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ISSN IMPRESO: 2665-1696 - ISSN ONLINE: 2665-3508

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Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool 

Auditoría y Monitoreo de Terceros

Las operaciones con terceros e intermediarios traen consigo algunos riesgos (lavado de activos, reputacional, etc.) En algunas jurisdicciones se establece que las empresas deben tener un programa de monitoreo y auditoría para verificar el cumplimiento de los terceros e intermediarios respecto de las reglamentaciones locales[1]. Ahora bien, el monitoreo de los terceros e intermediarios puede ser un esfuerzo costoso. Sin embargo, un adecuado programa, que incluya lo necesario para atender los requerimientos normativos puede hacerse de manera eficiente y sin mayores costos.

Un buen programa de monitoreo continuo puede incluir una actualización periódica de la diligencia debida efectuada al tercero, el ejercicio de los derechos de auditoría, la capacitación periódica y la solicitud de certificaciones anuales de cumplimiento por parte del tercero. Si se cuenta con los recursos apropiados, sería deseable contar con un grupo dedicado y multidisciplinario de profesionales para realizar este trabajo a tiempo completo. De no ser así, es conveniente desarrollar un programa de monitoreo y auditoría razonable y que produzca datos significativos. Los siguientes componentes son útiles para el efecto:

  • Supervisión continua,
  • Monitoreo de terceros,
  • Auditorías basadas en el riesgo del intermediario y
  • Actualizaciones de cuestionarios de diligencia debida y certificaciones de cumplimiento.

Supervisión continua

Es la supervisión de las actividades que se realizan con el intermediario. Esta supervisión puede efectuarse mediante visitas periódicas al sitio, reuniones con la administración del intermediario y reuniones para tratar cualquier problema de cumplimiento que el intermediario pudiera encontrar en el desempeño de su trabajo.

Por ejemplo, los encargados de gestionar los intermediarios de ventas deben centrarse, además de los factores de rendimiento, tales como las ventas, los ingresos, la expansión territorial y la adquisición de clientes, en las prácticas de diligencia debida para asegurar que sus colegas de negocios están realizando este trabajo. Para el efecto, es conveniente el uso de listas de verificación y formularios sistematizados, para mantener la función de cumplimiento y el negocio informado de los hallazgos de monitoreo y para crear un registro de que el trabajo se está realizando.

Monitoreo de terceros

Es conveniente supervisar continuamente diferentes bases de datos gubernamentales para verificar si los nombres de los intermediarios figuran en listas restrictivas o han sido identificados por las agencias gubernamentales como empresas con dificultades. Esto se puede hacer contratando a firmas especializadas en la búsqueda y revisión de listas o de manera directa. Al advertir que un intermediario figura en una lista, es necesario investigar el tema y, si es necesario, romper relaciones con el  intermediario que tiene problemas de cumplimiento significativos.

Al buscar nombres en bases de datos, es conveniente usar una herramienta con filtros, de manera que se evite al máximo la existencia de falsos positivos, que suelen presentarse por nombres con homónimos y situaciones similares.

Auditoría basada en el riesgo del intermediario

Las auditorías in situ suelen ser la mejor manera de determinar si los intermediarios están siguiendo las reglas. Sin embargo, para la mayoría de las empresas, no es práctico y resultaría muy costoso auditar a todos los intermediarios. Por lo tanto, para asegurar un uso eficiente de recursos, es conveniente ordenar los intermediarios en función de un conjunto de factores de riesgo, tales como:

  • El índice de percepción de corrupción del país en el que operan,
  • La frecuencia con la que interactúan con los funcionarios del gobierno,
  • Ingresos anuales de ventas del intermediario.

Una vez clasificados, hay una base sobre la cual diseñar y aplicar el plan de auditoría. Para gestionar los costos y asegurarse que las auditorías a intermediarios sean lo más productivas posible, es conveniente estandarizar procesos e informes. (solicitud de documentos, información sobre pagos, datos clave de contabilidad, revisión de informes de debida diligencia, entrevistas, etc.)

Es útil mantener un sistema o base de datos con los informes de auditoría a intermediarios y distribuirlos al personal de negocios relevante y de ser necesario, a los miembros de un equipo de supervisión anticorrupción corporativo, para tomar las medidas correctivas rápidas y decisivas en respuesta a cualquier hallazgo de auditoría que indique que el intermediario probablemente está involucrado en prácticas comerciales corruptas o que de otro modo no está cumpliendo con los términos de su acuerdo de intermediario.

Actualizaciones Anuales del Cuestionario de Due Diligence y Certificaciones de Cumplimiento

Al igual que todas las empresas, los intermediarios participan en fusiones y adquisiciones, cambian sus nombres, se trasladan a nuevas ubicaciones y realizan cambios en sus cuadros directivos. Por tal razón es necesario mantener información actualizada para garantizar la exactitud de la base de datos de intermediarios y terceros.

Una estrategia para mantener la exactitud de su base de datos de intermediarios es pedir a todos sus intermediarios que revisen y actualicen un cuestionario de diligencia debida al menos anualmente. Los cambios observados en dicho cuestionario actualizado se pueden utilizar para actualizar la base de datos de intermediarios y de terceros. Es conveniente que los intermediarios certifiquen que han sido, son actualmente y llevarán a cabo su negocio de conformidad con la ley, las normas éticas aplicables y el acuerdo de intermediario.

Si bien no se puede esperar que un programa de auditoría y monitoreo a terceros e intermediario por si mismo detecte todos los actos corruptos que los intermediarios procuren ocultar, si da un mensaje a todos los intermediarios de que la empresa se toma en serio su insistencia en las prácticas comerciales legales y éticas y que las revisa de manera frecuente. También es una evidencia de la gestión adelantada frente a posibles casos de violaciones o incumplimientos normativos por parte de los terceros e intermediarios.

Los auditores deben cerciorarse que las empresas adelantan acciones tendientes a verificar el comportamiento de los terceros e intermediarios y que mitigan los riesgos asociados, mediante una adecuada gestión y un plan robusto para el efecto. Las consideraciones expuestas en este artículo pueden servir de base para evaluar el tema.

 

[1] Por ejemplo, la segunda edición de la "Guía de recursos para la Ley de prácticas corruptas en el extranjero" del Departamento de Justicia de EE UU  y la Comisión de Bolsa y Valores de EE UU (SEC), publicada el 3 de julio de 2020 tiene disposiciones al respecto.

 

 

CP Iván Rodríguez -

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá DC, Colombia

 

 


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