Por: Marco Bonilla. Colaborador de Auditool
AMBIENTE DE CONTROL
- Es fundamental la participación del personal en la identificación de los valores corporativos.
- Perseverar en la identificación de los valores para fortalecer la cultura organizacional.
- Emplear los medios de difusión necesarios para promover e interiorizar los principios y valores corporativos.
- La Alta Dirección debe asumir plena y responsablemente el compromiso con el Sistema de Control Interno de la organización.
- La Alta Dirección debe involucrar la implementación del Sistema de Control Interno a otros niveles de la organización.
- El conocimiento, mediante la capacitación de la misión, visión, normas, planes, programas y proyectos en todos los niveles de la organización, es el referente primario y eventual a adelantar, como fundamento para sensibilizar y fortalecer la cultura de AUTOCONTROL.
- Se hace indispensable evaluar en qué medida el autocontrol se está reflejando en el ambiente organizacional.
- El interiorizar el compromiso, responsabilidad y sentido de pertenencia de los empleados en la organización propician intrínsecamente una actuación natural.
- Propiciar la generación de espacios en la organización para el diálogo, como medio para generar un ambiente organizacional respetuoso, abierto y de confianza, por cuanto los aportes de los funcionarios contribuyen a la toma de decisiones en la organización.
- La claridad y fluidez de la información en la organización propician comunicación asertiva y decisiones oportunas y responsables.
EVALUACIÓN DEL RIESGO - Para valorar los riesgos, implica que la organización los tenga plenamente identificados.
- Pero más que identificados, se requiere del conocimiento por parte de los funcionarios sobre la existencia de riesgos en el desarrollo de sus tareas.
- La participación de las dependencias en la formulación de acciones para el manejo de riesgos es una medida necesaria y fundamental.
- El conocimiento que deben tener los funcionarios sobre los planes para el manejo de los riesgos, es una tarea permanente de la organización, asociada a la implementación de las acciones previstas en el plan de manejo de riesgos.
AMBIENTE DE CONTROL - Cerciórese que la estructura organizacional responde a los objetivos, misión y procesos organizacionales.
- Establecer que la adaptación de la organización sea dinámica en función de los cambios internos y del entorno.
- Cotejar la oportunidad en la toma de las decisiones en la organización, así como la respuesta oportuna de la organización en la prestación de los servicios o producto.
- Identifique los principales instrumentos para la planeación organizacional y que exista una relación estratégica entre los objetivos de la organización con los programas, proyectos y planes operativos de cada dependencia.
- Es importante la activa participación de los funcionarios en la planeación de la organización.
- La adopción de mecanismos efectivos para el seguimiento de lo planeado, como indicadores, estadísticas, etc.
- Identificación clara entre los procesos misionales y de apoyo.
- Que existan mecanismos para la revisión y actualización de los procesos y procedimientos para mejorar la gestión.
- Establecer e identificar los puntos de control en los procesos.
- Que exista una clara e inequívoca designación de los responsables en la administración y ejecución de los procesos y procedimientos en la organización.
- La existencia de información básica y actualizada del equipo humano de la organización.
- Mecanismos oportunos en la atención a las diferentes situaciones de orden administrativo que requieren los funcionarios de la organización.
- La formulación y ejecución de planes de bienestar.
- Adopción y fortalecimiento de las competencias personales e institucionales a través del plan de capacitación.
- Garantizar la conservación, disponibilidad, consulta y seguridad de la información y que esté acorde con acto resolutorio vigente.
- Conservación de la memoria organizacional que permita ser la base para la adecuada toma de decisiones en la organización.
- Actualizar y formalizar los manuales de funciones, procesos y procedimientos, y técnicos, como protocolos de actuación de los funcionarios a todo nivel.
- Cuidar de dar participación a los funcionarios en la elaboración de los manuales de procesos y procedimientos, como manera de percibir los mejores aportes e interiorizarlos oportunamente en la dependencia correspondiente.
- Guardar coherencia de los diferentes manuales con el quehacer organizacional.
- El conocimiento y aplicación de los manuales por parte de los funcionarios es básico y obligatorio, razón por la cual las novedades que se sucedan deben ser interiorizadas y socializadas de manera inmediata.
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN - La capacitación a los funcionarios de la organización sobre tecnologías de la información
- Implementar la automatización de los procesos de la organización.
- Que exista coherencia de la información que fluye en la organización con sus propósitos y actividades.
- Que el desarrollo informático de la organización éste debidamente planeado.
- Que la organización tenga implementado mecanismos que garantizan la seguridad de la información.
- Tener certeza sobre la confiabilidad, oportunidad, integridad y precisión de la información como base para la toma de decisiones en la organización.
- El acceso para consultar la normatividad tanto general como específica de la organización debe ser dinámica y Sistematizada, igualmente socializada a todos los responsables y según sus competencias.
ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN - Diseñar instrumentos o herramientas actualizados para la autoevaluación de la organización, los cuales permitirán medir el cumplimiento de la gestión en su conjunto.
- La participación de los funcionarios en actividades de supervisión conducen al mejoramiento continuo de la gestión organizacional.
- Para el mejoramiento de la gestión institucional, los aportes, asesoría y acompañamiento de la Revisoría Fiscal, auditoría interna y externa, serán materia clave paras corregir desviaciones del control interno existente.
- Dichos aportes, de igual manera, deben ser considerados para establecer si el desarrollo de programas por parte de la Revisoría Fiscal y los organismos de vigilancia fomentan la cultura de autocontrol.
- Las recomendaciones de estos organismos de control serán siempre de seguimiento y de particular atención.
- El conocimiento sobre la existencia y funciones del Comité de Auditoría es un referente importante de todos y cada uno de los que hacen parte de la organización.
- Se requiere conocer la contribución de las propuestas que hace el Comité para el mejoramiento organizacional.
- La oportunidad de los planes de mejoramiento, la concertación con los responsables de las áreas o los procesos en la definición de los planes de mejoramiento y/o acciones correctivas es una tarea a realizar después de cada evaluación al sistema de control interno
- Establecer si los planes de mejoramiento y/o acciones correctivas, consideran las observaciones y recomendaciones de la Oficina de Control Interno y de los entes externos de control.
¡Hasta Pronto!