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Antes de llevar a cabo una auditoría de cumplimiento, el objetivo debe ser identificar y resolver los riesgos de cumplimiento antes de que se conviertan en problemas importantes.

Las medidas preventivas ahorran recursos al eliminar el costo del incumplimiento y el daño a la reputación, ayudando a crear nuevos negocios y mantener una ventaja competitiva.

Los líderes astutos de cuentas por cobrar saben cómo identificar problemas y actuar sobre ellos antes de que se conviertan en problemas significativos, especialmente cuando se trata de cumplimiento. El costo del incumplimiento y el daño a la reputación pueden ser debilitantes, pero las medidas preventivas ahorran recursos al eliminar el costo del incumplimiento y el daño a la reputación, ayudando a crear nuevos negocios y a mantener la ventaja sobre la competencia. Por esta razón, las agencias de ARM deben trabajar diligentemente para prepararse para posibles auditorías de cumplimiento de CFPB u otras autoridades reguladoras que supervisan sus operaciones. Si no lo hacen, el riesgo de multas, sanciones y acciones legales puede aumentar de manera insostenible si no se evitan a través de acciones de mitigación.

A pesar de las advertencias, muchos eligen opciones menos favorables, ya sea ignorando la necesidad de controlar sus tácticas de cumplimiento, contratando contratistas externos que no conocen su negocio o simplemente absorbiendo el costo inevitable del incumplimiento. Los líderes que se acogen al proverbio “tomar el toro por los cuernos”, actúan inmediatamente para evitar gastos y ponen sus operaciones en una posición más fuerte.

Sumergirse en su propio negocio y buscar intrépidamente los problemas que necesitan corrección puede llevar su operación a niveles que no creería posible. A continuación, se presentan 10 componentes clave que necesita para evitar llevar a cabo inadecuadamente su auditoría de cumplimiento:

1 – Conocimiento

Eche un buen vistazo a su agencia y aprenda en qué situación se encuentra con respecto al cumplimiento. Conozca las regulaciones que se aplican a usted, en detalle, y obtenga una comprensión completa de las consecuencias de no seguirlas. Identifique dónde se encuentran los vacíos y las vulnerabilidades. Sea honesto con usted mismo y su equipo.

2 – Administración

Cuando llega el momento de llevar a cabo su auditoría, no la deje correr sola, organícela y contrólela. Sea proactivo, elabore un plan y supere posibles problemas antes de que se conviertan en amenazas. Prepare a los participantes que se reunirán con los auditores y conocerán su evidencia: documentos y registros.

3 – Cultura

Establecer una cultura de cumplimiento comienza con la comunicación, pero se basa en la expectativa de integridad y responsabilidad. Su organización necesita valores y un código de ética publicados. Anótelos, distribúyalos, y predíquelos en las reuniones de la compañía y premie a los que los cumplen.

4 – Capacitación

Haga que todas las partes interesadas sean conscientes de las expectativas de cumplimiento. Comuníquelas a su Junta Directiva y al liderazgo ejecutivo. Eduque a todos en su organización sobre las políticas, los procedimientos, las leyes y las reglamentaciones a medida que trabaja para garantizar la comprensión y la aceptación.

5 – Un sistema

Establezca un sistema formal de gestión del cumplimiento para identificar, prevenir y corregir problemas de cumplimiento. Capacite a los líderes dentro de su organización para funciones y responsabilidades clave, y documente sus políticas y procedimientos. Estas prácticas deberían fortalecer su capacidad para identificar y administrar las infracciones de cumplimiento e identificar, analizar y mitigar los riesgos.

6 – Preparación

Los métodos de auditoría pueden incluir entrevistas, inspecciones, observación, pruebas y muestreo. Por lo tanto, tómese un tiempo para determinar el alcance y los criterios de la auditoría, seleccionar los participantes, establecer expectativas y proporcionar criterios de referencia para requisitos específicos.

7 – Controles

Obtenga una idea de cómo irá su auditoría y tenga un plan establecido para los resultados que espera. Eso significa crear controles y balances para las vulnerabilidades y medir los objetivos clave y las iniciativas estratégicas para monitorear el cumplimiento de metas y el progreso. Examine periódicamente sus registros de capacitación y realice su propia auditoría interna en su sistema de administración de cumplimiento.

8 – Programación

Programe sus auditorías para cumplir con las necesidades del negocio con respecto a la relevancia, el grado de riesgo, la estabilidad del proceso, los problemas anteriores, los requisitos reglamentarios, el realineamiento organizacional y la inclusión de nuevos talentos. Es posible que se requiera una auditoría, pero debe aprovechar la flexibilidad que le ofrecen.

9 – Conversación

Cree un entorno no amenazante para auditores y asociados por igual, y hable con los que manejan su negocio con anticipación. Realice simulacros de entrevistas y anote sus observaciones y hallazgos mientras gestiona con respecto al tiempo y el contenido. Debe hacer preguntas abiertas que ayuden a describir cómo se capacita a los empleados en las leyes de protección financiera del consumidor, cómo se supervisa la capacitación para garantizar que se cumplan las expectativas y cómo se identifican las posibles infracciones.

10 –Auditorías internas

Proporcione a su personal y a la gerencia un curso acelerado de cumplimiento, y patrocine y capacite a los empleados objetivo para que prueben su operación con anticipación. Seleccione sus propios auditores de acuerdo a la competencia e integridad y asegure la objetividad tanto de la organización como de la relación. Haga que los auditores lleven a cabo revisiones para asegurarse de que se resuelvan los problemas de incumplimiento que descubran y examine todos los requerimientos de su negocio, las reglamentaciones, políticas, procesos, leyes, normas y controles; todos en un juego justo. Luego, identifique la falta de conformidad y las oportunidades de mejora y capture una descripción de cómo se ha conformado con cada una.

Una auditoría de cumplimiento es un asunto serio con un impacto serio en su negocio. Tómese el tiempo para asegurarse de estar preparado, esto pagará dividendos importantes más adelante.

 

Por: Dan Potts.
(Traducción no oficial, para fines académicos –Tatyana Martínez, Colaboradora de Auditool)
Fuente: http://www.corporatecomplianceinsights.com 


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