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ISSN IMPRESO: 2665-1696 - ISSN ONLINE: 2665-3508

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Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool 

El auditor y las señales de fraude en compras

Las compras son una de las actividades más importantes de las organizaciones, puesto que impactan la estrategia, el rendimiento operativo y la gestión de riesgos, entre otros aspectos. En relación con este tema, los auditores son actores clave en el proceso, al proporcionar la garantía de que las prácticas de las áreas de compras fomentan el acceso, la competencia y la equidad a diferentes proveedores y terceros.

Algunas de las responsabilidades de los auditores son identificar e informar rápidamente sobre actividades engañosas, así como proporcionar recomendaciones que fortalezcan los controles internos. Por ello, los auditores deben estar atentos a las señales de alerta en las actividades de compras que pueden conducir a pérdidas financieras significativas para la organización. Algunas de los métodos comunes de fraude en compras, que deben ser conocidos por los auditores son los siguientes:

1. Colusión de contratistas

Para evitar competir entre sí, o para inflar el precio de los bienes y servicios, los contratistas de un mismo mercado pueden trabajar juntos para eludir un proceso de licitación o selección transparente. Como resultado, la entidad contratante no puede obtener precios justos y competitivos. Por ejemplo, algunos contratistas pueden presentar intencionalmente ofertas falsas (con apariencia de genuinas), que pueden ser muy altas para ser aceptadas o no cumplir algunos requisitos, de manera que se orienta la decisión hacia un proveedor. También ocurre que alguno o algunos de los proveedores se abstienen de presentar ofertas o pueden retirar una oferta presentada previamente con el objetivo de que se acepte la oferta deseada. Los contratistas que tienen prácticas de colusión suelen distribuirse el mercado de acuerdo con diferentes criterios, tales como el área geográfica o algún tipo de segmentación. Los proveedores también pueden usar empresas fantasmas para presentar ofertas ficticias. Esto permite a las empresas reales inflar los precios porque las ofertas fraudulentas están diseñadas para validar el precio más alto cotizado por el postor real.

Al tratar de determinar este tipo de colusión, los auditores pueden notar un comportamiento particular de los contratistas, como contratistas no calificados que constantemente pujan alto en cada proyecto mientras los contratistas calificados no presentan ofertas en absoluto. El postor ganador utiliza al postor perdedor como subcontratista y las ofertas perdedoras están mal preparadas y diseñadas para fallar. Además, los precios bajan cuando un nuevo contratista entra en el concurso y puede haber un patrón de conducta por el cual la última parte en presentar una oferta gana el contrato.

2. Colusión entre contratistas y empleados del comprador

Otra modalidad de fraude en el proceso de compras es la colusión entre el contratista y el comprador. Un contratista o proveedor puede intentar obtener una ventaja en el proceso de licitación influyendo en el personal de la empresa compradora con sobornos, regalos y hospitalidad. Por su parte, el empleado de la empresa contratante puede sobreestimar, cuantitativa o cualitativamente, la necesidad real del producto o servicio y convencer a su supervisor de la excesiva necesidad de obtener la autorización de la contratación.

La auditoría debe estar alerta a algunas señales de alerta. Por ejemplo, la evaluación de las necesidades puede estar inadecuadamente desarrollada o documentada incorrectamente. También es probable que no se hayan identificado proveedores alternativos, lo que resulta en compras continuas a un solo oferente. Las especificaciones pueden elaborarse de manera que solo ciertos proveedores o contratistas particulares puedan cumplir las especificaciones del contrato y las compras pueden realizarse sin recibir informes. Los auditores también pueden encontrarse con niveles excesivos de inventario o grandes cancelaciones para justificar compras excesivas.

También ocurre que el empleado corrupto manipula las especificaciones para adaptarse a un contratista o proveedor preferido y eliminar a los competidores. Las especificaciones pueden ser demasiado estrechas para acomodar al proveedor preferido, demasiado amplias para que un contratista no calificado esté calificado, o vagas para que las especificaciones de la oferta se omiten para permitir que el contratista preferido aumente el precio a través de modificaciones del contrato.

Algunas señales de alerta al respecto incluyen un control débil sobre el proceso de licitación, una o pocas respuestas de oferta a las invitaciones, un contrato que no se vuelve a licitar a pesar de no cumplir con el número de oferentes mínimos. También es probable que la solicitud de presentación de ofertas no proporcione información clara sobre la presentación, o que las especificaciones para el tipo de bienes o servicios sean los adquiridos son demasiado estrechos o anchos. La adaptación de ofertas a menudo va acompañada de una gran cantidad de órdenes de cambio o variaciones después de que se realiza el pedido.

Puede ocurrir que los empleados corruptos manipulen las ofertas para favorecer a contratistas o proveedores particulares mediante el uso de publicaciones oscuras para publicar solicitudes de ofertas, abrir ofertas prematuramente, extender la oferta fechas de apertura sin justificación, descartar o perder una oferta, aceptar ofertas retrasadas, falsificar registros de ofertas o alterar ofertas recibidas. A menudo, limitan el tiempo para presentar ofertas para que solo aquellos con previo aviso tengan tiempo para prepararse y presentarse. Los empleados poco éticos pueden incluso anular las ofertas por errores frívolos y sin fundamento en la especificación o por otras razones falsas, arbitrarias o personales.

Los proyectos grandes pueden dividirse en varios proyectos pequeños que caen por debajo del umbral de licitación obligatorio y se adjudican algunos o todos los trabajos de componentes a un contratista o proveedor con el que están conspirando. Los auditores deben estar atentos a las adquisiciones múltiples, similares o idénticas de la misma parte, adquisiciones divididas de manera injustificada en cantidades que están justo por debajo del nivel superior de revisión o licitación competitiva, o adquisiciones secuenciales justo por debajo del umbral de revisión.

3. Esquemas de precios negociados

En este esquema, se permite la negociación entre la entidad contratante y los potenciales contratistas. Los contratistas potenciales presentan datos de costos o precios, como cotizaciones de proveedores o descuentos ya alcanzados. Los contratistas poco éticos utilizarán intencionalmente datos inexactos de costos o precios para inflar los costos en los contratos negociados. Los auditores deben buscar documentación inexacta o incompleta proporcionada por el contratista para respaldar las propuestas de costos. Es posible que el contratista no incluya sus descuentos o rebajas negociados, o incluya un margen de beneficio poco realista en los precios. A veces, los contratistas utilizan proveedores y subcontratistas diferentes durante la ejecución del contrato que los mencionados en la propuesta original. También es posible que los materiales y componentes utilizados sean diferentes a los incluidos en la propuesta original.

Otros fraudes ocurren modificando los registros de pago o los recibos de bienes o servicios, aceptando bienes o servicios no conformes cuando el proveedor entrega intencionalmente bienes o servicios que no se ajustan a las especificaciones acordadas, sustituyendo los productos por otros más baratos o de inferior calidad. Una señal de alerta para los auditores internos es un alto porcentaje de devoluciones o defectos por incumplimiento de especificaciones. Otra señal de alerta podría ser que falten, alteren o modifiquen los certificados de cumplimiento del producto o los certificados de cumplimiento firmados por empleados sin responsabilidades de garantía de calidad. Puede ocurrir así mismo que el contratista cobra a la entidad contratante por costos que no son razonables o no permitidos. Los auditores deben estar atentos a las pistas de auditoría inadecuadas o ausentes que respalden los costos cobrados. A veces, las estimaciones de costos son inconsistentes con los precios cobrados o el contratista puede incluso usar estándares obsoletos.

Los auditores deben estar atentos a las racionalizaciones distorsionadas utilizadas por el personal y los gerentes para justificar el incumplimiento de las políticas, procedimientos y prácticas establecidos. El auditor debe propender por mejorar la cultura organizacional, mediante la cual los empleados identifican y denuncian las infracciones éticas de manera temprana y las rectifican con prontitud.

 

CP Iván Rodríguez

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá DC, Colombia


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