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¿Qué tan efectivo y eficiente es su proceso?

Se espera que los equipos internos de investigación sean ágiles para poder ayudar a las organizaciones a gestionar los casos que provienen de canales de denuncia, con el fin de mantener los estándares éticos de la organización. Al apoyar a sus equipos de investigación con medidas para evaluar la eficacia y la eficiencia, puede ayudar a que sean más ágiles y así obtener mejores resultados.

Los esfuerzos de los equipos de investigación internos son esenciales para mantener la ética y el cumplimiento de las organizaciones. Estos equipos deben navegar a través de laberintos de evidencia para descubrir violaciones y tomar las medidas disciplinarias apropiadas. Con más casos, la evolución de las tendencias de casos y mayores expectativas de la alta dirección y las juntas directivas, los procesos de investigación deben ser dinámicos, efectivos y eficientes. Sin embargo, a diferencia de otros procesos, medir la efectividad o la eficiencia en este proceso puede ser difícil.

Medir la efectividad significa evaluar si los esfuerzos del equipo de investigación se reflejan en cambios visibles en el entorno de ética o en los tipos de casos que se ven. Medir la eficiencia significa evaluar cuánto tiempo lleva cerrar el caso y recuperarse de las pérdidas por fraude.

Las organizaciones pueden usar estos 7 consejos para evaluar la eficacia y la eficiencia de sus procesos de investigación internos:

1. Monitorear las tendencias de casos dentro de la organización

Las tendencias de los casos siguen siendo el punto clave para observar y comprender el impacto de los esfuerzos realizados por los equipos de investigación. También son un claro reflejo de si las acciones disciplinarias y las recomendaciones derivadas de las investigaciones están dando lugar a cambios de tendencia, en esos casos.

Estos son algunos pasos para analizar los casos:

  • Observe el patrón de tipos de casos (información financiera errónea, sobornos y corrupción, acoso, etc.) y categorías de casos (acoso sexual, contabilización incorrecta que da como resultado una información financiera errónea, etc.).
  • Revise los cambios en las tendencias (disminuciones en los casos de acoso sexual, aumentos en casos de sobornos, etc.) en regiones o segmentos específicos que indiquen patrones.
  • Elimine los patrones causados por las tendencias conocidas de tipo de caso (por ejemplo, puede haber un aumento en las preocupaciones sobre el acoso por parte de los gerentes en torno al ciclo de gestión del rendimiento).
  • Comprenda las tendencias de las medidas disciplinarias tomadas en caso de mala conducta.

2. Mida los plazos del cierre del caso

Aunque, el equipo de investigación interno supervisa los plazos para el cierre de casos, no siempre miden los factores específicos que afectan estos plazos. Por ejemplo, una línea de tiempo puede retrasarse porque un investigador tiene una gran cantidad de casos o tiene dificultades para comunicarse con los denunciantes.

Para esto, puede considerar estas acciones:

  • Revise los cronogramas generales de cierres de casos y tipos de casos, y observe cómo cambiaron para los investigadores.
  • Monitoree la cantidad de casos por investigador para evitar plazos extendidos.
  • Analice los plazos para la asignación de casos a los investigadores, para contactar a los denunciantes y para el seguimiento de la investigación una vez que se cierra el caso.

3. Revise el proceso de manejo de las situaciones de los denunciantes para mejorar la eficiencia

Ciertos tipos de casos son de alto volumen según la industria. Por ejemplo, las situaciones sobre corrupción pueden ser mayores en una empresa de infraestructura que otras, ya que la industria trabaja con diferentes terceros. A veces, la estandarización del tipo de evidencias, necesarias para cerrar el caso ayuda a mejorar la eficiencia. Además, la asignación de casos basada en habilidades podría ayudar en la eficiencia. Por ejemplo, en muchas organizaciones, las investigaciones son manejadas por profesionales de diversos contextos. Involucrar a personas con contextos relevantes ayuda de manera significativa en el proceso (por ejemplo, utilizar profesionales con experiencia en recursos humanos para casos relacionados con el reclutamiento, o el uso de personas con experiencia en la cadena de suministro para el fraude de inventario y transporte). Un enfoque consciente al asignar los casos basados en las habilidades, experiencia y contexto profesional de los investigadores puede contribuir a la eficiencia.

