Antecedentes de la empresa

Una empresa dedicada a la venta de refacciones automotrices con 335 sucursales en 20 ciudades de los Estados Unidos. Facturación anual 115 M USD.

Hallazgos

La compañía, para realizar el pago a sus proveedores, tenía la práctica de elaborar cheques de manera manual y de enviar los mismos por correo para que fueran cobrados por el proveedor.

Había elaborado cheques a dos proveedores por importes de $145,000 USD y $183,000 USD respectivamente.

En la elaboración de la conciliación bancaria del mes, los cheques emitidos fueron identificados como cobrados en el estado de cuenta.

Dos meses después los dos proveedores llamaron a la compañía solicitando el pago de las facturas por sus servicios, ya que presentaban vencimiento de más de 60 días. Se verificaron los libros y se tenía registrado el pago a estos proveedores.

Se solicitó información bancaria a la institución correspondiente y la documentación proporcionada reveló que los cheques enviados a los proveedores fueron falsificados en la sección relativa al beneficiario y fueron cobrados por personas no identificadas.

Impacto

Pérdida de $328,000 USD por falsificaciones de cheques en el pago a proveedores.

Consecuencias

La mejor práctica recomienda evitar la utilización de cheques para pago a proveedores, así como no elaborarlos de manera manual y utilizar medios impresos (impresoras) para su elaboración y que los mismos sean recogidos en las instalaciones de la compañía por personal autorizado del proveedor. Las transferencias electrónicas son una opción más segura para realizar el pago a proveedores.

La Compañía cambió sus políticas y procedimientos en la elaboración de cheques y limitó el uso de los mismos para pagos específicos y situaciones excepcionales y migraron sus operaciones de pagos al sistema de banca electrónica, con sus debidos controles.

La Compañía informó a la Policía y las autoridades correspondientes para poder encontrar los culpables del desfalco. La Policía inició una investigación pero no fue exitosa.

Tomado de: Martín Ghirardotti y John Milner, “Falsificación de cheques”, La Auditoría Interna y la Prevención del Fraude [e-book], Kreston CSM, 2013, pp. 20-21.

      John Milner              

     Martín Ghirardotti                                       

Fuente: http://www.revistadelfraude.com

El anterior artículo cuenta  con la autorización original de la Revista de Fraude de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados,ACFE Capítulo México, donde se realizó la publicación primaria, y se autorizó su publicación en www.auditool.org