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Este artículo resume la experiencia en la implementación del proceso de Autoevaluación de Control (CSA) en las Sucursales de una  empresa de servicio.

La CSA es un proceso documentado para revisar objetivos claves de la organización, riesgos involucrados y efectividad de los controles internos.

Su objetivo es entregar una garantía razonable de que se cumplirán los objetivos de la organización, mejorando adicionalmente la calidad, reduciendo los costos e incrementando la eficiencia.

¿Por qué decidimos implementar CSA?

  • Falta de uniformidad en los procesos.
  • Ineficiencias en la gestión de atención a clientes.
  • Incumplimiento de objetivos de negocio.
  • Aplicación de controles sujeta al criterio de los supervisores.
  • Difícil acceso a la documentación de sustento.
  • Falta de información oportuna para toma de decisiones.

¿Cómo se implementó?

 Capacitación y entrenamiento equipo de auditoría

  • Nivelación de conocimientos.
  • Participación en cursos de formación.
  • Evaluación de mejores prácticas.
  • Concientización sobre el rol de auditoría como facilitadores en la implementación y apoyo en su mantenimiento.

Aprobación proyecto Alta Dirección:

La aprobación formal del proyecto implica:

  • Obtener el apoyo y la cooperación necesaria para el éxito en todas las etapas del proyecto.
  • Reconocimiento del valor de esta nueva herramienta de control.
  • Decidido convencimiento de sus beneficios.
  • Fuerte propósito de implementarlo como un verdadero instrumento de cambio.

Planificación detallada de actividades

Preparación:

  • Definición de los objetivos del taller.
  • Selección y notificación oportuna a los participantes.
  • Definición de la agenda de trabajo con asignación horaria.
  • Establecimiento del contenido de la capacitación.
  • Revisión de las instalaciones.
  • Preparación de materiales.

Desarrollo:

  • Definir la dinámica de grupo que permitirá la participación activa de todos los participantes.
  • Identificar las reglas del taller.
  • Establecer técnicas que permitan equilibrar las preferencias del grupo.
  • Definir la metodología para obtener consenso y asegurar compromiso.
  • Identificar  responsabilidades al cierre.

Documentación:

  • Definir el formato de las plantillas que permitirán la descripción de procesos,  riesgos y controles.
  • Redacción del informe con las conclusiones.

Realización de talleres de  facilitación

Los talleres a través de la modalidad de workshops, permiten la participación de todos los responsables de las Sucursales, con el propósito de:

  • Identificar factores de riesgo y exposiciones significativas.
  • Evaluar los procesos de control que mitiga o gestionan esos riesgos.
  • Desarrollar planes de acción para reducir los riesgos a niveles aceptables.
  • Colaborar en la consecución de los objetivos de negocio.

Fueron reuniones grupales que fomentaron el intercambio de información.

Este enfoque incluye tanto a quienes gerencian el proceso como a los empleados que trabajan dentro del mismo.

Implementación de CSA – Metodología

Seguimiento

En las revisiones periódicas de auditoría se efectúa el seguimiento verificando el alineamiento al programa de trabajo, recomendando los ajustes pertinentes y evaluando el cumplimiento de los planes de acción.

Reingeniería

La descentralización de actividades y la modalidad de tercerización adoptada hizo necesario la realización de ajustes integrales al proceso de autoevaluación, aplicándose acciones tendientes a lograr coherencia con los nuevos procesos y los nuevos riesgos existentes.

¿Qué beneficios nos aportó?

  • Procesos de negocios más eficientes y efectivos.
  • Posibilidad de descubrir las verdaderas causas a los problemas.
  • Restablece la responsabilidad por los controles del proceso.
  • Un mayor entendimiento sobre los objetivos, riesgos y controles.
  • Mejoramiento de los procesos.
  • Un sentido de coparticipación.
  • Mejoramiento en las comunicaciones dentro del grupo de autoevaluación.

Factores de éxito

  • Involucramiento a la Alta Dirección en el proyecto de implementación.
  • Planificación de una adecuada difusión.
  • Realización de seguimientos periódicos del cumplimiento del proceso de CSA.
  • Lograr una alta motivación y compromiso de los supervisores lo permitió el fortalecimiento de esta herramienta.

Fabiana León - Socia de Auditool  

Gerente de Auditoría Interna de EDET S.A.

CPN – MBA – CIA – CRMA - QAR

Tucumán - Argentina 


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