4. Recopilar comentarios de los denunciantes 

Intente incluir a los denunciantes en toda la investigación. Si están dispuestos, pueden convertirse en campeones o embajadores de la ética.

  • Busque comentarios de denunciantes sobre los procesos generales de investigación para casos justificados.
  • Póngase en contacto con los denunciantes unos meses después de las investigaciones para evaluar las mejoras en los procesos de manejo de denunciantes, incluidos los problemas relacionados con la comunicación oportuna con ellos.

5. Medir las tendencias de las acciones sobre la base de la situación recibida

Las acciones disciplinarias y los cambios en las políticas y procesos ayudan a establecer el tono de los controles internos de su organización, y a abordar las vulnerabilidades sistémicas. Demoras, lapsos o acciones ineficaces pueden crear más daño a la organización.

  • Observe las tendencias de las medidas disciplinarias recomendadas, como advertencias escritas o asesoramiento.
  • Monitoree cuánto tiempo lleva implementar las acciones disciplinarias.
  • Además de las acciones disciplinarias del comité o la junta, el investigador aporta información al negocio. Estas entradas están destinadas a guiar a la empresa a mirar nuevamente su proceso de negocio y controles internos.

Una interacción periódica con las partes interesadas sobre las tendencias de cambio de los casos, no solo ayuda a las partes interesadas a determinar formas para fortalecer los controles internos, sino también a evitar las desviaciones éticas en etapas tempranas.

6. Mida la efectividad de la gestión de reclamaciones de seguros por pérdidas de fraude

Cada vez más, las organizaciones utilizan reclamaciones de seguros para compensar las pérdidas por fraude. Sin embargo, las condiciones y la cobertura de las pólizas de seguro varían y requieren una revisión constante para recibir los beneficios. Considere estos pasos para mejorar la efectividad del proceso de gestión de reclamaciones:

  • Observe las tendencias de los reclamos contra los tipos de casos.
  • Comprenda las condiciones de las políticas y las oportunidades de inclusión o negociación para su revisión.
  • Revise cuánto tiempo lleva iniciar, enviar una cuantificación y recibir la aprobación del reclamo.

7. Llevar a cabo estudios comparativos de los procesos de investigación

Los procesos internos de investigación no tienen mecanismos únicos para todos. Sin embargo, los métodos de otras compañías y organizaciones pueden ayudar a mejorar sus enfoques para manejar eventos y disciplinar a los empleados.

Considere estas acciones cuando diseñe sus puntos de referencia (cuando adopte estas medidas, tenga cuidado de proteger la información que es privada y confidencial para su organización):

  • Comprender el proceso de cierre de casos: informar a los comités de ética y / o cumplimiento con recomendaciones, comunicar acciones disciplinarias a los interesados, entre otras.
  • Revisar habilidades de los investigadores, la tenencia con la organización y la antigüedad.
  • Registre lo que mejor funcionó, para que pueda usar esas prácticas en casos futuros.

Sea astuto en su planificación

Si desea mejorar continuamente sus mecanismos de investigación interna, recursos y tecnología, debe medir su eficacia y eficiencia. Al medir, la organización se enfoca a prevenir las pérdidas por fraude y a reducir el costo de las investigaciones internas. Use estos consejos para ayudar a garantizar que su organización sea astutamente perceptiva en sus esfuerzos por prevenir y detectar fraudes.

 

Por: Sundar Narayanan 

Traducción no oficial, para fines académicos –Tatyana Martínez, Colaboradora de Auditool)
Fuente: http://www.corporatecomplianceinsights.com 


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