Control Interno

Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

Un tema que, por lo novedoso y reciente en algunas jurisdicciones, empieza a ser motivo de consulta por parte de la alta administración, los contadores y, por supuesto, los auditores, es el de la preparación y presentación de informes de gases de efecto invernadero (GEI)^[1]. Los organismos reguladores y otros terceros esperan que las divulgaciones en relación con las emisiones de GEI permitan garantizar:

• Informes externos oportunos, confiables, comparables y consistentes sobre las emisiones de GEI basados en un enfoque contable alineado con los informes financieros.
• Controles y sistemas sólidos, de tal manera que la divulgación de las emisiones de GEI sea verificable y pueda estar sujeta a una garantía externa e independiente.
• Información confiable sobre las emisiones de GEI para su uso en la fijación de precios del riesgo climático, así como en la respuesta a la fijación de precios del carbono en forma de un gravamen o impuesto directo (lo que algunos gobiernos están utilizando para lograr reducciones de emisiones de GEI).

Estos informes son documentos que recogen la cantidad de gases que contribuyen al calentamiento global que se emiten o se absorben en un territorio y un periodo determinados. Además, son importantes para evaluar el impacto de las actividades humanas sobre el clima y para diseñar estrategias de mitigación y adaptación.

También, proporcionan una base científica sólida para la toma de decisiones políticas, la formulación de estrategias, así como la sensibilización y educación sobre la urgencia de actuar para reducir las emisiones y proteger el planeta.

La preparación de informes GEI requiere que los datos empleados se recopilen dentro de una estructura de control y un entorno sólidos. Esto ayudará a preparar a las organizaciones para la notificación y garantía de emisiones de GEI. Así mismo, proporcionará confianza en la información sobre emisiones de GEI, que se incorporará en la planificación estratégica y financiera, la asignación de capital y la gestión del rendimiento.

Dada la urgencia de disminuir las emisiones de GEI y mejorar las divulgaciones relacionadas con el clima, los profesionales de contabilidad y finanzas, en particular los auditores, deben aplicar su experiencia en las siguientes áreas clave:

• Liderar las evaluaciones de riesgo y materialidad climática y de sostenibilidad para identificar dónde enfocarse.
• Asociarse y colaborar con colegas operativos y de sostenibilidad para conectar los procesos e información financiera y de sostenibilidad.
• Manejar los datos de emisiones de GEI de manera similar a los datos financieros incorporándolos en los procesos, sistemas, políticas y decisiones pertinentes.
• Recomendar ampliaciones de los sistemas existentes de planificación financiera y de recursos empresariales (ERP) para capturar y conectar datos financieros y de emisiones.
• Ampliar el entorno de control interno existente y la base de pruebas para capturar datos confiables y verificables de emisiones de GEI de diversas fuentes.

Por su parte, las organizaciones deben tener en cuenta las siguientes líneas de acción para producir informes de GEI^[2]:

• Realizar las evaluaciones de riesgo y materialidad

En ciertas jurisdicciones, las Normas de Divulgación de Sostenibilidad de las NIIF y la legislación relacionada con los informes sobre el clima y la sostenibilidad requieren evaluaciones de riesgo y materialidad. Estas son cruciales para la contabilidad y la presentación de informes de emisiones de GEI, ya que determinan qué problemas abordar, medir y rastrear a través de las emisiones de GEI alcance 1 (emisiones directas generadas por la organización), alcance 2 (emisiones indirectas basadas en el consumo de energía comprada) y alcance 3 (emisiones indirectas derivadas de los impactos de la organización en la economía en general). También, es crucial para la contabilidad informar acerca de las evaluaciones del riesgo y las oportunidades climáticas. Si bien puede haber diferencias en los requisitos exactos de estas evaluaciones, su importancia es la misma.

• Informe al comité de auditoría y su aprobación

Dada la importancia de las evaluaciones de riesgo y materialidad, es esencial informar el resultado de las evaluaciones al comité de auditoría y obtener su aprobación. De esta manera, se comprenden las fuentes clave de emisiones de GEI, y la junta supervisa los riesgos y oportunidades materiales, así como la información divulgada sobre estos. La aprobación de las fuentes materiales de emisiones de GEI es fundamental porque el resultado de estas evaluaciones determinará si las actividades e inversiones futuras para cambiar y descarbonizar el modelo de negocio será la base de la información sobre emisiones de GEI.

