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Por: C.P. Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool

La idea de auditar la cultura puede ser intimidante para los auditores. ¿Cómo se puede encontrar evidencia objetiva sobre un tema inherentemente subjetivo? Afortunadamente, es posible lograr mucho sin que sea necesario de un enfoque radicalmente diferente. Una combinación de técnicas de auditoría bien conocidas puede ayudar en este tema.

  • Establecer una relación participativa con los clientes de auditoría.
  • Observar la cultura mientras está en el lugar.
  • Aprovechar los datos que dan perspectiva sobre la referencia cultural.
  • Llevar el análisis de la causa raíz más allá de lo habitual.

La incorporación de estos enfoques en el trabajo de auditoría proporciona a los profesionales información sobre la cultura organizacional y los problemas críticos en el éxito continuo de la organización. Una explicación es la siguiente:

Relación participativa

Establecer relaciones participativas es quizás la técnica más importante, ya que los clientes de auditoría son mucho más propensos a discutir su cultura si se sienten involucrados en el proceso de auditoría. Los auditores, al planificar su trabajo, suelen obtener información del gerente responsable del área que están revisando. Algunos auditores van más allá y realmente planifican la auditoría con ese gerente. Juntos, desarrollan los objetivos de auditoría específicos, el alcance y el enfoque general. En este caso, hay que ser cauteloso para no comprometer la independencia. El escepticismo y el pensamiento crítico son vitales en esta labor. El proceso de planificación conjunta debe ser breve y manteniendo un alto nivel.

Una vez acordado el objetivo y el alcance de la auditoría, normalmente el auditor realiza una evaluación de riesgos más detallada en las principales áreas. Involucrar al gerente en la evaluación tiene muchos beneficios. Los propietarios de negocios suelen conocer mejor sus riesgos que un auditor externo a la organización, aunque la mayoría de ellos simplemente no están acostumbrados a pensar en el riesgo de una manera sistemática. Guiar al cliente a través de una evaluación de riesgos proporciona al auditor una mejor comprensión de los riesgos reales y ayuda al cliente a convertirse en un mejor gestor de riesgos.

De otra parte, el auditor, al presentar problemas culturales sensibles advertidos en la auditoría, debe  mostrar la evidencia, más que citar los problemas, lo que permite a los clientes darse cuenta por sí mismos. Así mismo, hay que buscar receptividad respecto las observaciones de los empleados, al momento de discutirlas con los gerentes o líderes de área.

Observaciones

En cualquier área que revisan, los auditores observan el comportamiento y las actitudes de la administración del cliente y el personal. Sus percepciones de la cultura son generalmente precisas, pero son subjetivas. Para la mayoría de los auditores, informar de un problema cultural basado sólo en observaciones no resulta práctico ni conveniente. Se requiere de datos objetivos para apoyar esas observaciones.

Datos

Los datos que explican situaciones específicas. Por ejemplo, cifras sobre enfermedades que expliquen altas tasas de rotación y tiempo de ausentismo, son objetivas. Los resultados de encuestas a los empleados y la entrevista de salida también pueden apoyar las observaciones de los auditores y, a veces, ayudar a identificar la causa. Una revisión de las quejas de los clientes, la frecuencia de los objetivos de rendimiento perdidos o los fallos del proyecto pueden mostrar el impacto de un problema cultural.

Análisis de causa raíz

Al efectuar análisis de causas, en algunos casos los auditores se detienen al encontrar una causa intermedia objetiva y fácilmente defendible. No obstante, resulta conveniente profundizar en el tema hasta encontrar el fondo del problema. Así se logra la verdadera causa raíz. Y como sucede a menudo cuando el análisis conduce al nivel ejecutivo, la causa es un problema cultural.

Normalmente, la alta dirección no va a cambiar su enfoque para administrar la organización debido ciertos errores advertidos en temas operativos, si bien pueden ser  un síntoma de un problema más profundo. Los auditores, sin embargo, deben realizar un seguimiento de este problema y buscar problemas similares en otras auditorías. Si pueden conectar los puntos de suficientes auditorías, pueden tener suficiente evidencia para discutir el problema subyacente con la alta dirección. Para un auditor, encontrar una causa raíz por cuenta propia rara vez es tan eficaz como trabajar con el cliente para identificarla. Esto es especialmente cierto si la causa raíz es cultural.

En conjunto, una relación participativa con los clientes de auditoría, las observaciones de los auditores respaldadas por datos objetivos y el riguroso análisis de la causa raíz es una combinación poderosa. Hay que observar que estas técnicas no son novedosas y normalmente los auditores internos las han ejecutado hasta cierto punto. Realizarlas con mayor rigor, con el objetivo de identificar problemas culturales, puede permitir a los auditores proporcionar un nivel de garantía más profundo y significativo.

Ahora bien, a pesar del valor de estas técnicas, hay que tener en cuenta que aún al aplicar estas técnicas en conjunto, podrían no proporcionan medios suficientes para apoyar las conclusiones generales sobre la cultura de una organización. Podría hacer falta un modelo o marco que identifique elementos de referencia cultural para contrastar la evaluación practicada y esto puede requerir la aplicación de otras  técnicas.

No obstante, esta combinación puede ser parte central del enfoque de los auditores al evaluar la cultura. Incluso si no se obtuviesen conclusiones generales, los auditores que utilizan estas técnicas pueden identificar problemas en la cultura de las organizaciones, que deben abordarse en beneficio del cumplimiento de los objetivos. También es un valor agregado que puede entregarse por parte de los auditores como resultado de sus evaluaciones a la cultura, lo que representa un beneficio representativo.

 

C.P. Iván Rodríguez - 

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá D.C, Colombia


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