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ISSN IMPRESO: 2665-1696 - ISSN ONLINE: 2665-3508

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“La segregación de funciones no implica más controles, sino controles efectivos”

“La segregación de funciones está orientada a evitar que una misma persona tenga accesos a dos o más responsabilidades dentro del sistema, de tal forma que pueda realizar acciones o transacciones que lleven a la consumación de un fraude.

Aunque el principal motivo que lleva a implementar un adecuado esquema de segregación de funciones es el cumplimiento con regulaciones, las compañías deben aprovechar este tema para mejorar su control interno y minimizar así los riesgos de fraude” (MarioVelá[email protected])

¿Cómo hacerlo? Se tiene la creencia que entre menos deleguemos, más control se ejerce y se ahorran muchos recursos, pero esa falsa pretensión hace que con el tiempo lo barato salga caro, ante el manejo ineficiente e irregular en la administración de una empresa, ya sea familiar o limitada, puesto que el escaso control no genera responsabilidades.

Veamos como el segregar funciones, no sólo disminuye de manera considerable los trámites y procedimientos engorrosos en la compañía, sino que a la vez, posibilita blindar un modelo que se enfatiza en el AUTOCONTROL.

La segregación de funciones implica:

  • En primer lugar, que la empresa disponga de un manual de procesos y procedimientos, así como un manual de funciones, donde todos y cada uno de los que hacen parte de la organización, se le asignen y se le reconozcan los diferentes roles que juegan dentro de la misma.
  • Que el recurso humano incorporado en la organización, cuente con el perfil necesario para acometer con responsabilidad y calidad las labores que le son encomendadas.
  • Que todos y cada uno de los empleados de la organización distingan, dónde parten sus funciones y responsabilidades, y dónde comienzan las funciones de sus compañeros de grupo, área o proceso.
  • Todos los integrantes de la organización deben conocer el árbol y nivel jerárquico de decisión de su empresa.
  • Ninguna persona está facultada para registrar, autorizar y conciliar una transacción. Además, debe pasar por cuatro etapas clave como aprobación, ejecución, registro y custodia, a través de departamentos o unidades independientes.
  • Para poder identificar la distribución de funciones dentro de los procesos y procedimientos, se requiere diagramar las actividades del proceso e identificar los tipos y calidades de los controles, para así, reducir aquellos que son inoperantes, puesto que generan mayores trámites y no aportan valor en términos de calidad y oportunidad.
  • Una vez se tengan identificadas las funciones de todos y cada uno de quienes intervienen en los procesos, será más fácil endilgar responsabilidades por la comisión de errores o pérdida del control.

En ese orden de ideas y bajo mi perspectiva, donde más debe existir segregación de funciones es en:

-Tesorería: Por ser el área más sensible, en razón del manejo de recursos monetarios y de valores, relacionado con los recaudos y desembolsos de la compañía.

-Cartera: Dada su implicación de aprobación, gestión y cobro de cuentas a terceros.

-Inventarios para la venta: Especialmente en las empresas de producción y distribución, ya que de su control y custodia, depende uno de los activos más valiosos de la empresa.

-Activos fijos: De su adecuado manejo dependerá el buen respaldo y patrimonio de la compañía.

-Nómina: La selección, la incorporación y el pago de personal, garantiza contar con talento humano adecuado, además identifica plenamente responsabilidades de incorporación de novedades.

-Contabilidad: Posibilita mantener información fiable y actualizada, y preservar la memoria institucional para la toma de decisiones acertadas.

-Los sistemas de información automatizados: Hace que la información fluya con más rapidez, evita la comisión de errores y proporciona mayor control, en la medida que estén segregadas las funciones entre los operadores, los validadores, los consultores, y quienes tengan la autorización de modificar dicha información.

En síntesis, son políticas acertadas en la organización: Comprender y definir las responsabilidades; evaluar los recursos del personal para determinar la mejores prácticas; apalancar la tecnología para apoyar una adecuada segregación de funciones a través de herramientas de monitoreo de acceso al sistema; y predeterminar los flujos de trabajos automatizados.

 Marco Hernando Bonilla Martínez - Colaborador de www.auditool.org 

Consultor y Asesor en los procesos de Auditoría con enfoque integral, Auditoría interna de Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000:2009, con más de 20 años de experiencia. Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados al mejoramiento de las organizaciones.

Además, cuenta con su propio blog denominado www.marcontrol.blogspot.com donde permanentemente escribe sobre temas de auditoría, control interno y hacienda pública y resuelve inquietudes a cientos lectores que lo consultan a nivel Hispanoamérica. Su libro el ABC DE LA Hacienda Pública recoge de la Constitución y las leyes el actuar de la administración pública y la utilización que este hace de sus recursos.


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