• Definir políticas, procesos, indicadores e información relativa a GEI

Resulta importante, a partir del resultado de las evaluaciones de riesgo y materialidad, definir qué KPI relacionados con el clima rastrear y qué datos recopilar. Debe haber un manual de políticas, procesos y datos de GEI que defina datos, fuentes, las unidades en las que debe medirse, qué funciones tienen algunos departamentos en la recopilación de datos y cuáles son los requisitos de evidencia documental. Esto permitirá obtener datos homogéneos y repetibles de emisiones de GEI en el mismo ciclo que los datos financieros, que la organización a nivel de grupo y entidad, y luego, las partes interesadas externas, puedan usar y comprender.

• Capacitación en métodos de recopilación de datos y requisitos de evidencia

El trabajo debe incluir capacitación en recopilación de datos y requisitos, metodologías y controles de evidencia. Los profesionales de finanzas y contabilidad generalmente comprenderán los requisitos del proceso y el sistema, pero es posible que tengan que familiarizarse con las fuentes de datos de emisiones de GEI, las metodologías, los cálculos de medición y su confiabilidad. Los profesionales en temas de sostenibilidad podrían ser expertos en datos de emisiones de GEI de la organización, pero posiblemente no en el proceso de presentación de informes corporativos y cómo aplicar herramientas como el Marco Integrado de Control Interno de COSO a los datos de emisiones de GEI, por lo que un trabajo colaborativo es particularmente importante.

• Ampliar el entorno de control interno existente para cubrir los datos de emisiones de GEI

El entorno de controles internos debe ampliarse para abarcar los sistemas y procesos de recopilación, agregación y validación de datos sobre emisiones de GEI. Esto garantizará que, tanto el comité de auditoría, como los auditores y otros terceros puedan evaluar la calidad y la integridad de los datos recopilados, así como permitir un proceso de presentación de informes de fin de año más eficiente. Un entorno de control interno efectivo ayudará a dar confianza a la gerencia al usar estos datos para informar sus decisiones. Los controles a menudo se pueden automatizar, lo que mejorará la solidez y confiabilidad de los datos al minimizar, remediar posibles errores y reducir la carga al final del año. Una revisión por parte del comité de auditoría acerca de la efectividad de los controles sobre los datos de emisiones de GEI también debe incluir un informe de auditoría interna cuando exista tal función.

• Compartir conocimientos para mejorar la recopilación de datos y la presentación de informes

La recopilación y presentación de datos sobre las emisiones de GEI debe ser un proceso de aprendizaje continuo. Tener reuniones de seguimiento e intercambio de conocimientos ayudará a remediar posibles errores y a ampliar el conocimiento para mejorar la recopilación de datos y los procesos de presentación de informes. Debe considerarse la realización de evaluaciones de riesgo e importancia relativa y revisar las estimaciones, las conversiones de unidades y los factores de emisión de manera periódica.

Los resultados permitirán ajustar las políticas, los procesos, la documentación de datos y los sistemas de información de GEI para obtener información nueva que mejore el análisis y la presentación de informes internos y externos. En general, es importante no hacer que el enfoque sea más complicado de lo necesario para que sea útil para la toma de decisiones.

Aunque el tema por lo novedoso parezca algo distante del quehacer del auditor, es importante que en el actual entorno en que hay grandes preocupaciones por el medio ambiente, los profesionales tengan un conocimiento básico y se aproximen a las nuevas realidades mediante un profundo análisis y estudio. En particular, los auditores, en virtud de sus actividades, deben conocer y dominar los asuntos sobre los cuales adelantarán sus labores en un futuro cercano. De ahí la necesidad de profundizar en los asuntos ambientales y, especialmente, en los informes de GEI.

^[1] IFAC (30 de mayo del 2023). 8 Steps to Enhance GHG Reporting: a Roadmap for Accounting and Finance Professionals.  Disponible en: https://www.ifac.org/knowledge-gateway/preparing-future-ready-professionals/publications/enhancing-greenhouse-gas-ghg-reporting

^[2] Información adaptada de 8 Steps to Enhance GHG Reporting: A Roadmap for Accounting and Finance Professionals, disponible en: https://www.ifac.org/knowledge-gateway/preparing-future-ready-professionals/publications/enhancing-greenhouse-gas-ghg-reporting

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia.