La entrega anterior cubrió la fase de la planeación, la número uno de las tres fases:
1. La Fase de Planeación
2. Investigación del Fraude
3. Reportes y Cierre
Mantenga en mente que en un fraude de naturaleza criminal, se incluyen los siguientes elementos adicionales:
· El perpetrador tomó bienes o efectivo que le pertenecen a otros
· Sin la voluntad del dueño
· Con la intención de privar al dueño permanentemente del uso del efectivo o los bienes – TODOS Y CADA UNO DE LOS ELEMENTOS DE FRAUDE TIENEN QUE DEMOSTRARSE PARA PODER ASEGURAR UNA INVESTIGACION CRIMINAL DE FRAUDE- De lo contrario, el juez puede determinar que fué un error por lo tanto no intencional.
Recuerde: Hay limitaciones en la investigación de fraudes:
1) No puede garantizarse que la investigación encuentre todas las instancias de fraude
2) No hay garantía que la investigación culmine en una investigación criminal contra el perpetrador
Parte 1
Investigación del Fraude
Paso 1: Identificar la exposición de la organización a situaciones fraudulentas
Preparar un cuadro que indique los posibles áreas de exposición a fraudes, cómo se perpetra, las debilidades en controles internos claves, la actitud de la dirección, posibles métodos para esconder el fruto de fraude, características operacionales, récords de contabilidad, y relaciones con otros (por ejemplo, demoras en proveer información requerida)
Hacer una lista de los empleados con oportunidades de cometer fraude – empleados con acceso a bienes vulnerables o con oportunidades de robar a través de una cuenta.
Describir las presiones conocidas que puedan motivar a estos empleados a cometer fraude:
- Avaricia y ego alto que le obliga a mantener apariencias de profesional exitoso
- Presión producto de necesidades reales: enfermedad, divorcio, etc.
- Vicios: uso de drogas, alcohol, etc.
- Presiones en el trabajo
- Falta de interés porque el cargo ya no representa un reto
Describa los cambios en el estilo de vida de aquellos empleados con posibilidades de cometer fraude – ritmo de vida más allá de sus capacidades económicas
Describa los cambios, si los hubo, en empleados en cargos claves. No existe un comportamiento en particular que sea indicio de fraude, lo que podría ser un indicador, es el cambio de temperamento, por ejemplo, alguien que es siempre amable puede volverse muy agresivo o alguien que actuaba resentido con la organización puede de repente parecer muy atento.
Identifique síntomas de fraude relacionados con el control interno. Por ejemplo, desviaciones con respecto a las políticas existentes, ignorancia e irrespeto de las políticas por parte de la dirección/los gerentes y aquellos en cargos de manejo
Describa síntomas de fraude conocidos u observados como producto de los procedimientos aplicados:
a. Reducción en los bienes de la organización o ajustes injustificados
b. Incremento o reducción considerable en los balances de una cuenta
c. Exceso de compras
d. Demasiados memorandos débitos o créditos
e. Montos registrados en los libros de contabilidad que no concuerdan con los bienes existentes
f. Muchas cuentas por cobrar vencidas
g. Excesivos cargos para facturas vencidas
h. Reembolso de gastos que no son razonables
i. Relaciones financieras inusuales en los estados financieros:
· Incremento de ingresos con disminución de compras de inventarios
· Incremento de ingresos con disminución de cuentas por cobrar
· Incremento de ingreso neto con disminución de efectivo
· Incremento de inventario con disminución de compras o cuentas por pagar a proveedores
· Incremento en el volumen con incremento en el costo por unidad
· Incremento de volumen con disminución de desechos
· Incremento de inventario con disminución de costos de bodega
Liste quejas y reclamos recibidos que puedan ser indicio de posibles fraudes. Estas quejas y reclamos puede provenir de empleados, clientes, proveedores, o de otras fuentes.
Paso 2 Identificar “red flags” o señales/síntomas de fraude – Selección de información clave –
Todas las transacciones de un proveedor que no ha sido debidamente aprobado, todos los registros en una cuenta específica (donde existen ajustes inusuales). Describa situaciones de presión que puedan inducir al fraude – metas económicas inalcanzables o exageradas, etc.
Paso 3 Evaluar la evidencia recolectada hasta la fecha
Paso 4 Determinar si se requiere evidencia adicional para reunir los objetivos de la investigación
Paso 5 Buscar y acumular evidencia adicional
Durante las entrevistas asegúrese de entrevistar al menos sospechoso primero y último al posible perpetrador. Deje muy en claro que usted ya sabe las respuestas a las preguntas que va a formular – (aunque no todas) – sorprenda al perpetrador con dos piezas claves de evidencia para que entienda que debe cooperar inmediatamente
Paso 6 Evaluar la evidencia recogida
Técnicas de investigación:
· Procedimientos asistidos por el computador usando paquetes especiales ACL, IDEA,etc.
· Observación, interrogación, verificación
· Investigar los antecedentes de los implicados: historia, estilo de vida, integridad, situación económica – Tenga en cuenta consideraciones legales de estas acciones
Fuentes de información:
a. Records en la organización: e-mails logs
b. Records personales: declaraciones de renta, seguros, beneficiarios de los seguros, extractos bancarios, cheques girados, etc. – posible transacciones sospechosas – enriquecimiento ilícito, etc. – Determinar ingresos no justificados
c. Fuentes del gobierno
d. Información pública y bases de datos accesibles – online, Facebook, etc.
e. Informantes
f. El mismo sospechoso
Recuerde su compromiso como investigador es siempre reunir evidencia relevante, concisa, y verificable.
Espere la tercera y última entrega: Reportes y Cierre
Consuelo Herrera, CAMS, CFE, CP
Especialista Certificado en Anti Lavado de Activos, Examinador Certificado de Fraude y Contador Público. Graduada en el 2006 de University of South Florida en los Estados Unidos y de las Universidades Central y Católica de Colombia en Bogotá.
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