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Por: Marco Bonilla. Colaborador de Auditool

La segregación de funciones, clave a la hora de controlar.

“La segregación de funciones no implica más controles, si no controles efectivos”.

“La segregación de funciones está orientada a evitar que una misma persona tenga accesos a dos o más responsabilidades dentro del sistema, de tal forma que pueda realizar acciones o transacciones que lleven a la consumación de un fraude o errores sin la posibilidad de filtros adicionales. Aunque el principal motivo que lleva a implementar un adecuado esquema de segregación de funciones es el cumplimiento con regulaciones, las compañías deben aprovechar este tema para mejorar su control interno y minimizar así los riesgos de fraude”.

¿Cómo hacerlo?, tenemos la creencia que entre menos deleguemos, más control podemos ejercer y muchos más recursos podemos ahorrar, pero esa falsa pretensión hace que con el tiempo lo barato salga caro ante el manejo ineficiente e irregular como se administra especialmente las empresas familiares o limitadas, al tener concentrando en pocos el control de la empresa.

Veamos como el segregar funciones no solo disminuye de manera considerable los trámites y procedimientos engorrosos en la compañía, si no que a la vez posibilita blindar a la organización a través de algo que el modelo actual de control interno enfatiza como es el AUTOCONTROL.

La segregación de funciones implica:

  • En primer lugar que la empresa disponga de un manual de procesos y procedimientos, así como un manual de funciones, donde todos y cada uno de los que hacen parte de la organización se le asigne y reconozca los diferentes roles que juegan dentro de la misma.
  • Que el recurso humano incorporado a la organización cuente con el perfil necesario para acometer con responsabilidad y calidad las labores a él encomendada.
  • Que todos y cada uno de los empleados de la organización distinga en donde parte sus funciones y responsabilidades y donde comienzan las de sus compañeros de grupo, área o proceso.
  • Todos los integrantes de la organización deben conocer el árbol de decisión de su empresa además del nivel jerárquico.
  • Todo el personal sin excepción debe conocer como punto de vinculación en la organización, su misión, políticas, valores y principios éticos.
  • Es claro que ninguna persona debe ser capaz de registrar, autorizar y conciliar una transacción y además la misma debe pasar por cuatro etapas claves como aprobación, ejecución, registro y custodia y a través de departamentos o unidades independientes.

Para poder identificar la distribución de funciones dentro de los procesos y procedimientos, se requiere diagramar las actividades del proceso e identificar los tipos y calidades de los controles para reducir aquellos que son inoperantes; generan mayores trámites y no aportan valor en términos de calidad y oportunidad.

Una vez se tenga identificadas las funciones de todos y cada uno de quienes intervienen en los procesos, así mismo será más fácil endilgar responsabilidades por la comisión de errores o pérdida del control.

A mi juicio, donde más debe existir segregación de funciones es:

Tesorería. Por ser el área más sensible, en razón al manejo de recursos monetarios y de valores, relacionado con los recaudos y desembolsos de la compañía.

Cartera. Dada su implicación de aprobación, gestión y cobro de cuentas a terceros.

Inventarios para la venta. Especialmente en las empresas de producción y distribución, ya que de su control y custodia depende uno de los activos más valiosos de la empresa.

Activos fijos. De su adecuado manejo dependerá el buen respaldo y patrimonio de la Compañía.

Nómina. La selección, incorporación, y pago del personal, garantiza contar con recurso humano adecuado, además identifica plenamente el o los responsables de emitir las novedades.

Contabilidad. Posibilita mantener información fiable y actualizada, y preservar la memoria institucional importante para la toma de decisiones acertadas.

Los sistemas de información automatizados. Hace que la información fluya con más rapidez, evita la comisión de errores y proporciona mayor control en la medida que esté segregada las funciones entre los operadores, los validadores, los consultores y quienes tienen la autorización de modificar dicha información.

Atención al cliente: Razón de ser de las organizaciones, implica las mejores calidades de los empleados en pulcritud, herramientas de información suficientes y fiables.

Así las cosas, es una acertada política de la organización comprender las responsabilidades; definir responsabilidades apropiadas; evaluar los recursos del personal para determinar las mejores prácticas; y apalancar la tecnología para apoyar una adecuada segregación de funciones a través de herramientas de monitoreo de acceso al sistema, flujos de trabajos automatizados entre otros.

 

Hasta Pronto,

 

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Marcbon/007  

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