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ISSN IMPRESO: 2665-1696 - ISSN ONLINE: 2665-3508

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Por: CP Iván Rodriguez. Colaborador de Auditool 

Las pequeñas y medianas empresas, ciertas organizaciones sin ánimo de lucro y compañías semejantes suelen emplear aplicativos o programas sencillos, comerciales, para llevar su contabilidad. Algunos de estos programas incluso son gratuitos o tienen un bajo costo. Las seguridades asociadas a estos programas no suelen ser muy robustas. Esta circunstancia puede ser aprovechada por alguien que desee cometer algún tipo de fraude.

Los programas y aplicativos crean archivos, los cuales son almacenados en los discos duros de los computadores, unidades usb o flash o en discos externos. Al efectuar una revisión de la integridad de la información, hay que tener este hecho presente. Así mismo, al hacer una evaluación de control interno, es conveniente determinar las seguridades existentes para que los usuarios se autentiquen y accedan al programa y lo puedan operar.

En ciertos trabajos de auditoría y en las evaluaciones efectuadas con motivo de un fraude, hay que tener certeza de obtener los archivos correctos. En muchas ocasiones los usuarios generan archivos de prueba o con resultados parciales. Es importante conocer las versiones de los archivos, para poder efectuar una restauración apropiada.

Un aspecto que a veces no se tiene en cuenta de manera rigurosa, es la comprensión del funcionamiento del programa. Aunque parezca obvio, hay casos en que los auditores desconocen los programas contables que están revisando, sus reportes, seguridades, controles y las diferentes opciones. Este conocimiento facilitaría el trabajo, pues obtener cierta información clave se simplifica, si se conocen las opciones del programa para procesarla y generarla.

Los auditores deben conocer en particular, los controles y registros de acceso de los usuarios del programa. Los usuarios pueden introducir, cambiar, anular y eliminar transacciones, comprimir datos y eliminar información crítica como el historial, que puede ser muy difícil de recuperar. Cierta información es importante para saber si un usuario ha hecho en un intento de ocultamiento. Por ejemplo, habría que revisar porque se eliminó un usuario.

Otra consideración que deben tener los auditores es si los informes corresponden con la realidad de las operaciones. El balance general o el estado de resultados pueden haber sido alterados al incluir o excluir partidas. Habría que considerar otras fuentes de información para validar cifras y resultados. La información histórica y archivos de períodos pasados, pueden ser una buena fuente de información.

Incluso, las características de forma en listados y reportes, pueden ser indicativos de modificaciones o suplantaciones. Cambiar el estilo de las letras o números y la forma de los informes y listados puede ser una señal de alerta.  No hay que olvidar que un auditor debe actuar con escepticismo y que los procedimientos deben permitirle evidencia sólida que respalde su opinión, la cual no debería ser desvirtuada. Es por ello necesario ir más allá de la simple revisión o de la confianza en el programa de contabilidad y en sus usuarios.

 

CP Iván Rodríguez 

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá DC, Colombia


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