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Por: Marco Bonilla - Colaborador de www.auditool.org - Blog: http://marcontrol.blogspot.com/

Si bien el propósito del control interno es generar una cultura a través del autocontrol, es aún improbable que éste se asuma con la responsabilidad y arraigo que se requiere, fácil de observar ante tantas y tantas manifestaciones corruptas e irregulares que se observan  en administraciones públicas como privadas.

De tal suerte, que hasta tanto no se fortalezca los principio que son claros y  básicos como base y esencia del control interno, se requiere de generar medidas de contingencia que permita preservar los recursos de las organizaciones.

Para garantizar el cumplimiento de estos principios en términos de calidad, cantidad  y oportunidad en la operaciones de compra y otras actividades administrativas,   es necesario adoptar mecanismos de control y seguimiento a través de la figura de la interventoría o supervisión,  mediante el  examen sobre las exigencias legales, financieras (en lo contable, Presupuestal y tesorería), misional y técnicas.

 “La Interventoría es la labor que cumple una persona natural o jurídica, para controlar, exigir y verificar la ejecución y cumplimiento del objeto, condiciones y términos de la invitación y las especificaciones de sus labores relevantes, especialmente sobre la contratación, convenio, concertaciones celebradas por las entidades públicas y privadas, dentro de los parámetros de costo, tiempo, calidad y legalidad, conforme a la normatividad vigente”.

De esa circunstancia nace el hecho, que para garantizar el cumplimiento del objeto contractual en términos de eficiencia, eficacia y economía se requiere ejercer un control permanente sobre el proceso  a través de un interventor o supervisor para cada contrato, que ejerza el control previo, perceptivo y posterior a todo el proceso, pero sin despojar de la responsabilidad que se le endilga al dueño del mismo.

Para que éste encargo sea efectivo, el perfil del interventor o supervisor debe corresponder a un profesional con experiencia en el objeto contratado y en temas administrativos y financieros, con criterios claros y soportados y con amplio sentido de independencia, es decir, para cumplir con los propósitos de su misión, un interventor debe cumplir funciones técnicas, funciones administrativas y funciones contables. Las funciones técnicas son las que se refieren al objeto del contrato; Las funciones administrativas son las acciones que debe adelantar el interventor para garantizar  el cumplimiento de las cláusulas  del contrato que controla y de la normatividad referente a los contratos; las funciones contables son las relativas al manejo de cuentas del contrato.

Por todo esto creo en la necesidad de propiciar la creación de una Unidad de Interventoría en las organizaciones, especialmente donde exista alto volumen de presupuestos ejecutados a través de ésta figura de la contratación, dado el proceso de modernización en la que ésta incursa las organizaciones contribuye a buscar la armonía en un proceso de manera planificada, a blindar a la organización permanentemente a través de un grupo calificado, especializado y organizado, como Unidad de apoyo y control.

Dicha Unidad deberá contarademás del recurso humano capacitado y especializado en los tipos de actividades que se celebren, con un manual formalizado mediante aprobación por parte de la junta directiva, o de socios, que contenga los procedimientos detallados que debe seguir la organización  para realizar labores de interventoría de contratos de consultoría, suministros, servicios y obra pública, como referente de criterios y estandarización de los procesos.

De la misma manera llevara un archivo de todos y cada uno de los contratos, informes y actas propias de las intervenciones;  además de un compendió de normas relacionadas con el objeto de la Unidad, categorizada como el NORMOGRAMA de la Unidad.

OBJETIVOS DE LA INTERVENTORIA:

  • Asegurar el cumplimiento de las obligaciones contractuales logrando que se desarrollen los objetos de los contratos dentro de los presupuestos de tiempo e inversión previstos originalmente.
  • Verificar que para el contrato se hayan cumplido en su totalidad los requisitos de perfeccionamiento y legalización antes de la iniciar la ejecución del mismo.
  • Suscribir el acta de iniciación de los contratos, para formalizar el inicio de las labores.
  • Vigilar el cumplimiento de los plazos contractuales, la vigencia del contrato y de los amparos de la garantía única. 
  • Hacer seguimiento al cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, para suscribir el acta de cumplimiento de las obligaciones.
  • Presentar por escrito al contratista las observaciones o las recomendaciones que estime oportunas para el mejor cumplimiento del servicio. 
  • Servir de enlace entre el contratista y la organización
  • Supervisar la ejecución de los recursos entregados por la organización  al contratista para su desarrollo del contrato.
  • Avisar oportunamente a las áreas correspondientes, sobre cualquier retraso, incumplimiento parcial o total de obligaciones durante la ejecución del contrato, para que se adopten las medidas oportunas.
  • Elaborar el proyecto de la liquidación  definitiva a la terminación del contrato dentro de los plazos establecidos.

RESPONSABILIDADES DEL INTERVENTOR

El interventor responderá civil y penalmente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones  derivadas del contrato de interventoría , como por los hechos u omisiones  que le fueren imputables  y que causen  daño o perjuicio, derivados de la celebración y ejecución del contrato respecto del cual haya ejercido o ejerza las funciones de Interventoría.

