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Por: CP Iván Rodriguez. Colaborador de Auditool 

La documentación de los procesos es una herramienta valiosa en las actividades empresariales. De hecho, en algunas industrias es vital y su ausencia o deficiencia tiene consecuencias sobre la vida de las personas, como ocurre en el sector de la salud. Para la auditoría, el que un cliente tenga una buena documentación de sus procesos facilita su comprensión y evidencia de alguna manera la fortaleza del sistema de control interno. La documentación es una de las bases de la calidad e incluso legitimidad de las actividades empresariales.

Ahora bien, en un entorno en el que se espera que las empresas sean más ágiles, la alta dirección en ocasiones percibe que la documentación de los procesos es excesiva o innecesaria y que hay casos en que se elabora más como un ejercicio para satisfacer a los auditores que por su utilidad. Sin embargo, no hay que olvidar que  las metodologías ágiles no promueven el descuido de la documentación obligatoria o crítica en aras de la velocidad.

La auditoría se encuentra frente al desafío de equilibrar entre el deseo de la alta administración de ir más rápido y documentar menos frente a la necesidad de una adecuada documentación de procesos. Hay que tener presente que la auditoría debe insistir en los beneficios que trae una apropiada documentación para las empresas y en ese orden de ideas, debe apoyar los esfuerzos que se realicen para aliviar la carga de la documentación excesiva. La administración debe entender que la documentación no se prepara para satisfacción de la auditoría y en este propósito es necesario que los auditores conozcan qué tipo de documentación es requerida y suficiente en un entorno ágil.

En la ejecución de su trabajo, los auditores antes de cuestionar a la organización acerca de la documentación que se considera necesaria para efectos de la auditoría, deben evaluar cómo ejecutar las pruebas con la documentación existente. No hay que olvidar que la necesidad de documentar es de la empresa y no de la auditoría. De lo que se trata es de comprender cómo llevar a cabo procesos más ágiles y satisfacer los requerimientos en cuanto a documentación. A veces se cree que usar metodologías ágiles es hacer cualquier cosa sin documentar y esto aplica tanto para las empresas como para los auditores.

Esto implica, de otra parte, examinar si la empresa que lleva a cabo una metodología ágil en sus procesos, lo está haciendo de una manera responsable y apoyar los para garantizar que no se omita la documentación obligatoria. Esto requiere amplia comunicación, porque las actividades de control deben cambiarse en un entorno ágil. Ni los propietarios de procesos ni la auditoría deben percibir las metodologías ágiles como un medio para eludir los controles. En su lugar, los controles deben adaptarse para tener en cuenta el uso de técnicas ágiles. Con una comprensión suficiente del entorno ágil y las prácticas de desarrollo de controles, es posible tomar las medidas correctas sin sacrificar la agilidad.

La auditoría debe insistir en que la empresa produzca la documentación suficiente y apropiada en beneficio del negocio, lo que no siempre es entendido por los propietarios de procesos. Algunos de los beneficios que trae la documentación son:

  • Oportunidad de optimizar procesos. La revisión de la documentación puede revelar oportunidades para mejorar los procesos, corregir ineficiencias o errores e introducir la automatización.
  • Capacitación y formación de empleados. La documentación ayuda a garantizar una formación completa y coherente para los nuevos empleados, en beneficio de la empresa y de ellos mismos.
  • Retención de conocimientos de la empresa. La documentación preserva el conocimiento especializado, reduciendo el riesgo de depender demasiado de unos pocos individuos. También ayuda a la organización a defender su propiedad intelectual.
  • Consistencia operativa. La documentación constituye la base para garantizar que los procesos de negocio se realicen de forma coherente con las especificaciones de la dirección.

Las metodologías ágiles, implican que la auditoría enfoque de manera diferente su trabajo. Al implementar este tipo de trabajo, habrá diferentes controles por reconocer y evaluar. Probablemente habrá que modificar o diseñar pruebas para los controles y buscar eficiencias operativas. Como siempre, la documentación debe existir, y debe ser completa, precisa y actualizada. Los auditores deben entender cómo acceder y evaluar la  documentación en tiempo real durante todo el proceso de desarrollo. No hay que descuidar los requisitos de la documentación, la trazabilidad, evidencia y aprobación en el uso de la documentación.

La importancia de la documentación de los procesos empresariales se mantiene vigente a pesar del auge de los métodos ágiles. Lo que cambia es la manera en que los auditores pueden esperar acceder a la documentación y sus características. Hay que recordar que la auditoría puede ser un socio valioso para garantizar que el negocio alcance sus objetivos de velocidad y eficiencia sin perder el control.

 

CP Iván Rodríguez 

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá DC, Colombia


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