Mantente actualizado de lo que pasa en el mundo de la Auditoría y el Control Interno
REGÍSTRATE GRATIS EN NUESTRO BOLETÍN

Search SEO Glossary
plg_search_docman
Search - Content

Ratio: 5 / 5

Inicio activadoInicio activadoInicio activadoInicio activadoInicio activado
 

El uso efectivo de los medios sociales puede fortalecer la imagen de una compañía y hacerla más receptiva para los clientes. Por otro lado, la publicación descuidada de un empleado puede rebotar alrededor del mundo, borrando años de posicionamiento de marca más rápido de lo que puedas decir “uh-oh”.

 

¿Qué esperanza tiene una compañía de supervisar a sus empleados que acceden a las redes sociales para uso personal e improductivo durante horas laborables, cuando muchos de ellos tienen dispositivos móviles con acceso a internet en sus carteras o bolsillos? y ¿puede una compañía legalmente restringir a sus empleados el uso de las redes sociales fuera de las horas de trabajo? Después de todo, los canales de medios sociales funcionan 24 horas al día, 7 días a la semana, con una exposición al riesgo que no se toma descansos.

¿Qué hay del daño a la reputación que puede resultar de equivocaciones en una campaña de marketing o del mal manejo de una crisis en los medios sociales? Y ¿se puede hacer algo para erradicar el riesgo de páginas no oficiales, generadas por bromas de empleados en los medios sociales?

Una búsqueda en Google arroja un número creciente de publicaciones y encuestas realizadas por consultores respetados internacionalmente, incluyendo a Protiviti, Deloitte, Ernst & Young, KPMG, entre otros; que están empezando a intervenir en el tema. Peter Scott, profesional en marketing, y Mike Jacka, auditor consultor, han arremetido con el tema en el libro Auditando los Medios Sociales: Una guía de Gobierno y Riesgo (Auditing Social Media: A Governance and Risk Guide), publicado por la Fundación de Investigaciones del IIA. Aquí encontrará algunos puntos clave para llevarse consigo de este creciente cuerpo de conocimientos.

1. Evaluación del riesgo en medios sociales.

De acuerdo con la encuesta “Capacidades y Necesidades de la Auditoría Interna” (“Internal Audit Capabilities and Needs Survey”) de Protiviti del 2013, los peores riesgos reportados en los medios sociales son el daño a la marca o a la reputación, violaciones regulatorias o de cumplimiento, filtros de información, virus y programas malignos. Por el otro lado, el manejo efectivo de los riesgos en medios sociales puede llevar a un fuerte cumplimiento regulatorio, mejoras en la estrategia del negocio, identificación temprana de problemas y monitoreo de la reputación y su riesgo.

2. Identificar qué empleados están usando los medios sociales.

“No asuma que eso está limitado a los departamentos de comunicación y marketing” recomienda Scott. “Los medios sociales pueden ser usados en desarrollo de productos, servicio al cliente, recursos humanos y cualquier otra área”.

3. Desarrolle una política de medios sociales.

De acuerdo con Protiviti, solo el 57% de las compañías tienen una política de medios sociales. KPMG recomienda reglas claras, concisas y prácticas para la conducta en internet, con límites y consecuencias para quienes fallen al cumplirlas. Involucre a auditoría interna, cumplimiento, el consejo general, y recursos humanos como punto de partida para la gestión de riesgos y derecho laboral. Luego revise y actualice su política cada seis meses recomienda Scott, porque el mundo de medios sociales evoluciona rápidamente.

4. Entrenar empleados, ejecutivos y directores.

¿Por qué pasar por el problema de tener una política si los empleados no conocen las reglas o cómo cumplirlas? Recuerde entrenar a altos ejecutivos y miembros de directorio también - probablemente como parte de un plan anual de actualización regulatoria. Han existido casos en los que altos ejecutivos exponen a sus compañías a riesgos de multas o acciones legales por publicaciones indiscretas que han afectado el mercado. Los auditores internos pueden ayudar a asegurar que los líderes de la compañía entiendan los riesgos en los medios sociales. Para el presidente o un miembro de directorio, no hay tal uso personal de medios sociales, todo lo que ellos hagan en las redes sociales puede afectar potencialmente la imagen de la compañía.

5. Determine quién podrá y quién no podrá hablar en nombre de la compañía.

A pesar de que un empleado feliz puede ser para la compañía el mejor activo en medios sociales, Jacka advierte que las empresas deben mantener clara diferencia entre una comunicación oficial de la compañía en línea y un comentario personal de un empleado, especialmente durante tiempos de crisis.

6. Monitoreo de conversaciones en línea.

Una gran parte de la comunicación en línea con una voz unificada está en escuchar

— eso es, monitorear las conversaciones en línea — saber qué está diciendo la gente dentro y fuera de la empresa, y qué está ofreciendo al mundo bajo el nombre de la compañía

7. Fije un buen ejemplo.

Los canales de medios sociales ofrecen plataformas para conversaciones continuas, y las compañías serán juzgadas por su autenticidad. Los empleados tienden a seguir a sus líderes, así la imagen de la gerencia es crítica. Desde un punto de vista de cumplimiento, los reguladores, más que nunca, están pendientes de información confidencial o cualquier desliz pre-condicionado que afecte el mercado.

Máximo Riesgo

No hay garantías para gobernar en las redes sociales — que es lo que llama la atención — pero investigaciones demuestran que compañías con políticas de medios sociales, entrenamiento continuo de empleados y programas regulares de monitoreo tienden a ir mejor en internet que aquellos que entierran sus cabezas en la arena o quienes van por el lado extremista y tratan de gobernar en las redes sociales con mano dura.

Preguntas que los directivos deberían hacer:

  • ¿Los líderes de la compañía tienen un buen entendimiento de los medios sociales, de sus riesgos y recompensas?
  • ¿Tiene la compañía una política comprensiva de medios sociales, están entrenados los empleados?
  • ¿El plan de auditoría interna incluye los medios sociales?
  • ¿La compañía monitorea los medios sociales que sus empleados usan? Si es así, ¿las prácticas de monitoreo cumplen los estándares establecidos de ética, confidencialidad, cumplimiento regulatorio y de no acoso?
  • ¿El plan de crisis de comunicación especifica quién puede y quién no puede hablar en nombre de la compañía?

Artículo tomado de la Publicación Tone at the Top del IIA Global de Octubre del 2013.

Artículo Publicado en el Blog de Nahun Frett -http://nahunfrett.blogspot.com/   

 Nahun Frett

Es un reconocido conferencista especializado en temas sobre auditoría interna, gestión de riesgo, gobierno corporativo, cambio organizacional, liderazgo y auto-evaluación de control. Motivador nato de equipos multidisciplinarios de auditoría interna, ampliamente solicitado para dictar conferencias y proveer capacitación en cursos, talleres y seminarios. Colaborador de Auditool

Santo Domingo, República Dominicana


Regístrese para que pueda comentar este documento

Auditool.org

Como miembro de Auditool accedes a Cursos Virtuales de Auditoría y Control Interno CPE, y a una completa Caja de Herramientas de Auditoría, permitiendo mejorar las habilidades de los Auditores, ahorrando tiempo y recursos, y creando y protegiendo valor en las organizaciones.

📰 SUSCRÍBETE EN NUESTRO BOLETÍN

Mantente actualizado de los que pasa en el mundo de la Auditoría y el Control Interno. 

lateralG3.2