Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

Una de las preocupaciones de la alta dirección y, por supuesto, de los auditores, es la persistencia del fraude y las consecuencias negativas asociadas a este hecho; en ese sentido, se entiende el esfuerzo en recursos y tiempo que hacen las organizaciones para su prevención. Ahora bien, para abordar este problema existen diferentes enfoques y estrategias. 

Toda vez que el fraude es cometido por personas que tienen alguna motivación particular, podría considerarse que una manera efectiva de mitigar el riesgo de fraude es buscar la disminución o restricción del motivo que da origen a la conducta fraudulenta. Ese es el objetivo de los controles preventivos, entre los que se cuentan normalmente las políticas y procedimientos, códigos y capacitaciones en relación con los efectos negativos del fraude.

Sin embargo, la sola existencia de acciones de prevención del fraude infortunadamente no detiene a todos los posibles perpetradores. Por ello, las organizaciones deben contar con mecanismos que procuren la detección de fraudes, los cuales deben ser motivo de evaluación por parte de la auditoría. 

Dentro de las estrategias de detección comúnmente empleadas se emplean los procedimientos analíticos, así como los mecanismos de denuncia de presuntos actos fraudulentos. Los mecanismos de detección pueden evidenciar fraudes en curso o algunos ya cometidos. Adicionalmente, estos son necesarios para determinar la recuperación de las pérdidas ocurridas como consecuencia de la materialización del riesgo. Su empleo contribuye al fortalecimiento de los sistemas de control interno.

Ahora bien, tanto las acciones de prevención como las de detección del fraude cumplen propósitos diferentes pero complementarios; por ello, en el diseño de una buena estrategia antifraude las organizaciones se deben considerar como ejes o componentes principales los temas de prevención y de detección del fraude, además de otros elementos. 

Organizaciones de diferente naturaleza emplean esta estrategia. Por ejemplo, el movimiento de organizaciones Oxfam los menciona en su estrategia de prevención del fraude y la corrupción: “(…) El enfoque global de Oxfam integra cuatro ejes: disuasión, prevención, detección y respuesta (…)”. 

Fuente: Elaboración propia del autor

Algunos de los elementos clave de una estrategia eficaz de lucha contra el fraude, enmarcados en un enfoque integral, son los siguientes:

• Políticas y procedimientos

Las organizaciones deben establecer políticas y procedimientos claros y detallados para prevenir y detectar el fraude. Acá pueden incluirse controles internos robustos, segregación de funciones, verificación de antecedentes de empleados y contratistas, revisión de procesos, entre otras acciones.

• Cultura organizacional sólida

Es importante que las organizaciones fomenten, en su interior, una cultura sólida de integridad y ética. Esto implica elaborar, actualizar y difundir claramente las políticas para prevenir el fraude, promover la transparencia en las actuaciones y alentar a los empleados y colaboradores a informar cualquier actividad sospechosa.

• Gobierno corporativo

El gobierno corporativo, entendido como el conjunto de prácticas, políticas y estructuras que guían el funcionamiento y la dirección de una empresa, contribuye a evitar conflictos de interés, garantiza la transparencia en la información financiera y promueve la responsabilidad de la alta dirección, lo cual permite la prevención del fraude. Esto incluye la toma de decisiones, la supervisión de operaciones y la rendición de cuentas.

• Capacitación

La existencia de un programa regular de capacitación a los empleados, desde su ingreso, sobre cómo identificar y prevenir el fraude es un elemento importante en la mitigación de este riego. Esto puede incluir ejemplos de situaciones de fraude comunes, señales de alerta y cómo efectuar los reportes de actividades sospechosas. También debe incluirse la normatividad existente respecto de la prevención del fraude.

• Monitoreo y seguimiento

Es conveniente la existencia o implementación de sistemas de monitoreo y análisis de datos e información con el propósito de identificar patrones y tendencias que puedan indicar actividades fraudulentas. En caso de determinarse indicios de fraude, debe establecerse un proceso claro y eficiente para adelantar las investigaciones pertinentes. Esto debería ejecutarse con prontitud para recopilar evidencia, tomar medidas correctivas y, si es del caso, emprender acciones legales.

Los anteriores elementos y otros complementarios, al integrarse de manera armónica en una estrategia integral, contribuyen significativamente a mitigar el riesgo de fraude y proteger tanto los activos como la reputación de la organización. Es recomendable que sean incorporados en el plan de trabajo de la auditoría para los efectos pertinentes. 

En una ejecución de planeación dinámica y basada en riesgos, los auditores deben tener presente que es necesario que las organizaciones realicen evaluaciones periódicas de riesgos y controles, con el propósito de identificar áreas de mejora y ajustar la estrategia según lo indiquen las circunstancias. No hay que olvidar que el fraude es un riesgo en constante evolución, por lo que es importante mantenerse actualizado para poder combatirlo de la mejor manera.

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia.