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ISSN IMPRESO: 2665-1696 - ISSN ONLINE: 2665-3508

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Cuantas veces nos hemos preguntado ¿cómo puedo asegurar que mi empresa se encuentra fuera de peligro ante los fraudes? Por experiencia hemos constatado que existen diez reglas básicas de control interno que prevén o disminuyen las posibilidades de un delito como ese.

1.   Conciliaciones bancarias diarias. El 80 por ciento de las operaciones de una empresa recaen en ingresos y egresos, por lo cual, controlar en forma diaria estos movimientos, es un gran avance, en nuestra cultura empresarial debemos quitarnos la idea, que las conciliaciones bancarias las tiene que elaborar el contador, al final de cada mes. Recuerden, no basta con que nuestra secretaria pida al banco los saldos de las cuentas de cheques o inversiones.

2.   Manejo de “cortes diarios de operación”. A nuestros clientes les comentamos que si en una panadería hay cortes de caja diarios, por qué en una empresa no se realizan. Sugerimos aplicar tres tipos de cortes:

a) El de caja y cuentas por cobrar.
b) El de cuentas por pagar.
c) El de inventarios. 

3.   Inventarios selectivos y/o cíclicos. En la gran mayoría de las empresas no se llevan a cabo inventarios de mercancías, por “no parar la operación” o por el costo que esto representa, sin embargo con base en un muestreo de los productos de mayor valor o movimiento, se pueden establecer en forma selectiva, que nos dará la pauta donde se requiere mayor supervisión. 

4.   Cortes de formas. Es un complemento a los cortes de operación y consiste en llevar un control diario de folios de facturas, notas de crédito, cheques, pólizas, recepciones de compra, tiras de cambio y devoluciones. Esta medida nos previene del mal uso de los documentos en forma interna.  

5.   Confirmación de saldos de clientes y proveedores. Permite asegurar que los pagos de los clientes fueron aplicados en forma correcta, es frecuente que el receptor de cobros en efectivo no los registre, quedándose con el efectivo, y después de varios meses, resulta que el cliente no acepta sus adeudos. Como medida complementaria se sugiere se implante la entrega de recibos foliados.  

6.   Arqueos de cartera y cuentas por pagar. Periódicamente es necesario llevar a cabo una revisión documental de las cuentas por cobrar de clientes y los pasivos de los proveedores, nos llevaremos sorpresas de encontrar facturas pendientes por pagar y que no fueron registradas en la contabilidad. Como complemento es conveniente que se concilien saldos de clientes y proveedores de los sistemas administrativos y de contabilidad. 

7.   Investigación del personal. Es importante saber con quién trabajamos y se sugiere completar los expedientes del personal y aplicar un estudio socioeconómico. 

8.   Revisión de deudores diversos. Se aconseja que cada mes se revisen las cuentas de deudores diversos y gastos a comprobar y evitar doble reembolso de pago de facturas, así como el seguimiento de la comprobación de gastos. 

9.   Revisión de nóminas. El gasto más importante en una empresa son los sueldos, por lo que revisar este rubro permite asegurar que no haya aviadores, pago de sueldos a favor de persona, pago de percepciones adicionales sin autorización de la administración. 

10.  Revisión de pagos de impuestos. Este concepto implica el manejo de dinero, en ocasiones nos llevamos sorpresas al conocer que el reporte recibido de pago de impuestos no coincide con el registro contable, sugerimos que se elabore un resumen de pago de impuestos por concepto y periodo.

Nuestra aportación es enunciar las reglas básicas, por lo que para cada empresa se sugiere complementarlo de acuerdo con sus situaciones específicas.

 

C.P.C. Gerardo López Nájera

http://www.exonline.com.mx

 


Comentarios   

+2 #2 Martha Urrutia Sias 01-01-2012 17:34
Es de gran ayuda, sus publicaciones sobre todo estos puntos de control interno ....muchas gracias
0 #1 Roberto Carlos Vélez 23-09-2011 11:44
Buen dia señores, es muy practico las observaciones dadas en los 10 puntos,
pero quiciera consultar como se puede llavar mas control en la direccion operacional de un negocio que es de importaciones y todos los dias el nivel de operacion es muy elevado.

Att:

Roberto Vélez

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