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Por: C.P. Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool

En un reciente artículo[1], Vicky Yu, Gerente de Cumplimiento y Calidad de Asia Quality Focus, comparte algunos aprendizajes en su experiencia con el tema del coronavirus, que pueden ser tenidas en cuenta por diferentes empresas.

Desde el brote de coronavirus en China a finales de diciembre de 2019, muchas empresas chinas o empresas multinacionales que tienen oficinas en China se enfrentan al estrés de las regulaciones gubernamentales y sus propios empleados. Frente a este panorama, plantea Vicky Yu, la necesidad esencial de que las empresas cuenten con un sistema de gestión de emergencias, pues si bien para una organización es imposible anticipar todos los riesgos potenciales, la creación de un sistema de gestión de emergencias ayudará a las empresas a estar preparadas organizativamente para responder a una emergencia, que es clave para evitar el pánico entre los empleados en primer lugar.

La existencia de un sistema de gestión de emergencias al interior de una organización  permitirá a los empleados saber a quién pueden contactar en una emergencia, quién es la primera persona responsable en una emergencia y el nivel de autoridad que tiene para responder a la situación. Menciona Vicky Yu que, dada la rapidez y dramática evolución de la situación del coronavirus, las empresas en China no tuvieron tiempo que perder en responder. Por ejemplo, si la decisión de comprar máscaras para los empleados de una compañía no se tomó rápidamente, podría no haber encontrado máscaras disponibles en el mercado.

Otro tema planteado en el artículo hace referencia a la regulación local. En muchos casos incluyen requisitos de gobernanza. Por ejemplo, el gobierno municipal de Shenzhen requiere que:

  • Toda empresa necesita tener un sistema para prevenir y controlar el virus en sus instalaciones con personal designado a cargo de la implementación y
  • La empresa necesita tener políticas para alentar a los empleados migrantes a trabajar desde casa.

Otros gobiernos provinciales tienen regulaciones similares que piden una gobernanza más fuerte durante la emergencia. Ahora bien, el brote de coronavirus no ha dejado suficiente tiempo para prepararse, y las acciones de las corporaciones han sido en su mayoría reactivas de acuerdo con las regulaciones gubernamentales. Por lo tanto, conocer las últimas regulaciones nacionales y locales es clave para programar y planificar los cambios para el negocio y para asegurar el cumplimiento.

Dentro de las medidas adoptadas por los gobiernos (central y locales), está el tema de la extensión de las vacaciones de Año Nuevo chino. Para algunas empresas esto representó un desafío en cuanto a reorganizar los horarios de trabajo e informar a sus empleados.

El seguimiento de las regulaciones de los diferentes gobiernos provinciales y municipales hace que la situación sea aún más complicada. Debido a que el virus ha afectado a varias provincias y ciudades de manera diferente, cada nivel de gobierno tiene sus propias maneras de abordar el tema. Por ejemplo, la provincia de Hubei básicamente detuvo el transporte público, así como viajar a Hubei desde otras provincias; Las provincias de Jiangsu, Shanghai y Guangdong anunciaron que las empresas no pueden reanudar el trabajo antes de ciertas fechas previstas. En otros casos, por ejemplo, las empresas de Shenzhen, en la provincia de Guangdong, deben demostrar que tienen recursos adecuados (como máscaras y alcohol médico) y un sistema de emergencia para hacer frente al brote.

Atender el cumplimiento normativo requiere gran atención, especialmente para las empresas con sus principales funciones de cumplimiento y/o recursos humanos en países distintos de China, lo que representa un gran desafío para la auditoría. Para las multinacionales con oficinas en toda China, en el artículo se recomienda tener al menos una persona a cargo local de aprender todas las regulaciones locales, llenar todos los documentos gubernamentales y coordinar lo pertinente con el área de recursos humanos.

Hay organizaciones que prestan su apoyo a las empresas con inversión extranjera en China, tales como la Cámara de Comercio Americana (AmCham) en China y la Cámara de Comercio Británica en China, mediante publicaciones y asesoría.

Si bien nadie podría haber anticipado lo que un brote de virus significaría para las labores de cumplimiento, las anteriores reflexiones pueden contribuir a minimizar el daño que pueda tener para las empresas. La auditoría debe tener en cuenta estos sucesos para evaluar las estrategias de las empresas al respecto.

 

[1] https://www.corporatecomplianceinsights.com/risk-management-coronavirus/

 

C.P. Iván Rodríguez -  

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá D.C, Colombia


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