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La ética y el buen gobierno son indispensables

Por: Jim Deloach *

En el entorno cambiante de hoy en día, se necesitan dos características para lograr un éxito sostenible: la adaptabilidad y la conducta ética. En primer lugar, las organizaciones y culturas adaptables y ágiles tienen más probabilidades de mantener un rendimiento superior porque están mejor preparadas para anticiparse eficazmente al cambio.

Las organizaciones con culturas adaptables son proactivas, emprendedoras, creativas y están dispuestas a tomar riesgos prudentes. En segundo lugar, otra constante para triunfar en el dinámico mercado global actual es un compromiso inquebrantable con el comportamiento empresarial ético y responsable. Estos dos atributos posicionan a las empresas para afrontar el cambio con confianza.

La ética empresarial va más allá del código moral aprendido desde la infancia que nos permite diferenciar entre lo que es bueno y lo que es malo. La ética en los negocios se refiere a los principios de conducta que rigen una organización y a los individuos dentro de ella. Estos principios se definen a través de los comportamientos cotidianos de los gerentes y empleados, que crean una cultura en la que todos son capaces de observar las acciones y reacciones de la gerencia en respuesta a los eventos empresariales.

En los temas éticos, se deben focalizar las acciones observables, ya que estas tienen más contundencia que cualquier afirmación hecha por los líderes de una organización. Este enfoque, a su vez, lleva a una comprensión de cómo se espera que los individuos en toda la empresa se comporten en diversas situaciones. En esencia, la ética empresarial ayudar a establecer el tono directivo, así como el tono a nivel de los mandos medios. Ambos tonos deben estar alineados para asegurar un comportamiento basado en principios éticos.

Un código de conducta formalmente establecido y puesto por escrito transforma el comportamiento ético en algo más tangible y real al interior de una organización. Si bien el código ha sido considerado una práctica líder durante bastante tiempo en muchas empresas, ahora es un requisito de la Comisión Nacional del Mercado de Valores de Estados Unidos (SEC por sus siglas en inglés) y por las normas de cotización de las principales bolsas de valores. Adicionalmente, las compañías están obligadas a publicar su código en sus sitios web.

Dicho lo anterior, es interesante mencionar que incluso Enron tenía un código de conducta de clase mundial. De esto se puede inferir que las palabras significan poco por sí mismas. A continuación, se discuten algunos pasos sugeridos para que los Consejos y la gerencia puedan diseñar e implementar un código de conducta que sea más que una construcción lingüística.

Establecer el tono

El gobierno no consiste solo en normas y regulaciones. Se trata de la cultura corporativa y de la forma en que una empresa conduce sus negocios de una manera ética y responsable. El “tono directivo” es un término usado a menudo porque captura la esencia del compromiso con el comportamiento empresarial responsable, que parte desde el CEO. El equipo ejecutivo sigue el liderazgo de director que fomenta un ambiente ético fuerte en sus diversos tratos con empleados, clientes, proveedores, inversionistas, acreedores, aseguradores, reguladores, competidores, auditores y otras partes interesadas. Este comportamiento puede ser observado de manera directa o indirecta por muchos individuos dentro y fuera de la organización a partir de los reportes emitidos por los directores mismos.

En pocas palabras, tanto el proceso mediante el cual los altos ejecutivos toman decisiones como la manera en que las comunican e implementan, pueden tener un impacto tan importante en la organización y su cultura como el de las decisiones mismas.

Para preservar la reputación y la imagen de una marca en el mercado, es fundamental mantener una cultura abierta que potencie el comportamiento y las prácticas empresariales responsables en todos los niveles de la organización. Las políticas de una empresa especifican lo que el Consejo directivo y la Dirección desean que suceda; pero es la cultura de la compañía la que influye sobre lo que realmente ocurre, así como sobre las reglas que se obedecen, se evitan o se ignoran. Es por esto que un tono directivo eficaz es esencial para proporcionar a los empleados un marco para la toma de decisiones frente a las inevitables ambigüedades asociadas con las situaciones de negocios complejos.

Póngalo por escrito, pero no se detenga allí

Los códigos de conducta se escriben por dos razones:

  1. Establecer las expectativas de la organización con respecto al comportamiento ético y al cumplimiento normativo.
  2. Proporcionar a los empleados valores fundamentales y otras orientaciones en caso de que se encuentren en situaciones en las que la respuesta “correcta” no sea obvia.

Si bien un código escrito es ciertamente preferible, no hay evidencia de que la comunidad de inversores o el público en general considere que las empresas que han tenido un código durante muchos años son administradas de forma más ética que las empresas que solo hasta hace poco publicaron su código. La ausencia de un código escrito no significa necesariamente la ausencia de un compromiso con el comportamiento ético. Por otra parte, la existencia de un código escrito sin una infraestructura de apoyo para su aplicación no garantiza el compromiso de una organización con el comportamiento empresarial responsable, ni asegura que se responderá de manera ética cuando se presente un momento crucial.

El estilo de trabajo de los supervisores, la frecuencia y el contenido de las comunicaciones de la Dirección ejecutiva, la apertura y transparencia de los procesos de toma de decisiones, el énfasis en el cumplimiento de las leyes y reglamentos, la reacción de la dirección ante las violaciones éticas, y las prácticas y rutinas cotidianas de la organización dicen mucho más a los empleados sobre lo que representa una empresa y sobre los valores de sus líderes que la publicación de un código escrito. Aunque este formaliza ciertos aspectos del compromiso de la organización con el comportamiento ético y es parte integral del proceso de gobierno, no es una panacea ni un sustituto del compromiso que debe asumirse, en todos los niveles, para alinear los intereses personales con los de la empresa.

Fortalezca el código

La mayoría de las organizaciones encuentran que no existe un enfoque único para implementar un programa de ética empresarial. Para formular eficazmente un programa que haga parte de la toma de decisiones cotidianas de un empleado, sus elementos subyacentes deben reflejar el estilo operativo, el modelo de negocio y los aspectos únicos de la cultura de la empresa.

Normalmente, un código de conducta incluye lo siguiente:

  • Una declaración del CEO de que la organización está comprometida a realizar sus negocios con integridad de acuerdo con los más altos estándares éticos y a cumplir con las leyes, regulaciones, políticas internas y obligaciones contractuales aplicables. En un apartado adicional se puede enfatizar el manejo apropiado de los conflictos de intereses concernientes a las relaciones personales y profesionales. También, es posible incluir una declaración sobre cómo evitar actos ilegales específicos como, por ejemplo, publicidad engañosa, prácticas ilegales de precios, discriminación, acoso, etc.
  • Ejemplos prácticos de eventuales situaciones reales que proporcionen orientación para ayudar a aclarar cómo se debe aplicar el código en tales situaciones.
  • Una discusión sobre el papel que desempeñan las políticas, la estructura, la gestión de riesgos y los controles internos de la organización, y la responsabilidad personal, en asegurar el cumplimiento de los objetivos empresariales de la organización. Para las empresas multinacionales, esta discusión debe abordar las consideraciones internacionales pertinentes.
  • Reconocimiento de las responsabilidades de la compañía con los accionistas, empleados, clientes y otras partes interesadas. Por ejemplo, la administración y el Consejo tienen la responsabilidad de reconocer la importancia que tiene, para sus accionistas, la sostenibilidad de la empresa antes de tomar decisiones riesgosas.
  • Prohibición de conflictos de interés; por ejemplo, pedir prestado a la organización, aceptar regalos de clientes o vendedores, realizar transacciones con partes relacionadas sin aprobación, hacer contribuciones políticas, establecer relaciones con terceros no previstos, etc. Las relaciones o transacciones susceptibles de generar conflicto de intereses deben ser reportadas a una persona designada para su aprobación.
  • Prohibiciones y restricciones sobre el uso de información confidencial y privada, y respeto a los derechos de propiedad intelectual de los terceros.
  • Varias directrices corporativas, incluyendo políticas de gastos, políticas de uso de activos, due diligence de relaciones con terceros, políticas de vacaciones (donde la ausencia se considera un mecanismo de control), información privilegiada, presentación de declaraciones de impuestos personales, etc.
  • Responsabilidad de adherirse código, con requisitos para la rápida notificación interna de violaciones. El código debe especificar las consecuencias del incumplimiento de la política y de la conducta antiética, e incluir disposiciones para presentar un resumen de las violaciones al código ante un comité designado por el Consejo directivo.

Un código de conducta escrito se aplica a todos en una organización. En un mercado global, el código debe extenderse a los participantes externos como una condición para hacer negocios. También pueden establecerse cláusulas más detalladas para los ejecutivos en ciertas posiciones, estas pueden referirse a cualificaciones laborales y a responsabilidades específicas. Por ejemplo, la SEC (Comisión Nacional del Mercado de Valores de Estados Unidos) estipula que deben incluirse ciertas cláusulas dirigidas a los altos ejecutivos involucrados en la presentación de informes públicos.

Al escribir sus códigos, las empresas deben diferenciar las áreas que requieren una única aprobación (por ejemplo, la política de vacaciones) de las áreas que requieren una autorización emitida por el Consejo (por ejemplo, los conflictos de intereses).


Comunicar y divulgar el código
Las siguientes son sugerencias para comunicar y publicar el código:

  • Escriba el código de una manera que todos los empleados puedan leer y entender. Esto incluye publicar el código en varios idiomas, si es necesario, y considerar el nivel de educación y experiencia de los empleados.
  • Haga circular el código internamente a todos los empleados de manera regular (anualmente como mínimo). Exija que todos lo lean, entiendan su responsabilidad de cumplir con él y se comprometan a informar a través de los canales apropiados cualquier violación que observen.
  • Distribuya el código externamente a los inversores institucionales y otras partes interesadas. Publique el código en el sitio web de la compañía (por ejemplo, en las páginas de relaciones con los inversionistas) y en el informe anual de la compañía o, alternativamente, remita a los lectores al sitio web donde se publica el código.
  • Publique el código en las salas de descanso, en los manuales de los empleados y en otros medios de difusión apropiados. Realice regularmente un entrenamiento sobre el código dirigido a los empleados; este puede incluir, por ejemplo, refuerzos anuales, y orientación tanto para los nuevos empleados como para el personal experimentado.
  • Lleve a cabo “auditorías” periódicas para evaluar la comprensión de los empleados de los elementos clave del código. Plantee ejercicios como, por ejemplo, “dilemas éticos” basados en escenarios hipotéticos. Utilice los resultados de estas auditorías para evaluar la eficacia de las comunicaciones internas y de la capacitación. Solicite evaluaciones periódicas de cumplimiento a empleados específicos utilizando las cláusulas apropiadas del código.

Refuerce el código

Un código de conducta escrito articula los estándares esperados e inaceptables de comportamiento. Sin embargo, si carece de disciplina, pierde su sentido. El comportamiento ético resulta de la articulación clara de los estándares tanto en las comunicaciones provenientes de la administración como en la capacitación de los empleados. De esta manera, se garantiza que los empleados comprendan los estándares a través de reconocimientos escritos y que los refuercen todos los días en la práctica.

En caso de ocurrir trasgresiones, la gerencia debe tomar medidas disciplinarias oportunas. La experiencia ha demostrado que las organizaciones que no responden fuertemente a las violaciones de los valores básicos invitan a nuevas violaciones y corren el riesgo de fomentar un ambiente en el que la ética empresarial sólo existe en el papel. Esto no es suficiente ni aceptable. Las lecciones aprendidas tras tales violaciones deben ser comunicadas a los empleados y reforzadas a través de la capacitación. También, debe existir un mecanismo interno de presentación de informes para que los empleados hagan preguntas y denuncien violaciones éticas o en contra de la política de la empresa sin temor a recibir represalias.

A menudo, estos mecanismos de presentación de informes toman la forma de una “línea telefónica directa para garantizar la integridad”; aunque, por otra parte algunas empresas están creando sitios web para atender problemas y proporcionar a los empleados o actores externos que informan la opción de permanecer anónimos. Al utilizar estos mecanismos, la administración debe tener protocolos establecidos para manejar las violaciones reportadas de manera consistente, incluyendo el uso de asesoría legal, la coordinación con la aplicación de la ley y la pronta presentación de informes a la Dirección y al Consejo directivo.

La Dirección y el Consejo deben ser cautelosos al hacer exenciones a las disposiciones del código. Una exención puede ser una aprobación formal del Consejo obtenida de antemano o una aprobación de facto, post hoc, otorgada después de que una violación sea reportada. En ambos casos, se produce el mismo resultado: una disposición en el código de conducta se ha obviado en lugar de cumplirse y la exención debe informarse los inversionistas. Si se realizan cambios significativos al código de conducta, estos también deben comunicarse.

Resumen

Las expectativas éticas de los negocios han estado aumentando constantemente y las organizaciones deben cumplir con ellas. La Dirección ejecutiva y el Consejo necesitan garantizar que, sin importar cuán exigentes sean las expectativas de desempeño, los empleados se concentren en hacer lo correcto. Para que las empresas puedan afrontar el futuro con confianza, hemos discutido la importancia de establecer el tono adecuado para fomentar y mantener un comportamiento empresarial responsable, escribir el código de conducta, fortalecer el código, y difundirlo y garantizar su cumplimiento.

[1] Cuenta con más de 35 años de experiencia y es miembro del Equipo de Liderazgo de Soluciones de Protiviti. Asiste a las empresas en la integración de la gestión de riesgos con la gestión de rendimiento.

Recuperado de: http://corporatecomplianceinsights.com 


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