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ISSN IMPRESO: 2665-1696 - ISSN ONLINE: 2665-3508

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“El ciclo de mejora continua “Planificar-Hacer-Verificar-Actuar” fue desarrollado inicialmente en la década de 1920 por Walter Shewhart, y fue popularizado por W, Edwars Deming. Por esta razón, es frecuentemente conocido como el “Ciclo de Deming”.

El concepto de PHVA es algo que está presente en todas las áreas de nuestra vida profesional y personal, y se utiliza continuamente, tanto formalmente como de manera informal, consciente o subconscientemente, en todo lo que hacemos. Cada actividad, no importa lo simple o compleja que sea, se enmarca en este ciclo interminable.

En el Actuar se aplica el subproceso de acciones correctivas, preventivas y planes de mejoramiento como consecuencia de unos informes de auditoría; adicionalmente, se aplica la metodología para análisis y solución de problemas a aquellos subprocesos que necesitan un mejoramiento continuo para luego incorporarlos en los subprocesos y convertirlos nuevamente como parte del día a día.

Según los grupos gerenciales más importantes en el mundo estas son las maneras de lograr el mejoramiento de las organizaciones:

  • Poseer altos estándares de calidad, tanto para sus productos como para sus empleados.
  • El empresario sea un verdadero líder de su organización, comprometido e impulsador de su empresa.
  • El proceso debe ser económico.
  • Afianzar las fortalezas y mejorar las debilidades.
  • Ser más competitivos y productivos en el mercado.
  • Concebir al cliente o usuario como la persona más importante para la organización.
  • Obtener el compromiso de la Alta Dirección.
  • Establecer un Consejo Directivo de mejoramiento.
  • Conseguir la participación de toda la Administración.
  • Asegurar el concurso de grupos de trabajo.
  • Propiciar el compromiso de todos los que hacen parte de la organización sin excepción.
  • Establecer equipos de mejoramiento por procesos.
  • Tener en cuenta en estos procesos a los proveedores y clientes.
  • Establecer actividades de mejoramiento que aseguren la calidad
  • Establecer planes de mejoramiento a corto y largo plazo.
  • Certificar los procesos.
  • Adoptar las recomendaciones de los grupos de auditoría y control.

Entonces, digamos que los planes de mejoramiento conciben el final y el inicio de los ciclos en busca de obtener los mejores resultados de las organizaciones, de tal suerte que es en su estructuración y la adopción de compromisos donde se gesta el camino en busca de corregir las debilidades y fortalecer el actuar de las organizaciones.

Si bien existen diversas metodologías para formular los planes de mejoramiento, a continuación se listan parámetros que mediante una matriz permiten realizar un seguimiento oportuno a través de metas, porcentajes e indicadores.

  1. Código o clasificación del hallazgo.
  2. Descripción del hallazgo.
  3. Causa del hallazgo.
  4. Efecto del hallazgo.
  5. Acciones de mejoramiento.
  6. Propósito de la acción de mejoramiento.
  7. Descripción de actividades.
  8. Cantidad de medida de la actividad.
  9. Fecha inicial de la actividad.
  10. Fecha de finalización de la actividad.
  11. Avance físico de ejecución de las actividades.
  12. Porcentaje de avance de la ejecución de actividades.
  13. Indicador logrado por las actividades.
  14. Área o responsable de las acciones de mejoramiento.
  15. Observaciones y ajustes.

Es importante recordar que una vez considerada una auditoría, la primera fase de revisión de la información es verificar y hacer seguimiento a los informes anteriores, especialmente las recomendaciones y compromisos dejados en el plan de mejoramiento de la auditoría en cuestión.

Fuente: Libro.“FORMACIÓN DE LÍDERES EN AUDITORIA Y CONTROL INTERNO, Buenas Prácticas"

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 Marco Hernando Bonilla Martínez

Consultor y Asesor en los procesos de Auditoría con enfoque integral, Auditoría interna de Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000:2009, con más de 20 años de experiencia. Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados al mejoramiento de las organizaciones. 

Economista graduado de la Universidad Central de Colombia, Especialista en Auditoría y Control Interno (Universidad Militar Nueva Granada), y Pedagogía y Docencia Universitaria (Universidad la Gran Colombia). Estudiante de Maestría en Educación.

Además, cuenta con su propio blog denominado www.marcontrol.blogspot.com donde permanentemente escribe sobre temas de auditoría, control interno y hacienda pública y resuelve inquietudes a cientos lectores que lo consultan a nivel Hispanoamérica. Su libro el ABC DE LA Hacienda Pública recoge de la Constitución y las leyes el actuar de la administración pública y la utilización que este hace de sus recursos. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia

 


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