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Por: Marco Bonilla. Colaborador de Auditool. 

Recibí en estos días, un correo que decía: FELIZ CUMPLEAÑOS RETARDADO!!!  y más adelante mi amiga se disculpaba por haber dejado pasar la fecha de mi cumpleaños; si no la conociera y no me hubiera dicho algo adicional, pues seguramente hubiera quedado perplejo con su trato.

Así mismo observemos como una coma (,) marca la diferencia de algún escrito:

“Si los hombres supieran lo valiosos que son, las mujeres se rendirían siempre a sus pies”.
“Si los hombres supieran lo valiosos que son las mujeres, se rendirían siempre a sus pies”

Es frecuente encontrar en la toma física de inventarios de Auditoria, descripciones como:

• Mesa de Juntas para directivos de cuatro patas y sin brazos.
• Silla y escritorio para gerentes con rodachinas y forrado en cordobán negro.
• Escritorio para secretaria de cuatro cajones y una gaveta grande.

Si bien resulta gracioso los ejemplos anotados, los informe de auditoría deben observar un rigor de elaboración que no solamente sean precisos, concisos, soportados y objetivos; sino que también obedezcan a reglas claras de ortografía, redacción y estilo; revestidos de calidad interpretativa y especialmente proactivos que no dé lugar a equivocaciones o malas interpretaciones, que ocasiona revisión y desgaste adicional y propiciando dilación y objeción sobre los resultados de la auditoria y el sustento de los hallazgos.

Tradicionalmente, la comunicación se ha definido como "el intercambio de sentimientos, opiniones, o cualquier otro tipo de información mediante habla, escritura u otro tipo de señales”.

De otra parte, se considera la información como la materia prima de las organizaciones para poder actuar y resulta vital tenerla en cuenta para la toma acertada de decisiones gerenciales.

Comunicación: Al referirnos a la comunicación gerencial, ésta juega un papel primordial en el sistema de control interno de una organización, ya que por sí sola presupone la coordinación en la divulgación y la interacción que se ejercerá para transmitir los planes, estrategias, políticas y demás instrucciones y tareas a realizar, a sus clientes tanto internos como externos.

Lo anterior invita a que los profesionales y en especial los que desempeñamos funciones de auditoría y control, a que revisemos y fortalezcamos nuestras competencias comunicativas, dada cuenta que a través de éste medio (INFORMES) es que la Auditoria genera su mayor valor agregado, en términos de calidad y oportunidad. Dicho de otra forma, es de suma importancia que el auditor posea la capacidad de entendimiento, a fin de que pueda comprender el lenguaje que concierne a la materia objeto, en este caso la auditoria, llevándolo al campo de las relaciones de empresa, y que pueda por lo tanto actuar con idoneidad, lo que le posibilitará ocupar un espacio destacado en la comunidad y un augurio de éxito en su ejercicio profesional.

De tal suerte que además de lo dicho, no perdamos de vista las recomendaciones anotadas en el Video anterior sobre Informes de Auditoría, que menciona, entre otras:

  1. El gerente o representante legal en virtud de sus ocupaciones, nunca leerá un informe de más de tres páginas.
  2. En los informes ejecutivos, cuide de no señalar nombres o áreas responsables, limítese a identificar el problema, cuenta, requisito o norma.
  3. Los puntos que se presentan en el informe deben quedar organizados de mayor a menor importancia
  4. Buena ortografía y buena redacción, en las cartas y correos que enviemos, eso dice mucho de un profesional.
  5. Los informes detallados, hacen parte como anexo del informe ejecutivo, pero si deben ser dirigidos al responsable del proceso para su conocimiento y mejoramiento.
  6. Los informes de auditoría, no se puede endilgar responsabilidades ni actuar como juez, sugiriendo sanciones.
  7. Discutir (validar) el borrador del informe con las áreas responsables, antes de producir el informe final. Evite llevarse sorpresas.
  8. El informe es el valor agregado de la auditoría, su conformidad por parte de la entidad posiciona y reconoce la calidad de la auditoria.
  9. Todos los informes de auditoría deben ir numerados y fechados consecutivamente, con logo de la firma, organismo o área de control y radicados oportunamente en el área de destino.
  10. Los informes deben ser firmados o refrendados únicamente por el Jefe o líder de la comisión o equipo, quien como responsable de la supervisión del trabajo, revisara la calidad de los contenidos tanto de correspondencia enviada como de los informes parciales y finales.
  11. Revisar en varias oportunidades el contenido del informe, realice los ajustes y solicite que otra u otras personas del grupo lo lea y manifieste sus impresiones sobre el mismo.
  12. Todos los hallazgos descritos en los informes deben estar debidamente soportados en papeles de trabajo de la auditoria.
  13. Guardar en archivo y back-up los proyectos y definitivo del informe.
  14. La correspondencia en ocasiones se constituye en prueba sobre la omisión o negligencia de la administración de entregar cierta información.
  15. Utilizar las normas icontec en la preparación de los informes.

