Auditoría Interna

Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

Las organizaciones deben actualizarse y adaptarse para atender las cambiantes demandas del mercado, así como las necesidades de los clientes y terceros interesados, incluidos los trabajadores y socios. Sin embargo, ciertos valores y principios permanecen a lo largo del tiempo y se articulan en un sistema que se conoce como la cultura ética.

Por medio de ella, se procura mantener un justo equilibrio entre los diferentes agentes que participan en la organización, a través del fomento del buen ambiente laboral, el respeto, las acciones tendientes a evitar y combatir la corrupción, el maltrato, la discriminación, la difamación, entre otras.

La cultura ética se evidencia mediante la posición frente a la discriminación, la existencia de una política de tolerancia y respeto entre los profesionales, el cuidado del medioambiente y una adhesión a la normatividad que le es aplicable. Cuando una empresa no tiene una cultura ética es posible que fracase, puesto que no puede atender debidamente a sus clientes y trabajadores.

La cultura ética es la base de controles internos efectivos. Los auditores saben que los controles internos son prácticas necesarias para garantizar el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables, y que su existencia permite detectar transacciones inapropiadas. Se necesita que las organizaciones posean una sólida cultura de ética y cumplimiento para evitar que las personas evitan o eludan controles, políticas y procedimientos internos.

Si bien no existe una única definición de auditoría ética, en una ejecución normal se incluye la revisión del código de ética, la verificación de incidentes pasados, y la aplicación de entrevistas a las partes interesadas para comprender su perspectiva sobre la ética de la empresa, entre otras acciones. Las auditorías éticas varían desde la evaluación de la posición individual de los empleados hasta la comprensión de la cultura ética general. En todo caso, la auditoría ética es similar a cualquier otra auditoría.

Para monitorear un programa de ética o para apoyar el desarrollo de un programa de controles éticos, algunos pasos que pueden seguirse son los siguientes^[1]:

Planeación

• Definir el alcance: se deben determinar el alcance y los objetivos de su auditoría ética. Para ello, se establecen los aspectos de las políticas y prácticas éticas de la organización que se desea evaluar. Por ejemplo, la revisión y actualización del código de ética y conducta, la capacitación de los empleados en temas éticos, los mecanismos de la organización para recibir denuncias, las políticas y procedimientos respecto de los conflictos de intereses, entre otros temas.

• Revisión de las normas éticas aplicables: es importante familiarizarse con los códigos de conducta y las normativas éticas que se aplican a la industria o sector en el que se encuentra la organización que será auditada.

• Conformar el equipo de auditores: es aconsejable que los miembros posean experiencia en temas de ética, cumplimiento normativo y auditoría. En cuanto sea posible, deben ser independientes y no poseer conflictos de intereses con el trabajo a ser ejecutado.

• Diseñar listas de chequeo y procedimientos de auditoría pertinentes: acá se incluyen entrevistas con los empleados, directivos y terceros interesados, revisión de documentos, análisis de cifras y pruebas de control y cumplimiento.

Ejecución

• Desarrollar el plan de acción: con base en el alcance, debe asignarse la responsabilidad de cada actividad prevista, así como establecer plazos realistas para su finalización. En particular, el examen de las políticas, procedimientos y documentos relacionados debe determinar su claridad, exhaustividad y alineación con las leyes aplicables y los estándares de la industria. Así mismo, deben evaluarse los posibles conflictos de interés, la manera en la que opera la denuncia de irregularidades y la protección de datos entre otros temas.

• Evaluar los mecanismos de denuncia: esto incluye líneas directas o canales de denuncia anónimos. Debe revisarse su accesibilidad, capacidad de respuesta y los procedimientos establecidos para manejar las inquietudes reportadas. También deben evaluarse los procesos de comunicación y seguimiento para asegurar la rendición de cuentas.

• Evaluar el cumplimiento ético: analizar la evidencia recopilada y evaluar si la organización cumple con las normas éticas establecidas. Se deben comparar los hallazgos con los estándares éticos aplicables y determinar si existen desviaciones significativas o incumplimientos.

Informe

• Antes de redactar el informe, hay que analizar los hallazgos y los datos recopilados, las respuestas de las entrevistas y la documentación para identificar deficiencias y oportunidades de mejora. Los hallazgos deben clasificarse según la gravedad y priorizarse para la acción. Es conveniente buscar tendencias o problemas recurrentes que puedan indicar problemas sistémicos para facilitar las recomendaciones.

• Documentar los resultados y emitir un informe: se deben registrar todos los hallazgos de la auditoría ética en un informe completo y objetivo, en el que se describan claramente los problemas identificados, las oportunidades de mejora advertidas y las acciones correctivas propuestas. Hay que asegurarse de que el informe sea claro y comprensible.

• Comunicar los resultados: los resultados de la auditoría deben presentarse a la alta dirección y a otras partes interesadas relevantes.

Al igual que en otras auditorías, se debe monitorear la implementación de las recomendaciones. Pasado un tiempo prudente, se debe realizar un seguimiento de las acciones correctivas implementadas frente a las propuestas en el informe de auditoría ética y verificar que se procedió adecuadamente. Esto en línea con los objetivos de la organización y los recursos disponibles.

El seguimiento periódico debe ser una práctica habitual. Para tal efecto, es conveniente establecer mecanismos como la realización de auditorías éticas con cierta frecuencia para evidenciar el progreso e identificar nuevas deficiencias. Esto ayuda a garantizar el cumplimiento y la mejora continua de las políticas y prácticas éticas.

^[1] Algunas ideas fueron tomadas del artículo How to Conduct an Ethics Audit, disponible en https://www.shrm.org/hr-today/news/hr-magazine/pages/0410agenda_social.aspx

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia.