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Por: Thomas Fox* 

Una de las cosas buenas de escribir un blog es que a veces uno puede abordar un tema y tan solo dedicarse explorarlo. Aunque creo que a veces me dejo llevar cuando me adentro en una materia; sin duda, aprendo mucho al hacerlo.

El presente parece ser uno de esos casos. Esta semana al estudiar e investigar el escándalo de GlaxoSmithKline PLC (GSK), he encontrado que tiene mucho más que informar al profesional de cumplimiento. Así que voy a tratar de relacionar algunas de las principales lecciones aprendidas de la acción tomada sobre GSK China y a mostrarle cómo estas lecciones podrían ayudarle en el diseño, implementación o actualización de un programa de buenas prácticas de cumplimiento. Hoy quiero estudiar los controles internos, la auditoría y el monitoreo.

Una de las preguntas que GSK tendrá que afrontar durante los próximos años de investigaciones sobre sobornos y corrupción es: ¿cómo un presunto esquema de sobornos y corrupción a gran escala ocurrió en sus operaciones chinas? La suma ascendió a más de 500 millones, que casualmente fue el importe de la multa impuesta por el tribunal chino a GSK. El mercado médico chino es bien conocido por su propensión a la corrupción; lo que es evidente porque los enjuiciamientos de la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA [1]) están llenos de nombres de compañías estadounidenses que sufrieron corrupción en China. GSK parecía estar consciente de los riesgos de corrupción en este país. En un artículo de Reuters titulado “Cómo GlaxoSmithKline ignoró las señales de alerta en China [2]” , Ben Hirschler informó que la compañía tenía “más oficiales de cumplimiento en China que en cualquier otro país, excluyendo a los Estados Unidos”. Además, la compañía realizó hasta 20 auditorías por año en China, incluyendo una amplia encuesta de cuatro meses a principios del 2013. GSK incluso contrató a PricewaterhouseCoopers (PwC) como su auditor externo en China. Sin embargo, señaló, “los jefes de GSK fueron tomados por sorpresa por las acusaciones policiales de corrupción masiva que involucraba a agencias de viajes usadas para canalizar sobornos a médicos y funcionarios”.

Controles internos

¿Dónde estaban los controles internos apropiados? Podría pensarse que una empresa tan grande como GSK, que había pasado por una investigación anterior del Departamento de Justicia que resultó en cargos por comercialización fuera de la marca y en un consiguiente acuerdo de integridad corporativa, tendría tales controles implementados. Por otra parte, los tipos de esquemas de soborno en China eran bien conocidos. Los periodistas Jamil Anderlini y Tom Mitchell escribieron el artículo “El soborno en el tejido del sistema sanitario chino [3]” publicado en el Financial Times sobre cómo ocurre el soborno en la industria de la salud en China. Los autores citaron a Shaun Rein, consultor de Shanghai y autor de “El fin de lo barato en China [4]” : “Este es un problema sistémico y las compañías farmacéuticas extranjeras están en una encrucijada. Si quieren crecer en China, tienen que dar sobornos. No es algo opcional porque los funcionarios del ministerio de salud, los administradores de los hospitales y los médicos lo exigen”.

El artículo de Anderlini y Mitchell discutió los dos métodos principales para pagar sobornos en China: los incentivos directos y los indirectos e informó que: “Los informes anuales de los últimos años de media docena de compañías farmacéuticas chinas revelan que las compañías pagaron enormes sumas de ‘gastos de ventas’, incluyendo costos de viajes y tarifas para reuniones de ventas, mercadeo de ‘desarrollo de negocios’ y ‘otros gastos’. La mayoría de los desembolsos más grandes correspondieron a ‘los costos de viaje o de reunión y a los gastos de los equipos de ventas de las compañías’ que fueron, en cada caso, múltiplos de las ganancias netas de cada empresa el año pasado”.

Sería razonable esperar que los controles internos sobre los incentivos fueran diseñados para asegurar que todos los obsequios cumplan los criterios requeridos definidos e interpretados en las políticas de la empresa. Corresponde a un oficial de cumplimiento definir y aprobar los viajes, el entretenimiento, y los incentivos permitidos y no permitidos. También, los controles internos se derivarán de la definición o de los criterios establecidos por la empresa. Tales criterios incluirían la cantidad de la inversión; localizándola como un riesgo aumentado, que es el mayor riesgo reconocido en China. En este contexto, el experto en controles internos Henry Mixon ha sugerido los siguientes controles específicos:

  1. ¿Está la persona del nivel correcto aprobando el pago o reembolso?
  2. ¿Existen controles específicos (y documentos de aprobación) que garanticen que el incentivo tiene un propósito comercial adecuado?
  3. ¿Los controles relativos a los regalos son de índole preventiva, más que de detección?
  4. Si no se siguen los controles ¿se puede descubrir esta falla?

Lecciones de auditoría aprendidas

Siguiendo el punto cuatro de Mixon, ¿cuál puede o debe ser la respuesta de una empresa si los gastos de regalos, viajes y entretenimiento de un país se mantienen “fuera de los libros”? Es aquí donde la auditoría interna y los auditores externos son críticos. Hirschler citó una fuente anónima: “‘Usted revisará facturas y gastos, y todo parecerá legítimo’, dijo un alto ejecutivo de una de las principales firmas de contabilidad. El problema con el fraude ―si es un buen fraude― es que está bien escondido y cuando hay colusión a nivel superior; entonces, es muy difícil de detectar”. Jeremy Gordon, director de China Business Services dijo: “Existe una desconexión entre quienes toman las decisiones mundiales y quienes manejan las cosas en el terreno. Lo importante es identificar inicialmente las señales de alerta y, a continuación, buscar la información específica”.

