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Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool 

Errores de los auditores en sus relaciones[1]

El papel que desempeñan los auditores es único y complejo. En las organizaciones donde trabajan deben servir a muchos grupos y clientes, incluidas las unidades operativas que auditan, la junta y los altos directivos a los que reportan, sin mencionar a los compañeros de trabajo, consumidores, reguladores y ciudadanos en general que pueden tener un interés personal en el trabajo que realizan. Navegar por estas aguas es un negocio complicado, pero construir relaciones sólidas dentro del negocio puede ayudar a los auditores no solo a sobrevivir, sino a prosperar.

Los auditores al igual que otros profesionales, además de ejercer su trabajo de manera profesional, deben agregar valor, lo cual se facilita cuando las relaciones con sus clientes son efectivas y fluidas. Esto se explica por qué los auditores (y los clientes) esperan que sean considerados como asesores de confianza, lo cual, requiere que se construyan relaciones correctas con las personas adecuadas en el momento apropiado, además de hacer un buen trabajo técnico. Lograrlo implica confianza y credibilidad, que generalmente solo provienen de tener relaciones fuertes y mutuamente respetuosas.

Ahora bien, aunque la mayoría de los auditores saben que las relaciones sólidas en toda la organización son fundamentales para ejecutar sus trabajos de manera efectiva, muchos todavía cometen errores en sus relaciones. Estos pueden establecer una relación demasiado acogedora antes de que exista; sin tomarse el tiempo para construir una buena relación, sobrepasando los límites, tomando partido e  involucrandose en la política de la oficina.

Como cualquier interacción humana, las relaciones de oficina no son fáciles, toman trabajo y están llenas de dificultades.

Una buena relación de un auditor con su cliente no significa ser su mejor amigo y pasar los fines de semana compartiendo actividades sociales. Tampoco se trata de arriesgar la objetividad para facilitar el desarrollo de las relaciones. Tener una relación de trabajo sólida se trata más de tener una asociación empresarial diseñada para permitirse un mejor conocimiento (incluso a nivel personal) y tener relaciones mutuas basadas en el respeto. El objetivo de las relaciones es ayudar a facilitar las interacciones futuras desde un lugar de referencia común, confianza y, con suerte, algunos objetivos mutuos. Se trata de trabajar juntos en beneficio de la organización. Algunos de los errores comunes son los siguientes:

Asumir que las observaciones de auditoría son lo único o lo más importante

Si bien las observaciones de la auditoría son muy importantes para las organizaciones, no necesariamente son lo único ni excluyen otros asuntos de importancia para la alta dirección en cada momento. Es posible que haya situaciones apremiantes que quizás simplemente no son conocidas o de las cuales los auditores no son conscientes. No hay que forzar la agenda del cliente. En la medida de lo posible, hay que indagar sobre lo que la otra persona está tratando y lo que está sucediendo en su trabajo y su vida. Puede ser o no un buen momento para plantear las observaciones. Es necesario desarrollar una buena relación y usar la empatía, así como escuchar más de lo que se dice, lo que puede ayudar mucho a construir una sólida relación.

Plantear temas difíciles, polémicos o delicados de manera descuidada.

Normalmente se requiere una sólida relación preexistente para plantear un tema delicado. No es fácil presentarse en el espacio de trabajo de alguien y decirle algo para lo cual no está preparado. Incluso, puede estar interrumpiendo su trabajo y se desconoce su reacción.

De ahí la importancia de cultivar una buena relación. Esto requiere invertir tiempo fuera de los proyectos de auditoría, en cuanto las circunstancias lo permitan y de manera proactiva en toda la organización. Ayuda la comprensión de los proyectos que se presentan en el plan de auditoría, las áreas involucradas y dedicar algún tiempo proactivo a las relaciones en esas áreas mucho antes de abordar el trabajo.

Compartir información sensible o confidencial

Muchas veces al querer impresionar a la gente, ya sea con lo que se sabe o con lo que se piensa, se cae en la tentación de compartir información confidencial para mejorar las relaciones, especialmente si se trata de mostrar que se es una persona bien informada. A veces se habla de alguien de la organización para romper el hielo en una conversación, pero esto puede ser contraproducente. A quien se le divulgó información confidencial sobre otro, será en el futuro más cauteloso y tendrá en cuenta que se afectó la confianza y dificultará la comunicación. Una buena relación conduce al intercambio de información relevante, que luego conduce a discusiones productivas y que facilita la resolución de problemas y el ofrecer valor agregado.

 No dedicar tiempo para desarrollar y mantener relaciones.

Si bien todas las personas están ocupadas y es fácil que pasen días, semanas o meses antes de lograr establecer algunos contactos, no hay que perder la oportunidad de estar en contacto con las personas clave en las áreas que se vayan a auditar. Es conveniente reservar tiempo cada semana para desarrollar y mantener relaciones. Almuerzos o reuniones de trabajo son ocasiones interesantes. El trabajo remoto puede dificultar las pequeñas interacciones en la sala de descanso de la empresa, por lo que hay que planificar las interacciones informales.

No ser estratégico en la construcción de relaciones.

Al desarrollar relaciones, hay ciertas personas con las que se mantiene más afinidad, puede ser por tener intereses similares, ver a la organización de manera semejante o simplemente por algún tipo de afinidad. A veces estas personas están relacionadas con el trabajo de auditoría y a veces no. Una forma de construir relaciones de manera estratégica es mirar el plan de auditoría y construir relaciones con quienes lideran los procesos o áreas, especialmente donde puede haber relaciones débiles o inexistentes.

No actuar en equipo al construir relaciones.

El trabajo de auditoría requiere ciertas relaciones clave para mejorar el flujo de información, estar al tanto de los objetivos de la organización y apoyar la labor de agregar valor. Sin embargo, en muchos equipos de auditoría, la construcción de relaciones las adelanta cada miembro por su cuenta. Como resultado, la auditoría interactúa con frecuencia con algunos individuos influyentes, mientras que otros quedan fuera de un ciclo normal de interacción por completo.

Los líderes de los equipos de auditoría deben adoptar un enfoque estratégico para la gestión de relaciones. Buscan la interacción de los diferentes miembros con el personal del cliente y hacen una retroalimentación acerca de con quién se reunieron, qué discutieron y qué aprendieron durante la conversación. Mejorar el conocimiento colectivo sobre lo que está sucediendo en la organización en todo el equipo y ser estratégico sobre la gestión de relaciones puede ayudar a impulsar la auditoría y la percepción del valor que aporta.

Ahora bien, al comprender la importancia de la construcción de relaciones para el trabajo de auditoría, hace que los auditores sean estratégicos y eviten cometer errores como los citados anteriormente.

 

[1] Basado en el artículo https://internalaudit360.com/the-six-biggest-relationship-mistakes-internal-auditors-make/

 

CP Iván Rodríguez

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá DC, Colombia


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