La falta de controles internos no es una opción. Las pérdidas surgen como consecuencia de irregularidades o se imponen multas a las empresas, especialmente en las empresas públicas, cuando la administración no ejerce el debido cuidado y una supervisión adecuada de los empleados.

La bolsa de valores de los Estados Unidos (Securities and Exchange Commission (SEC)) multó a una organización que no sancionó a los empleados que se comportaron incorrectamente. El caso muestra la responsabilidad de las empresas cuando se trata de prevenir y detectar faltas de conducta y realizar los controles. En este caso, una compañía fue acusada porque tres de sus empleados colectivamente gastaron más de US$ 600,000 en gastos de representación en un esfuerzo por cumplir con metas financieras a través de la generación de negocio de corretaje. Empleados y supervisores fueron acusados de violar leyes de valores. La SEC establece que los supervisores de estos empleados no los supervisaron para prevenir la mala conducta y una vez establecido, no los sancionaron en la misma proporción de la falta cometida.

La cuestión aquí es la forma en que estos gastos extravagantes fueron registrados en la contabilidad sin que los encargados vieran un indicador de fraude. Algunos de los gastos realizados incluyeron viajes a destinos como Europa, las Bahamas, el Caribe y la Florida, a menudo por avión privado. Los gastos de los ejecutivos como las comidas y alojamiento en hoteles cinco estrellas, asistencia a carrera de coches con las clases de conducción, del entretenimiento para adultos y, aproximadamente, US$ 50.000 fueron aportados para la despedida de soltero de uno ejecutivos en Miami.

¿Cómo descubre la SEC estos ilícitos? ¿Fue porque un contador expresó sus inquietudes acerca de estos gastos tan exorbitantes? Ser voluntariamente ciego está en contra de las normas profesionales y socava la confianza otorgados a los contadores públicos. La Declaración de Normas de Auditoría SAS 78 “Examen de Control Interno en una Auditoría de Estados Financieros”, que modificó el 55 SAS incorpora la crítica común de los elementos de los sistemas de control interno en el Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Comisión (COSO). COSO define el control interno como un proceso diseñado para proporcionar garantías razonables en relación con el logro de los objetivos de los estados financieros fiables, eficaces y eficientes asi como las operaciones ceñidos al cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables.

Al contador forense se le sugiere que cuando comience un examen, primero debe revisar y evaluar la adecuación y la eficacia del sistema de control interno. Si se descubren las zonas donde los controles internos son inadecuados, se debería ampliar el ámbito de aplicación de examen para determinar si existen preocupaciones de seguridad y solidez y pruebas más contundentes deben recaudarse para asegurar la eficiencia del control interno.

 Un conjunto de procedimientos de control interno es fundamental en cada organización o de otra índole, la mitigación de los factores que ayudan a salvaguardar los activos, asegurar el cumplimiento de las políticas de la compañía, y promover la eficiencia, y garantizar la publicación de información financiera fiable. La eficiencia es el logro o la capacidad de llevar a cabo un trabajo con un gasto mínimo de tiempo y esfuerzo, o para obtener el mejor resultado al menor costo.

La administración debe establecer el tono de gestión en una organización, contar con un Código de Ética y supervisar el cumplimiento de las normas éticas que deben ser publicadas y de conocimiento general de todos los empleados de la organización.

Un medio práctico de identificación de riesgos potenciales o los puntos débiles es el uso de la gestión es seguir la dinámica de las aseveraciones de los responsables de la informaciones financiera en cuanto a:

(1) Existencia o ocurrencia,
(2) Integridad,
(3) Derechos y obligaciones,
(4) La asignación,
(5) La presentación y divulgación.

Control de las políticas y procedimientos diseñados para compensar tales riesgos se clasifican de la siguiente manera:

(1) Autorización,
(2) Correctamente diseñados registros,
(3) La seguridad de los activos y los registros,
(4) La segregación de funciones incompatibles,
(5) Periódicos conciliaciones,
(6) Las verificaciones periódicas
(7) Examen analítico,
(8) La preparación oportuna de los informes financieros de conformidad con los principios contables generalmente aceptados.

Las organizaciones pierden millones debido a fraude perpetrado por la falta de controles internos o factores atenuantes cuando el costo de la aplicación de los procedimientos internos supera los beneficios, especialmente en las pequeñas organizaciones. Pasos sencillos, como la autorización adecuada segregación de funciones y hacer visible un ahorro en los costes. No permita que el mismo empleado que está en condiciones de cometer fraude y ocultarlo desempeñe funciones que generen un crimen de oportunidad.

Consuelo Herrera, CAMS, CFE, CP 

Especialista Certificado en Anti Lavado de Activos, Examinador Certificado de Fraude y Contador Público. Graduada en el 2006 de University of South Florida en los Estados Unidos y de las Universidades Central y Católica de Colombia en Bogotá.