FUNCIONES DEL INTERVENTOR

  • Técnicas:

-     Conocer los pliegos de condiciones, bases del concurso o términos de referencia, y el contrato motivo de la interventoría, así como las normas internas y externas de la entidad sobre contratación e interventoría de contratos.

-  Informarse, previamente a la iniciación de los trabajos, sobre los estudios, informes y circunstancias relativas al contrato motivo de la interventoría, o que dieron origen al mismo.

-     Solicitar al contratista, la presentación de un informe de iniciación en donde se presente en forma detallada, el programa de trabajo para la realización del contrato.

-  Comprobar que el contratista cuenta con los recursos humanos, técnicos y financieros requeridos, de acuerdo con los términos del contrato, antes de la iniciación del mismo, y la correcta utilización de tales recursos, durante la fase de ejecución del contrato.

-    Verificar que los informes, estudios, conceptos y resultados del contrato, se adapten a las normas, estándares y especificaciones que forman parte del contrato, así como a los parámetros de calidad establecidos para la profesión o especialidad a la que pertenezca el proyecto.

-   Evaluar el avance y resultados del contrato, en comparación con el cronograma y plan previstos, y exigir que se tomen las medidas correctivas necesarias en caso de que se prevean atrasos en el programa.

-     Someter a consideración del Comité Técnico, a través del director o Jefe el área respectiva los siguientes temas, adjuntando los documentos soporte requeridos, así como su evaluación, concepto y recomendaciones por escrito: Modificaciones al alcance del contrato. Solicitudes de adición en plazo y/o valor al contrato. Reclamaciones presentadas por el contratista

-     Tomar las medidas necesarias en caso de que se presenten incumplimientos del contratista.

-     Consignar en el acta de terminación del contrato, el estado del estudio o proyecto a la fecha de tal acta, y requerir al contratista  para que realice las correcciones necesarias en caso de precisarse.

-     Evaluar los informes administrativos y técnicos presentados por el contratista como soporte de sus respectivas cuentas de cobro, y aprobar o rechazar tales informes.

-     Programar y realizar las reuniones de interventoría  previstas con el contratista, y redactar las actas de dichas reuniones.

-     Atender los requerimientos de las entidades de fiscalización y control  disciplinario, y de la rama jurisdiccional.

Administrativas:  

-     Ejecutar un control administrativo sobre el contratista, con amplio espíritu de colaboración y apoyo, sin inferir en sus procedimientos privados, y sin llegar a extremar su intervención a tal punto que sea contraproducente para el desarrollo normal de los trabajos.

-     Presentar informes sobre aspectos específicos, ya sean técnicos, financieros o administrativos, cuando las condiciones del contrato lo ameriten, o su superior jerárquico lo exija.

-    Atender las reclamaciones del contratista, dando respuesta directa si es del caso, o trasladando a las instancias correspondientes aquellas que no pueda resolver directamente.

-     Informar a su superior jerárquico sobre el desarrollo del contrato, mediante la presentación de informes periódicos y de un informe final de interventoría.

-  Suscribir con el contratista las siguientes  actas: Acta de iniciación del contrato. Actas de reuniones de interventoría, Actas de suspensión del contrato, cuando se presenten las causales correspondientes previstas en el contrato respectivo, Actas de reanudación del contrato Actas de adición o modificación del contrato, Acta de terminación del contrato. Acta de liquidación del contrato.

-     Controlar la inversión del anticipo entregado al contratista.

-  Estudiar y responder las consultas o reclamaciones presentadas por el contratista, con la diligencia requerida, evitando que se aplique el silencio administrativo positivo contemplado en las disposiciones legales.

- Exigir al contratista tomar las medidas para solucionar problemas específicos referentes al contrato, entre ellos los siguientes: Retrasos en el cronograma de ejecución del contrato. Incumplimiento del objeto y/o alcance del contrato. Calidad insatisfactoria de los productos entregados.

-     Solicitar la aplicación de las sanciones  previstas en el contrato, cuando ellas sean requeridas y justificadas. La aplicación de sanciones requiere siempre de un análisis y documentación cuidadosos, y de la asesoría Jurídica de la organización.

-    Establecer un archivo sistematizado con toda la información técnica utilizada y producida durante la ejecución del contrato. Este archivo será entregado al Centro de  Documentación al finalizar el contrato.

-    Estudiar las necesidades de adiciones o modificaciones al contrato, y en caso de que sea pertinente, tramitar dichas  adiciones o modificaciones dentro de la Organización.

-     Controlar la vigencia de las pólizas que respalden el contrato, y requerir al contratista para la ampliación de las mismas que estén próximas a vencerse.

-    Asegurarse de que en los presupuestos de los años siguientes, se prevean las partidas requeridas para la financiación del contrato.

Contables:

-     Aprobar o rechazar las órdenes de pago presentadas por el contratista, y darles trámite dentro de la organización  en caso de aprobarlas.

-     Mantener al día la contabilidad del contrato en términos de recursos invertidos, recursos por invertir, y comparación con el presupuesto del contrato.

-     Vigilar el mantenimiento de la ecuación contractual, y en caso de que se altere, proponer y

-     tramitar las medidas requeridas para su restablecimiento.


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