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Garantizar una gestión de riesgos efectiva en cualquier organización es esencial y fundamental para el éxito de la organización. La comunicación se constituye en un elemento vital al gestionar el riesgo. A continuación, algunas consideraciones en relación con el rol de la comunicación en este tema.

Los fundamentos de una efectiva comunicación de riesgos

Una exitosa comunicación al interior de una organización opera tanto por vías formales como informales. Su naturaleza específica depende del tamaño de la organización y la naturaleza de sus actividades, pero en todos los casos, son importantes para transmitir el tono de la dirección y los problemas clave de riesgo. En ocasiones, la complejidad de las estructuras puede hacer la comunicación algo lenta e incluso, llegar a afectar la agilidad de la organización en el tratamiento de problemas de riesgo. Ahora bien, las líneas informales de comunicación, incluidas aquellas que operan entre la función de riesgo y altos ejecutivos y miembros de la junta, también son esenciales para una exitosa administración del riesgo.

Una comunicación efectiva en torno al riesgo requiere una mezcla de aspectos formales e informales, cada uno de los cuales complementa y apoya al otro para permitir una gestión de riesgos efectiva en la organización. Es importante asegurar que los aspectos formales, tales como comités y estructuras de informes funcionan según lo previsto para transmitir y permitir que el personal actúe sobre información de riesgo apropiada. Respecto de los aspectos informales, hay que considerar que la naturaleza de la comunicación informal para la gestión exitosa no debe ser vista como algo casual; esto requiere habilidades para construir relaciones con terceros.

Estructuras efectivas de comunicación

En cuanto a las estructuras formales, es importante que los comités reciban la información pertinente en el momento adecuado y mantengan las conversaciones correctas en relación con esa información, como apoyo a los objetivos estratégicos de la organización. Esto es particularmente útil en los comités de auditoría, de manera que la agenda de las reuniones sea dinámica y productiva

La actuación de ciertas personas, consideradas individualmente también puede influir en el proceso de comunicación formal. Tal es el caso de los directores de riesgos, ya que tiene ocasión de interactuar con gerentes de negocios, en ambientes formales, en los cuales ejecute acciones de evaluación de riesgos y se revisen las actividades o pruebas de control.

En organizaciones que no cuentan con un comité de riesgos, la creación de grupos de riesgo y cumplimiento facilita la gestión de estos temas. Posteriormente, pueden constituirse formalmente en comités. Es un medio de facilitar la comunicación de temas de riesgo a las diferentes unidades de negocio. Toda vez que los miembros que conforman estos grupos o comités desempeñan otros roles en el negocio y pudieran tener alguna limitación en el tema, es importante que están adecuadamente apoyados y cuenten con los recursos para llevar a cabo este papel.

La importancia de lo informal: construir relaciones

Las líneas informales de comunicación son un apoyo fundamental a las estructuras más formales de gestión de riesgos. De ahí la importancia de la construcción de relaciones a través de diferentes estamentos de la organización. El resultado es fortalecer la conciencia del papel de la administración del riesgo en toda la compañía, lo que se percibe en la ejecución de las funciones de los diferentes miembros. La construcción de relaciones es particularmente relevante para una comunicación efectiva entre el área de riesgo y miembros de la junta o directorio. Esto podría darle mayor visibilidad a la gestión de riesgos y hace que el tema se incorpore en la agenda de las reuniones de juntas y comités.

Asimismo, el fortalecimiento de las relaciones entre el área de riesgos y el personal de primera línea es importante para evidenciar los beneficios de la gestión de gestión, así como sus objetivos. Tales beneficios pueden ser mejores resultados en la actividad comercial día a día, así como en objetivos más amplios para la estrategia comercial o ayudar a asegurar recursos para mejorar la eficiencia en un área de negocios

La confianza juega un papel fundamental en la construcción de relaciones clave, para una efectiva comunicación. Se necesita confianza para que el personal se sienta capaz de acercarse al área de gestión de riesgos y poder plantear situaciones o posibles problemas en la práctica de dicha gestión. Es igualmente importante para reducir la probabilidad de que las críticas se tomen de manera personal y no empresarial. El uso de herramientas de evaluación de riesgo, puede contribuir en este proceso.

Conversar sobre riesgo

Es importante (y necesario) hablar de riesgos; no obstante, puede ser conveniente evitar un lenguaje demasiado técnico a ciertos niveles de la organización. Si bien las compañías cuentan con diferentes herramientas para la gestión de riesgos, procedimientos, mecanismos y software para uso del personal en sus funciones habituales, estos mecanismos suelen ser más efectivo cuando no se ven exclusivamente como gestión de riesgos, pues existe la tendencia a delegar estas actividades al área de riesgos. En lugar de usar terminología de riesgo, o referirse a una gestión de riesgos marco, los gestores de riesgos a menudo hablan con el personal de primera línea sobre cómo ser más eficiente o centrado en el cliente, o simplemente sobre la como mantener comportamientos y actitudes alineados con los valores corporativos. Esto es, el desarrollo de una cultura de riesgos.

No se trata de que las personas perciban que hay enfrentamientos entre áreas. Finalmente, todos forman parte de la misma compañía. Es importante reconocer la interacción entre las áreas de riesgo, cumplimiento y auditoría interna. En este propósito, es importante el lenguaje, de manera que se busque concertación y unidad de propósito, más que división. Hay que buscar un mayor reconocimiento comercial de cómo la gestión del riesgo sustenta la eficiencia de la organización.

En tanto los auditores comprendan esta dinámica en las relaciones entre diferentes áreas, así como la importancia de la comunicación por diferentes vías pero con el propósito de fortalecer el sistema de control, esto redundará en beneficio de la organización pues mejores serán sus aportes y será más fácil alcanzar los objetivos previstos, pues se tiene claridad de los riesgos a los que se está expuesto y como mitigarlos, si en los diferentes niveles hay la suficiente información y entendimiento del tema.

 

C.P. Iván Rodríguez -           

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá D.C, Colombia


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