Auditoría Interna

Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

Un tema que suele descuidarse por parte de las organizaciones e, incluso, por algunas firmas de auditoría es la capacitación en temas de riesgo, seguridad y fraude, aunque existe la conciencia de que capacitar a los empleados es vital para prevenir y mitigar la ocurrencia de incidentes tales como los ataques cibernéticos o los intentos de fraude. Debe tenerse en cuenta que un empleado con una deficiente capacitación en la práctica es equivalente a un empleado sin capacitar. A esto se suma que, en muchas ocasiones, la capacitación no es especialmente emocionante o inspiradora. Algunas de las empresas líderes en temas de tecnología y ciberseguridad han sido blanco de diversos ataques e, incluso, estafas mediante técnicas de ingeniería social y phishing, pese a contar con los mejores equipos e infraestructura de ciberseguridad existentes. A pesar de las herramientas de seguridad implementadas, el comportamiento humano es uno de los eslabones más débiles en la cadena de seguridad; de ahí la importancia de capacitar a los empleados. De hecho, en algunas jurisdicciones, se solicita a las organizaciones impartir capacitación en temas de seguridad como parte de las obligaciones legales que deben ser atendidas.

La capacitación de un auditor (o de un empleado de otra área) tiene importantes ventajas entre las cuales se cuentan las siguientes:

• En los casos en que la capacitación es impartida por auditores experimentados, existe la oportunidad del intercambio de experiencias y conocimientos entre los instructores del curso y los empleados, lo que amplía el panorama y la visión para todos, en beneficio de la organización.
• Algunos de los temas que se consideran en las capacitaciones pueden no estar incluidos en la formación académica de pregrado o posgrado. Por ejemplo, temas de actualización laboral, de impuestos, pronunciamientos profesionales, etc.
• Los cursos abiertos a diferentes profesionales permiten nivelación de ciertos conocimientos y aprovechar un conocimiento multidisciplinario.
• Las capacitaciones impartidas por organismos de vigilancia y control facilitan el entendimiento de la función que ejercen y de lo que se espera de los auditores al ejercer su profesión.

Teniendo en cuenta lo anterior, vale la pena mencionar que existen métodos simples pero efectivos para que las capacitaciones sean mucho más eficientes, interesantes y que logren la concientización de empleados en diferentes niveles de una organización. Algunos de ellos son los siguientes:

Conocer las necesidades de los empleados:

Uno de los errores más comunes que cometen las organizaciones en sus programas de formación es asumir que todos sus empleados tienen las mismas necesidades de aprendizaje. Sin embargo, hay muchas variables que moldean sus preferencias y recepción al entrenamiento. Estos pueden incluir el nivel de experiencia, la antigüedad en el cargo, la ética laboral y las motivaciones profesionales. Los líderes de los equipos de auditoría deben tener presente que en sus equipos puede haber personas de diversas generaciones que tienen diferentes valores, objetivos y estilos de aprendizaje. Por ello, deben asegurarse de que estas diferencias se reconozcan en la capacitación. También es importante considerar el papel de la tecnología y el nivel de experiencia que tienen sus empleados al interactuar con ella. Por ejemplo, es posible que los miembros del equipo no tengan problemas para navegar en una plataforma de aprendizaje electrónico sofisticada, mientras que otros empleados mayores pueden necesitar un poco más de orientación.

Contenido motivante

Si las capacitaciones todas las veces abordan los mismos temas y de la misma manera, no puede esperarse un gran resultado. Resulta molesto y desmotivador tanto presentar como recibir la misma información y con el mismo formato. Por ello, la capacitación debe tener un contenido atractivo, personalizado, que use ejemplos del mundo real y que sean relevantes para los roles y responsabilidades de los auditores. Se pueden mezclar contenidos teóricos y prácticos. Utilizar ejercicios e incluso emplear grupos focales con la participación de personal influyente que puede no ser necesariamente de la alta dirección, pero cuyas opiniones son confiables y respetadas dentro de la organización, son opciones interesantes.

Seguimiento

Aunque no se suele prestar mucha atención a los informes de capacitación, sí es importante efectuar un seguimiento a las actividades ejecutadas, ya que esto puede demostrar el progreso y generar confianza y visibilidad en el programa. Es importante establecer fechas de inicio y finalización, participantes, evaluaciones, etc. Si hay miembros del equipo que no completaron su capacitación, hay que documentar este hecho, incluida la razón por la que no la completaron. Es aconsejable usar herramientas para gestionar el tema de capacitación y autocapacitación, que permitan flexibilidad y cobertura.

Compromiso de la alta dirección

Un recurso positivo es el ejemplo. Si la alta dirección está comprometida con la capacitación, será más sencillo que los demás empleados se preocupen por hacerse partícipes. Una manera de involucrar a la alta dirección es presentando beneficios e incidentes que pudieron superarse gracias al conocimiento de las personas capacitadas. Los líderes de los equipos de auditoría pueden compartir experiencias e historias de su trabajo y mostrar cómo los conocimientos adquiridos en las capacitaciones les permitieron abordar situaciones complejas. Es importante que los líderes presenten el plan de capacitación con objetivos, temas, plazos, recomendaciones, etc.  Así mismo, deben establecerse métricas sobre asistencia promedio, frecuencia y tasas de finalización que faciliten la medición de resultados obtenidos y la retroalimentación.

Lúdica o gamificación

Uno de los recursos que actualmente se emplea para hacer las capacitaciones más atractivas y efectivas es introducir lúdica o juego, también conocido como gamificación. Recientes experiencias muestran que los empleados que reciben capacitación gamificada se sienten más motivados en comparación con aquellos que reciben capacitación sin este elemento. Gamificar o introducir lúdica en un programa de capacitación es relativamente fácil. El otorgar insignias o puntos y plantear desafíos pueden ser de gran ayuda para motivar a los empleados. Dividir a las personas en equipos, usar tableros de clasificación para resaltar y mostrar el progreso de los empleados y crear un espíritu competitivo entre los participantes, puede ser muy alentador. Proporcionar pequeñas recompensas tales como una tarjeta de regalo, un cupón de comida o un tiquete de estacionamiento son reconocimientos que estimulan el aprendizaje y el compromiso.

Por último, resaltamos que: para que un programa de capacitación sea exitoso, no hay que olvidar medir los resultados, buscar mejoras basadas en la retroalimentación y ajustar el programa utilizando el contenido que mejor se adapte a futuras audiencias.

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia