Por: Ing. Luis Alejandro Cepeda. CIE- AF. Colaborador de Auditool 

Escepticismo profesional en la labor de auditoría

Un poco emparejado con el contexto actual de pandemia, la labor de auditoría se podría haber “contagiado” de la falta de escepticismo y también de pena. Escepticismo porque a veces en empresas bien nutridas de controles y procedimientos el auditor apenas se ciñe a la norma y evalúa conforme los parámetros establecidos y de pena, porque pareciera que, en ocasiones por no pasar por desconocedor, olvida u obvia preguntar hasta satisfacer sus inquietudes finalizando en una auditoría “satisfactorias”.

Una de las fuentes de autoengaño para un auditor es la falta de información, y creer que en una sola reunión de entendimiento todo está dicho, y la verdad:

• Las reuniones de entendimiento deben ser tantas que cualquier pregunta que le hagan del proceso la pueda responder, y usted, considere que domina el proceso, entendió los procedimientos, conoce el software o aplicativo, acompaño al analista en pruebas de recorrido y luego, validó todo con el gerente encargado. No se preocupe, pregunte lo obvio y sea tan minucioso y escudriñador tanto como para que no quieran verlo nunca más.

• Preocúpese cuando usted no tenga preguntas, y más cuando a quien entrevista, se le vea muy callado y esperando contestar apenas con monosílabos lo que usted a duras penas le puede preguntar.

• Nunca llegue a una reunión de entendimiento, sin haber hecho usted un previo “entendimiento” de los procedimientos, procesos y hojas de vida del personal que tiene el área. Créame, le va facilitar las cosas y mínimo le ahorra dos reuniones más.

Ahora hablemos de uno de los procesos con más susceptibilidad al fraude, que seguro usted ya sabe cuál es, si ese, adquisiciones corporativas. Sobra recomendarle que antes de pisar las oficinas de dicho departamento usted ya debió haber visto la estructura organizacional de quienes laboran y haber investigado cuanto tiempo llevan las personas que trabajan en la misma, pues, casi que por regla son áreas de bastante rotación y de paso, revise quienes y cuanto hace que no salen a vacaciones.

Basándonos en un caso de la vida real, explico los pasos que evitaron una gran victoria para un estafador, y un gran hallazgo para auditoría y lo mejor de todo, antes de y no post mortem.

• Identifique si el área de compras ejecuta su función o más bien es un “legalizador” de hechos, es decir, crea pedidos para otras áreas que hacen negociaciones por a parte.
• Revise cuál de las personas en el área es la más experimentada, pero que lleva menos tiempo contratada; entrevístelo, a veces ellos identifican “sorpresitas” más rápido.
• Hable con el comprador más antiguo en el área y evalúe si es el que más compras maneja y que tanto recelo le tiene a la auditoría.
• Este atento a los estilos de vida de cada uno, que carro manejan, que objetos o bienes suntuarios ostentan y no cruzan con su salario. Revise hacia el fin de mes en que tipo de restaurante almuerzan, por dar un ejemplo.
• Mire en sus escritorios que libretas, cuadernos, esferos u otros tienen con el nombre de ciertos proveedores.
• Es una costumbre de los proveedores visitar las compañías y a los compradores. Verifique en que época del año llegan estos y si visitan solo al gerente general de compras o a compradores en particular.
• Verifique que en la compañía exista una política de regalos y que estos tengan permitido un monto y un destino en caso de regalos grandes, es decir, que estos sean distribuidos o rifados dentro de los mismos empleados.
• Si puede, consiga hacer una ingeniería social de los perfiles del área y busque publicaciones festivas como fiestas, paseos, cruceros, etc…
• Recuerde el triángulo del fraude, identifique a ese personal que pueda estar con necesidades “Presión” y tenga acceso a mucha transacción que le daría “Oportunidad”.

Hago un paréntesis (Ahora le hago una pregunta: ¿Usted es capaz de identificar cuales compras son necesarias y cuáles no?, ¿así de técnico tiene usted desarrollado el ojo?, es difícil verdad.).

Continuando, es importante que usted se nutra del conocimiento técnico y haga preguntas como:

• ¿Inventarios que fueron comprados y nunca se usaron?,
• ¿A qué proveedor se le compra siempre? y sobretodo,
• ¿Quién siempre lo compra?,
• ¿Compras por fuera del presupuesto?

Luego de esto, visite el almacén, hable con los despachadores de inventario y hágalos identificar:

a. Materiales nuevos que llegaron y no se usan,

b. Materiales antiguos que tampoco rotan,

c. Materiales que las cantidades en remisión son superiores o inferiores a lo negociado,

d. Materiales que llegaron con fecha de vencimiento próxima,

e. Listado de los materiales que fueron dados de baja en el último año y vincúlelos a un comprador y a un proveedor.

f. Tome una muestra y haga cotizaciones de las mismas piezas identificando variaciones en los precios respecto a lo que está en la compañía.

g. Verifique que algunas cosas compradas en realidad existen.

Todo esto que le relato, es lo que algunas veces un auditor no mira, no pregunta y no documenta para nutrir su pericia y termina solo dedicándose a verificar en muestras lo que el procedimiento general de compras de la compañía menciona como proceso.

Para finalizar y aterrizando un poco el documento, les resumo para varias organizaciones en que terminaron las pruebas que les mencioné arriba:

• En una sola entrevista previamente direccionada, la envidia del estilo de vida que ostentaba un compañero pudo más y termino “vendiendo” a quien era la rueda suelta.
• Una descripción simple de un material en kardex, resulto siendo un elefante blanco.
• Quien se creía era el empleado del mes y el siempre dispuesto era quien desangraba la compañía.
• Quien se consideraba era el más conocedor de un tipo de inventario tenía un negocio amarrado de exclusividad.
• Uno de los empleados más callado termino incriminando hasta la propia familia con sus actos.
• La organización además de perder, también pudo darse cuenta que venían en camino perdidas mayores basadas en un contrato que no tenía nada que ver con el objeto de la compañía.

Ing. Luis Alejandro Cepeda. CIE- AF. Colaborador de Auditool 

Auditor interno, CIE- AF (Certificado internacional experto antifraude), Especialista en Finanzas, Ingeniero Industrial, con 11 años de experiencia consolidados en firmas de auditoría Big 4 y compañías del sector público y privado apoyando procesos de auditoría, gestión de riesgos, investigación forense y revisiones DataAnaliticas para clientes de sectores manufacturero, Oil & Gas y Aeronáutico.