Al realizar una auditoría de estados financieros, se deberá obtener la certeza razonable de que los estados financieros tomados como un todo, están libres de errores importantes.

Estos errores en los estados financieros podrían surgir como resultado de un fraude o error. Por ello, es relevante precisar la diferencia y evaluar tales errores, así como el fraude cuando es intencional y los errores no intencionales.

Un error se refiere a los errores importantes no intencionales en los estados financieros, incluyendo la omisión de una cantidad o una revelación por medio de notas, que podrían incluir: 

• Un error en la aplicación de las políticas contables en relación con la medición, reconocimiento, clasificación, presentación o revelación.
• Una estimación contable derivada de la omisión o descuido, o mala interpretación de los hechos.

El fraude se refiere a un acto intencional de una o más personas, dentro de la administración, dirección o con los empleados o terceros, que involucra el uso del engaño para obtener una ventaja. 

La auditoría no garantiza que se detectarán todos los errores importantes, debido a factores como: el uso del juicio, de pruebas, de las limitaciones implícitas en el control interno y del hecho de que mucha de la evidencia disponible para el auditor es persuasiva y no concluyente. Por estas razones, sólo puede tenerse la certeza razonable de que se van a detectar los errores importantes en los estados financieros. El hecho de que una auditoría se lleve a cabo, puede actuar como un freno, pero el auditor no es responsable ni puede considerársele como tal de la prevención de un fraude o error. 

A continuación, se describen algunas características del fraude:  

• Información financiera fraudulenta que involucra errores importantes, incluyendo omisiones de cantidades o revelaciones en los estados financieros para engañar a los usuarios de los estados financieros.
• Poco cuidado u omisión de los controles por parte de la administración.
• Administración de ganancias para engañar a los usuarios de los estados financieros influenciando su percepción en cuanto al desempeño y rendimiento de la entidad. Esas situaciones podrían ocurrir cuando la gerencia desee maximizar el desempeño basado en compensaciones, inflando ganancias para garantizar un préstamo bancario o minimizar las obligaciones fiscales.
• Apropiarse, indebidamente, de activos que involucren el robo de activos de la entidad.
• Incentivos o presiones de fuentes internas o externas para cometer un fraude. Podría existir una oportunidad percibida de emitir información financiera fraudulenta o apropiarse, indebidamente, de activos cuando una persona considere que se pueden omitir o hacer caso omiso de los controles internos.

La principal responsabilidad de la prevención y detección de fraudes, recae en la directiva de una entidad que es garantizar la vigilancia estricta de la administración, que la entidad establezca y mantenga un control interno para lograr la certeza razonable, en relación con la confiabilidad de la información financiera, la efectividad y la eficiencia de las operaciones, así como el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. 

Es responsabilidad de la gerencia de administración imponer un control estricto para la prevención de fraudes, que pueda reducir las oportunidades de que se cometa el fraude y un freno que podría persuadir a las personas de cometerlo, debido a la probabilidad de detección o castigo. Esto involucra la creación de una cultura de honestidad y comportamiento ético. Además, es  responsabilidad de la gerencia establecer un ambiente de control y mantener políticas y procedimientos, para ayudar al logro del objetivo de asegurar, a la brevedad posible, la conducta ordenada y eficiente del negocio de la entidad. 

La administración de las entidades, debe tener conocimiento de las actividades que realiza, del ambiente de control y de vigilar los controles internos existentes, con respecto a:  

• La forma en la que los directivos ejercen la supervisión del proceso de administración para  identificar y responder a los riesgos de fraude, y los controles internos que ha establecido la gerencia para prevenir y detectar riesgos.

• El proceso administrativo de identificación y respuesta ante riesgos de fraude, incluyendo un riesgo específico que la gerencia ha identificado o saldos contables, clases de transacciones o revelaciones donde es posible que exista el riesgo de fraude.

• Las cartas a la gerencia y a los directivos,  en relación con los procesos para la identificación y  respuesta a los riesgos de fraude.

