Por: Equipo Auditool

En la dinámica empresarial, cuando escuchamos sobre un caso de fraude, suele suscitarse una pregunta clave: ¿cómo fue posible? Si desglosamos esta cuestión, llegamos al componente esencial del Triángulo del Fraude: la oportunidad. Esta no es solo una brecha en un sistema, sino a menudo un conjunto de circunstancias y negligencias. Vamos a adentrarnos en este tema con ejemplos prácticos y soluciones concretas.

1. Controles internos y el peligro de la complacencia

• Acceso irrestricto: imaginemos una bodega donde cualquier empleado puede ingresar y salir sin registrar qué toma o deja. Este escenario es una receta para el desastre.
  Solución: implementar sistemas de control de acceso y registros detallados de actividades.

• Falta de segregación de funciones: tomemos el ejemplo de un encargado de finanzas que puede autorizar gastos, liberar pagos y revisar cuentas. Sin controles, el escenario es ideal para malversaciones.
  Solución: dividir responsabilidades entre diferentes individuos y realizar revisiones cruzadas periódicamente.

2. Sistemas de información: el doble filo de la tecnología

• Sistemas obsoletos: estos son como casas con cerraduras antiguas, donde los ladrones conocen las debilidades.
  Solución: actualizar regularmente y migrar a sistemas más seguros.

• Sin alertas tempranas: es como tener un automóvil sin alarma en un vecindario propenso al robo.
  Solución: integrar sistemas de detección de actividades anómalas y protocolos de respuesta rápida.

3. La formación y cultura empresarial como salvaguarda

• Personal no capacitado: pensemos en un guardia de seguridad que desconoce las técnicas modernas de protección. No por culpa propia, sino por falta de formación.
  Solución: programas regulares de formación y actualización.

• Confianza excesiva: es como dejar las llaves del negocio bajo el tapete porque "todos nos conocemos aquí".
  Solución: establecer políticas claras y controles, sin importar el nivel de confianza entre empleados.

4. Políticas claras como muros de contención

• Ambigüedad en responsabilidades: sin claridad, es fácil pasar desapercibidos.
  Solución: definir claramente roles, responsabilidades y líneas de reporte.

• Protocolos de denuncia: sin un canal seguro, los empleados temen represalias al reportar irregularidades.
  Solución: establecer canales anónimos y protegidos para denuncias, incentivando una cultura de transparencia.

Las oportunidades para el fraude son como ventanas abiertas en una tormenta. Si bien no podemos controlar la tormenta (el incentivo para defraudar), definitivamente podemos cerrar las ventanas. Al fortalecer nuestros controles internos, sistemas de información, capacitación y políticas, no solo desalentamos el fraude, sino que protegemos la integridad y sostenibilidad de nuestras organizaciones.