Recordemos que los informes de Auditoría son la expresión de una opinión profesional, en el que se materializa el resultado del ejercicio y contiene además del dictamen, la evaluación del control interno, el cumplimiento de las normas y procedimientos, y otros aspectos relacionados con la gestión y el periodo examinado, adicionalmente se comunican de manera oral y escrita.

Estos, además de tener como objetivo primordial, comunicar los resultados esperados, se obtienen mediante técnicas de auditoría, cuyo fruto será un hallazgo a considerar en términos de causa, efecto y recomendación, como valor agregado de la auditoría en cuestión.

De lo anterior se desprende, que sí no conocemos el origen o causa del hallazgo, estaremos limitados para hacer una recomendación coherente y apropiada sobre la actividad, registro, proceso o área auditada, lo cual imposibilitaría su mejoramiento; lo mismo sucede con el impacto o efecto del hallazgo, como quiera que la materialidad demanda mayor atención y gestión de los responsables e imprime mayor entendimiento sobre las consecuencia que se derivan de lo detectado.

En la última década la calidad de la información ha mejorado ostensiblemente, proporcionando unos datos con mayor precisión y agilidad, por lo que conviene mantenerse actualizado ante los cambios y avance de la telemática e informática.

Sin duda la tecnología ha contribuido a mejorar y agilizar enormemente la calidad del servicio, pero para el caso que nos ocupa, ha proporcionado controles adicionales y automatizados que bien direccionados proporcionan ventajas como las que a continuación se relacionan:

  • Videoconferencias.
  • Capacitación y socialización virtual.
  • Mayor cobertura de información a los usuarios o clientes.
  • Mayor divulgación de su imagen y servicios.
  • Facilidades en la atención y servicio al cliente.
  • Oportunidad en la consolidación y divulgación de informes oficiales.
  • Gran cantidad de puntos para pagos y transacciones.
  • Adopción de un solo lenguaje de comunicación.
  • Agilidad en los procesos.
  • Menos riesgo de error por operación manual.
  • Menos espacio físico en el archivo de documentación e información soporte.
  • Traslado de información en red de filiales y/o sucursales.
  • Limitación en la adopción de criterios sujetivos de sus operadores.
  • Menor desgaste operativo.
  • Controles inmersos en los procesos.
  • Controles automáticos.
  • Reducción de trámites.
  • Mayor seguridad. 
  • Validación automática. 
  • Información conocida por los clientes y usuarios. Extractos, historias laborales, 
  • Procesos estandarizados 
  • Gestión integrada y coordinada de los procesos administrativos y financieros.
  • Sistema de información único, confiable y actualizado.
  • Oportunidad en las decisiones 
  • Reducción de tiempos de ciclos de procesos por eliminación de tareas manuales
  • Reducción de trámites internos 
  • Manejo de información desde el sistema y no en papel
  • Registro de la información desde el área fuente.
  • Centralización del manejo de datos maestros.
  • Control de los procesos en línea y en tiempo real

 

Hasta pronto,

 

Marcbon/007  

E-MAIL:   

Blog: http://marcontrol.blogspot.com/ 


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