• La comunicación de la gerencia a los empleados, en caso aplicable, en relación con su perspectiva acerca de las prácticas de negocios y del comportamiento ético.

Aunque el enfoque de la gerencia respecto a la evaluación de riesgos varía entre una entidad y otra, el hecho de que la gerencia no haga una evaluación del riesgo de fraude en algunas circunstancias, puede indicar la falta de importancia que esta dirección le da a los controles internos. En entidades donde la administración está a cargo del propietario, la gerencia puede ejercer una supervisión más efectiva que en las entidades de mayor tamaño. 

Los procedimientos de análisis y revisión pueden incluir el cambio en la naturaleza, tiempo y  dimensión de los procedimientos para obtener evidencia que sea más confiable y relevante, o bien, obteniendo información más susceptible a corroboración. Esto se logra mediante: 

• La observación física o inspección de ciertos activos.
• El uso de técnicas por computadora para recolectar más evidencias sobre los datos contenidos en las cuentas importantes o archivos de transacciones electrónicas.
• La obtención de evidencia, de las altas ganancias y de los errores de corte, en el registro de las ventas.
• El uso extendido de la confirmación externa para confirmar los términos de las actividades comerciales.
• Los procedimientos analíticos más detallados, con respecto a la información financiera.

Como parte del ambiente y de las actividades del control interno, es importante tener presente que en las entidades deben existir aspectos como los siguientes: 

• Tener por escrito los principios de integridad y valores éticos de la organización.
• Tener por escrito los procedimientos para la búsqueda, selección y contratación del personal, programas de capacitación continua y evaluaciones periódicas del personal.
• Que se difunda en la compañía un interés de la alta gerencia por el buen funcionamiento del control interno.
• Que la estructura de organización de la compañía sea adecuada al tamaño y a la naturaleza de las operaciones de la compañía.
• Que los cargos más altos de las compañías sean cubiertos por el personal con la competencia, capacidad, integridad y experiencia profesional suficientes.
• Que existan procedimientos para la selección, promoción, capacitación, evaluación, compensación y sanción del personal.
• Que la entidad cuente con un análisis de riesgos considerando los objetivos de la organización y las fuentes de los probables riesgos.
• Que se definan procedimientos de control para cada uno de los riesgos significativos identificados.
• Que ninguna persona tenga el control absoluto sobre todos los aspectos claves de una operación.
• Que la autorización, aprobación, procesamiento, registros, pagos o recepción de fondos, revisión y supervisión, custodia de fondos, valores o bienes de las operaciones y transacciones estén asignados a diferentes personas.
• Que exista un flujo de información adecuado entre las distintas áreas de la organización.
• Que exista por escrito la estructura del sistema de control y de todas las operaciones y transacciones significativas de la organización.
• Que las operaciones y transacciones sean registradas en forma apropiada y oportuna.
• Que existan restricciones para el acceso a los recursos y registros sólo al personal especialmente autorizado.
• Que estén definidos los informes periódicos que debe remitirse a los distintos niveles internos para la toma de decisiones.
• Que la supervisión enfatice la práctica de la responsabilidad de los directivos y otros, con funciones de supervisión por el funcionamiento del sistema de control interno.

Conclusión 

Hoy en día, diseñar y establecer controles internos es de suma importancia. Es decir, los accionistas, el consejo de administración, los comités y directivos de las entidades, deben estar al pendiente de que existan políticas y procedimientos adecuados y suficientes con respectoa los riesgos de fraude, así como, dar seguimiento a una vigilancia permanente mediante reportes que se emitan de las diferentes áreas de las entidades, en las de ventas-mercadotecnia, producción-planta, administración y finanzas, enfocándose en las actividades más importantes que realizan las entidades: efectivo, cuentas por cobrar, inventarios, ventas, compras, etcétera.   

C.P.C. Roberto Escobedo Anzures

Socio de HLB Lebrija Álvarez y Cía.

Fuente: Revista Contaduría Pública www.contaduriapublica.org.mx del Instituto Mexicano de Contadores Públicos www.imcp.org.mx