Hay razones legítimas para celebrar conferencias médicas, tales como hacer que los médicos conozcan los productos y los últimos avances en medicina. Sin embargo, este propósito puede corromperse fácilmente. Hirschler citó a Paul Gillis, autor del Blog de Contabilidad de China: “Las agencias de viajes se utilizan como cajeros automáticos en China para distribuir los pagos ilegales. Cualquier empresa que no tenga a su departamento de auditoría interna vigilando todos los pagos hechos a agencias de viajes es negligente”. Sobre esta base, los auditores de GSK deberían haber mirado más de cerca los gastos de mercadeo y más particularmente, el dinero gastado en agencias de viajes. Hirschler escribió: “[Los expertos de auditoría, anónimos] dicen que una señal de alerta fue el gran número de cheques que se expedían a las agencias de viajes para enviar doctores a conferencias médicas; aunque esto puede haber sido oscurecido por el hecho de que la capacitación médica continua (CME [5]) representa una gran parte del mercadeo de medicamentos en la industria.

Otra cuestión para la auditoría es la relevancia (qué tan sustancial es un hecho). Si los auditores internos de GSK no sabían que no existe un estándar de la FCPA que indique qué tan sustancial es un evento, pudieron simplemente haber pasado por alto un gran número de pagos que, de hecho, entrarían bajo el procedimiento de gobierno de revisión de gastos elevados de la compañía. Además, si varios auditores estuvieron involucrados con más de una agencia de viajes, es posible que no hayan podido atar cabos con respecto a la totalidad de los pagos hechos a una sola agencia de viajes.

Seguimiento continuo

La lección final de hoy es el monitoreo. Como suele decir Stephen Martin, muchos profesionales del cumplimiento confunden la auditoría con la supervisión. El seguimiento es el compromiso de revisar y detectar problemas de cumplimiento en tiempo real y luego reaccionar rápidamente para remediarlos. Una de las metas principales del monitoreo es identificar y solucionar las brechas en el programa de manera regular y consistente. La auditoría es una revisión más limitada que se dirige a un componente específico del negocio, región o sector de mercado durante un período de tiempo determinado con el fin de descubrir y evaluar ciertos riesgos.

Aquí quiero enfocarme en dos tipos de monitoreo continuo. El primero es el monitoreo de relaciones, realizado por compañías como Catelas, con sede en Boston, a través de herramientas de software. Se informó en un artículo del Wall Street Journal (WSJ) titulado “Glaxo investiga las estrategias usadas para mercadear Botox en China [6]” que los correos electrónicos internos de GSK mostraron que los gerentes locales le indicaron al personal de ventas de la compañía en China que usara sus direcciones de correo electrónico personales para discutir estrategias de mercadeo relacionadas con el Botox. El software Catelas importa y analiza datos de comunicaciones, como correo electrónico, IM, telefonía y archivos de registro SMTP de sistemas como Microsoft Exchange Server y Lotus Notes. El software aprovecha análisis de redes sociales y algoritmos de ciencia del comportamiento para analizar estos datos de comunicaciones. Estas interacciones se utilizan para descubrir y exponer las redes existentes en las empresas y entre los empleados. Además, pueden descubrirse las relaciones entre los empleados y las partes externas, tales como usuarios de correo web privado, competidores y otras partes.

El segundo tipo de monitoreo es el monitoreo de transacciones. En términos generales, el monitoreo de transacciones implica la revisión de grandes cantidades de datos. El análisis se puede comparar con una norma derivada o bien de un estándar propio de las empresas o de uno aceptado por la industria. Si un desembolso, distribución u otro pago financiero realizado está fuera de la norma establecida, se crea una alerta que puede etiquetarse para realizar una investigación más profunda.

El fracaso de GSK en estas tres áreas ahora parece evidente. Sin embargo, las debilidades de la empresa pueden ser útiles para el profesional de cumplimiento, para evaluar el desempeño de su empresa en estas mismas áreas. Además, como en cualquier acción contra la corrupción, usted puede apostar hasta su último dólar a que los reguladores en el futuro evaluarán las buenas prácticas con base en algunos o en todos los errores de GSK.

Esta publicación contiene solo información general, y se basa en las experiencias y la investigación del autor. El autor no está, por medio de esta publicación, prestando asesoramiento comercial o jurídico, u otro asesoramiento o servicio profesional. Esta publicación no es un sustituto de tal consejo legal u otros servicios, ni debe utilizarse como base para tomar alguna decisión o acción que pueda afectar su negocio. Antes de tomar cualquier decisión que pueda afectar a su empresa, usted debe consultar a un consejero legal calificado. El autor, sus afiliados y entidades relacionadas no serán responsables de ninguna pérdida sufrida por ninguna persona o entidad que se base en esta publicación. El autor da su permiso para vincular, publicar, distribuir o hacer referencia a este artículo para cualquier propósito legal, siempre que se haga el reconocimiento al autor. 

* Thomas Fox ha practicado leyes en Houston por 25 años. Ahora está asesorando empresas con el cumplimiento del FCPA, la gestión de riesgos y las transacciones internacionales.

[1] Foreign Corrupt Practices Act.

[2] “How GlaxoSmithKline missed red flags in China”.

[3] “Bribery built into the fabric of Chinese healthcare system”.

[4] “The End of Cheap China”.

[5] Continuing Medical Education.

[6] “Glaxo Probes Tactics Used to Market Botox in China” 

Recuperado de: http://corporatecomplianceinsights.com 


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