícelo en un memo, resalte los principales riesgos junto con las estrategias para mitigarlos y las referencias de dónde trabajar cada punto. Esto le dará al socio una visión general de las áreas de auditoría más importantes al tiempo que proporciona la articulación de  los papeles de trabajo. Continúe la actualización del memo a medida que avanza la auditoría y sean identificados nuevos riesgos.

Referencie el plan de auditoría, asegúrese que sus programas han sido diseñados a la medida del cliente y de sus propios riesgos. Para las firmas que usan materiales estandarizados de terceros, elimine los procedimientos que no son necesarios para soportar la opinión de auditoría e incrementar la eficiencia y más bien concentrar la atención del equipo de auditoría hacia las cuentas y áreas que representan los mayores riesgos.

Si el equipo de auditoría ha estado tomando el enfoque de “lo mismo que el año pasado” (SALY por sus siglas en inglés) o lo que es peor, si han estado realizando los procedimientos que aparecen en el programa de auditoría de un proveedor externo pese a las consideraciones de riesgo, pueden estar perdiendo una oportunidad de obtener grandes beneficios en cuanto a eficiencia y eficacia se refiere.

2. ACOJA LA ESTANDARIZACIÓN

Aunque las firmas pueden tener estandarizados los procedimientos de auditoría, cada socio a menudo tiene sus preferencias frente a los papeles de trabajo, lo cual puede crear ineficiencias cuando su equipo documente su trabajo. La solución está en solicitar que todos los auditores usen papeles de trabajo estandarizados. Para asegurarse de la documentación apropiada use un formato diseñado para cumplir con lo dispuesto en la Sección 230 que comprenda la naturaleza, el alcance, oportunidad de los procedimientos, los resultados de esos procedimientos y algunos de los hallazgos más significativos, discusiones o juicios profesionales.

Las firmas deberían usar marcas de auditoría estandarizadas para evitar repeticiones innecesarias en los papeles de trabajo. También deberían diseñar papeles de trabajo que permitan cumplir múltiples propósitos. Por ejemplo, las firmas pueden usar el mismo papel de trabajo para analizar una cuenta de balance y relacionarla con cuentas de resultado (por ejemplo, propiedad planta y equipo y gasto por depreciación) como también proveer información necesaria para los estados de flujo de fondos de la entidad (por ejemplo, adición y retiro de propiedad planta y equipo) revelaciones requeridas (tabla de depreciación por ejemplo) o la declaración de renta.

Eliminar documentación innecesaria del cliente en los archivos, impulsa la eficiencia también. Por ejemplo, cuando un auditor incluye copias de extractos bancarios a un archivo de auditoría debe escanear los documentos, vincular información pertinente a la conciliación bancaria y obtener un visto bueno del supervisor. Esto consume  mucho tiempo y puede llevar a una exposición legal. Recuerde: no todos los procedimientos de auditoría requieren su propio papel de trabajo. La naturaleza, oportunidad, alcance y los resultados de algunos procedimientos pueden quedar documentados agregando unas cuantas frases al programa de auditoría.

3. DOCUMENTE AHORA, AHORRE TIEMPO DESPUÉS

En el ejercicio de las auditorías suele pasar que los auditores dejen para después la documentación, lo mejor es abandonar esa  práctica e ir documentando a medida que se desarrolla el trabajo, es más probable que la documentación sea más precisa y completa porque la estamos dejando en caliente diría yo, cerrar cada punto con los papeles de trabajo listos,  nos ahorra tiempo y evita situaciones como recordar mucha información que ya no está tan fresca en nuestra memoria o repetir tareas después de haber terminado un procedimiento.

Adicionalmente encontramos que documentar oportunamente el trabajo permite a los supervisores y socios gastar menos tiempo lidiando con preguntas innecesarias, desacuerdos o malentendidos y mejora las oportunidades para  que los papeles de trabajo sean revisados en el campo así como preparar un borrador del informe y de la carta de representación antes de dejar las oficinas del cliente. Es mucho más fácil identificar los problemas y discutir los asuntos con el cliente en sus oficinas, cuando todavía estamos allá,  que tratar de atar cabos sueltos después de haber terminado el trabajo de campo.

Completar el proceso de revisión y discusión del informe de auditoría con la suficiente antelación también es la base para limitar la responsabilidad del auditor frente a los hechos y eventos posteriores. Esto es importante, ya que el auditor debe saber si entre la fecha de terminación del trabajo de campo y la fecha de emisión del informe ocurrieron hechos que  puedan tener algún efecto sobre los estados financieros que deban ser revelados.

4. ESTE PREPARADO PARA LO QUE VIENE

De igual manera, una buena documentación mejora la eficiencia de los trabajos para las auditorías de los años subsiguientes. Una documentación apropiada provee al equipo de auditoría de los próximos años de un registro de los asuntos más significativos y ayuda a evitar la duplicación de esfuerzos, dándoles una base sólida para las auditorías subsiguientes, comprenderán mejor lo que pueda pasar a los clientes, de la información requerida y no tendrán que empezar desde cero.

Los auditores también estarán en mejor forma cuando se trate inspecciones internas, revisión entre pares y atención a visitas de autoridades de vigilancia y control. Una sólida  documentación, nos llevará menos tiempo atender y responder inspecciones o revisiones que surjan. Desarrollando un paquete coherente y suficiente de papeles de trabajo, es menos probable que el auditor sea requerido para rehacer el trabajo ya realizado en campo, hacer seguimiento a las solicitudes de los clientes, o en el peor de los casos, retirar un informe de auditoría.

 

 

CP Felipe Alberto Pérez Hernández. Colaborador de Auditool

Contador Público U. Central, cursó Especialización en Ciencias Tributarias, su experiencia profesional de más de 25 años va desde una gran multinacional pasando por una firma de auditoría hasta llegar al sector petrolero en el que ha trabajado para operadores y en auditorías externas. Desde hace varios años se desempeña como Revisor Fiscal en varias instituciones sin ánimo de lucro y como consultor empresarial independiente.
 

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Auditool.org

Es la Red Global de Conocimientos en Auditoría y Control Interno que le permite a los Auditores, tener acceso a metodologías de trabajo fundamentadas en buenas prácticas internacionales, entrenamiento en línea, listas de chequeo, modelos de papeles de trabajo, modelos de políticas, herramientas para la gestión de riesgos, entre otras. Permitiendo mejorar las prácticas de trabajo, ahorrando tiempo, creando y protegiendo valor en las organizaciones.
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