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Cómo evitar el fraude en la empresa

El fraude es una preocupación constante para prácticamente todas las industrias y negocios hoy en día.  Si bien se tiende a creer que los empleados son leales y trabajan para el beneficio de las compañías, todavía hay muchas razones por las cuales los empleados pueden cometer fraudes y varias formas en que podrían hacerlo. La colusión entre empleados y proveedores e incluso entre los representantes de los propietarios y terceros da muchas razones para estar en guardia. La prevención y detección son cruciales para reducir estos posibles tipos de pérdidas. Cada organización debe contar con un plan para prevenir el fraude, lo cual es mucho más fácil que recuperar las pérdidas de ocurrido el fraude.

Algunos tipos de fraude

El fraude se presenta en muchas formas, pero generalmente se puede dividir en tres categorías: malversación de activos, corrupción y fraude en los estados financieros.

  • Malversación de activos:

Las apropiaciones indebidas de activos son esquemas en los que un empleado roba o explota los recursos de su organización. Ejemplos de malversación de activos son el robo de efectivo antes o después de que se haya registrado, haciendo un reclamo de reembolso de gastos ficticio y / o robando activos no monetarios de la organización.

  • Corrupción:

Los esquemas de corrupción se producen cuando los empleados utilizan su influencia en las transacciones comerciales para su propio beneficio y al mismo tiempo violan su deber para con el empleador. Ejemplos de corrupción son el soborno, la extorsión y el conflicto de intereses.

  • Fraude en los estados financieros

Los fraudes en los estados financieros son esquemas que implican omitir o falsear intencionalmente información en los informes financieros de la compañía. Esto puede ser en forma de ingresos ficticios, pasivos ocultos o activos inflados. 

Prevención del fraude

Es vital para una organización, grande o pequeña, contar con un plan de prevención de fraudes. Los siguientes procedimientos pueden contribuir a minimizar el potencial de fraude en su organización.

1. Conocer a los empleados.

Los perpetradores de fraude a menudo muestran rasgos de comportamiento que pueden indicar la intención de cometer fraude. Es importante que la gerencia se involucre con sus empleados y tome tiempo para conocerlos. A menudo, un cambio de actitud puede ponerlo en riesgo. Por ejemplo, si un empleado siente una falta de apreciación por parte del propietario de la empresa o enojo con su jefe, esto podría llevarlo a cometer un fraude como una forma de venganza. Cualquier cambio de actitud debería hacer que preste más atención a ese empleado y que busque formas de mejorar la experiencia de ese empleado.

2. Dar a conocer las políticas antifraude

La existencia de una política antifraude afecta a todos los empleados. Todas las personas dentro de la organización deben conocer la política de riesgo de fraude, incluidos los tipos de fraude y las consecuencias asociadas con ellos. Aquellos que planean cometer un fraude sabrán que la administración está observando. Los empleados honestos que no estén tentados a cometer fraude también serán informados de posibles signos de fraude o robo. Estos empleados son activos en la lucha contra el fraude.

3. Implementar controles internos.

Los controles internos son los planes y / o programas implementados para salvaguardar los activos de su empresa, garantizar la integridad de sus registros contables y disuadir y detectar fraudes y robos. La separación de funciones es un componente importante del control interno que puede reducir la posibilidad de que ocurra un fraude.

La documentación es otro control que puede ayudar a reducir el fraude. Ciertos documentos deben estar prenumerados consecutivamente. Autorizaciones, sellos y control de proveedores son medidas útiles.

Los programas de control interno deben ser monitoreados y revisados ​​de manera consistente para asegurar que sean efectivos y actuales con los avances tecnológicos actuales.

4. Monitorear salidas a vacaciones.

Si un empleado no toma vacaciones, podría ser una señal de que tiene algo que ocultar y está preocupado de que alguien detecte su fraude. Hay que asegurarse que todos los empleados se tomen un tiempo libre remunerado periódicamente. Es posible que haya sorpresas en lo que se descubre mientras otros efectúan reemplazos.

5. Consultar Expertos.

Los Examinadores de Fraude Certificados, los Contadores Públicos Certificados y aquellos que están Certificados en Auditoría Forense pueden ayudar a establecer políticas y procedimientos antifraude. Estos profesionales pueden proporcionar una amplia gama de servicios, desde auditorías de control interno completas y análisis forense hasta consultas generales y básicas. De hecho, estos servicios se pueden proporcionar a un costo bajo o sin costo alguno como parte de sus servicios regulares de auditoría e impuestos.

6. Establecer el tono correcto en la parte superior.

Finalmente, la importancia de establecer el tono adecuado en la parte superior de la organización no se puede enfatizar demasiado cuando se trata de disuadir los esquemas de fraude. Si los empleados ven que la alta gerencia atiende sus asuntos de una manera relajada y tiene poco respeto por seguir las prácticas comerciales y financieras éticas, es más probable que sientan que están justificados para jugar rápido y con el dinero y los activos de la compañía.

 

C.P. Iván Rodríguez -           

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá D.C, Colombia

 


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