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ISSN IMPRESO: 2665-1696 - ISSN ONLINE: 2665-3508

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Para la mayoría de las personas, los días de fin de año y comienzo del siguiente constituyen un momento especial, aunque no siempre por las mismas razones.

Para algunos será un tiempo de felicidad, nostalgia y reunión familiar; en tanto que para otros generará otro tipo de situaciones, no siempre deseables. Por eso los invitamos a tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

Dar y recibir regalos: esta es una época para regalar, pero ello no implica que los códigos de Buen Gobierno y de Ética se suspendan. Conviene recordar a los empleados las limitaciones de dar y recibir regalos, especialmente de proveedores.

Regalos y aportes “voluntarios”: aprovechando las festividades, algunas personas en las empresas tratan de forzar a sus compañeros o subordinados para que hagan aportes a causas caritativas, reales o ficticias. Explique con claridad que este tipo de colectas no son permitidas, ni en navidad ni nunca.

El Control Interno NO sale a vacaciones: si bien parte del personal podrá aprovechar estas festividades para tomarse un tiempo libre, recuerde que los controles no deben ser suspendidos. La revisión de pagos, facturación, recaudos, inventarios, etc., deberá mantenerse y reforzarse en este tiempo del año, para evitar desagradables sorpresas en Febrero.

Espíritu navideño: no todo el mundo adora la época de navidad y año nuevo; incluso, para muchas personas se trata de una época triste y depresiva. Trate de abrir canales de comunicación y apoyo para sus empleados que lo necesiten. Además, redoble sus controles para detectar si otros están tratando de aprovechar las festividades para cometer u ocultar fraudes.

Contratación de personal temporal u ocasional: muchas empresas requerirán de personal adicional, a fin de cubrir las necesidades derivadas de un mayor volumen de actividades. Si bien la prisa es justificable, algunos procedimientos no deben ser obviados en este tiempo. Por ello:

Siga su protocolo y procedimientos regulares para contratación: no existe ninguna razón para obviar los requisitos establecidos para vinculación de personal en este tiempo, especialmente si se tiene en cuenta que para muchas empresas se van a presentar situaciones de “frenesí comercial”; lo que supone un reto adicional al control de transacciones, inventarios, registros oportunos, entregas y demás. Es por ello que debe planearse con tiempo el proceso de contratación de personal adicional, coordinando con el proveedor de empleados temporales los requisitos mínimos de los candidatos a ocupar puestos de fin de año en la organización. Debe dejarse en claro el procedimiento conjunto de verificación de antecedentes laborales, académicos y judiciales del candidato o de la persona que será enviada por el proveedor.

Verifique la información consignada en la solicitud: esta hoja de vida debería ser, en lo posible, diseñada y adoptada por la empresa, ya que recibir hojas de vida de otras fuentes puede permitir el ocultamiento de información vital sobre el pasado del candidato.

No tema preguntar: si el candidato tiene problemas para responder a una pregunta, debe haber una razón poderosa para ello y usted está en todo su derecho de saberla.

Mantenga vigentes todos los esquemas de control interno: no es una sorpresa que la mayor cantidad de fraudes se cometan en diciembre y se descubran en los meses de febrero y marzo. La presión por los compromisos sociales, la euforia de la época y el marcado consumismo, son la mezcla perfecta para producir efectos desastrosos en la moral de las personas. Insista en el significado simbólico de las festividades de fin de año. Promueva el espíritu de reunión familiar y convivencia, en contraposición al de exagerado consumismo. Y, sobre todo, deje en claro que la navidad no es excusa para el derroche ni para el fraude.

Pero, por sobre todo, mantenga los controles. No ceda a la presión por aligerar la calidad del trabajo que se experimenta en esta temporada. Evite que los empleados perciban que alegría es sinónimo de permisividad. Para la gran mayoría de las empresas los resultados económicos dependen en gran parte de lo que se logre hacer durante estos dos meses. No permita que su esfuerzo se vea neutralizado por el accionar de los delincuentes. 

Alejandro Morales

NOTI INFORMATIVO DE ASR LTDA.

http://asr.com.co/ 

Medellín – Colombia 

Del Autor: Contador Público de la Universidad de Medellín. Especialista en Análisis de Riesgos administrativos y de fraude, Maxima Group, Londres.  Becario del Proyecto Wide World de la Universidad de Harvard. Miembro de la Association of Certified Fraud Examiners (ACFE). Asesor especial de la Presidenta del Congreso de la República, en materia administrativa y financiera, durante el período comprendido entre agosto de 2005 y enero de 2006. Capacitador de Compañías de Seguros y Asesor de empresas del sector público y privado en temas relacionados con el análisis de riesgos operacionales y financieros. Profesor de posgrado y especializaciones en temas de análisis de riesgos, fraude, seguro y reaseguro. Colaborador de www.auditool.org


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