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ISSN IMPRESO: 2665-1696 - ISSN ONLINE: 2665-3508

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Por: C.P. Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool

Las firmas de auditoría, las áreas de auditoría interna y los auditores independientes  están adoptando principios de gestión de proyectos ágiles en un intento de crear una función de auditoría más flexible, adaptable y orientada al cliente. Hay resultados prometedores, pero también algunas dificultades en el camino.

En este proceso de incorporar temas de agilidad, hay que tener en cuenta que para su implementación se requiere un cambio de mentalidad para todo el equipo de auditoría interna. Los equipos de auditoría deben seguir siendo flexibles, de manera que puedan adoptar soluciones innovadoras más rápido.

A través de la introducción de nuevas técnicas como MoSCoW y Kanban, el tema de agilidad también aumenta la productividad del equipo y la satisfacción de los empleados. Se minimizan los residuos inherentes y se fortalecen los equipos de auditores internos con nuevas técnicas. A continuación, algunas herramientas para la ejecución de auditorías ágiles, que permiten mejorar continuamente la capacidad de ofrecer servicios de auditoría, al tiempo que mejoran la comunicación y la colaboración.

MoSCoW

Se utiliza la técnica MoSCoW (acrónimo de Must Have, Should Have, Could Have, se agregan las letras o para facilitar recordarlo. Significa significa: Debe tener, puede tener, podría tener y no tendrá) para priorizar y planificar actividades de auditoría interna. Este método permite a la auditoría interna llegar a un entendimiento común con las partes interesadas sobre la importancia que dan a la entrega de actividades de auditoría que podrían generar el mayor valor.

MoSCow también recuerda a los auditores que desarrollen un enfoque en lo que es más importante desde un punto de vista de cobertura de auditoría en un entorno restringido. Esto es especialmente importante dado que se pide cada vez a más auditores, que tengan más resultados con menos recursos. El uso de MoSCoW puede permitir que los equipos de auditoría interna administren de manera más eficiente el alcance, se enfoquen en cuestiones clave e impulsen una mejor asignación de recursos. Sin embargo, la adopción de métodos de priorización como MoSCow requiere esfuerzo cuando los auditores están acostumbrados a cubrir todo en una auditoría específica. Aplicar MoSCoW y obtener buen provecho requiere tiempo, experiencia y mentes abiertas.

Sprints

Los sprints están en el centro de la auditoría ágil e implican intervalos de tiempo (normalmente unas cuatro semanas) durante los cuales se debe completar un conjunto de tareas. Esto permite al equipo de auditoría interna mantenerse enfocado y comprometido a completar las tareas requeridas dentro del tiempo asignado. Requiere un cambio en la mentalidad del auditor, donde durante un sprint todo el equipo de auditoría interna demuestra urgencia y determinación para resolver cualquier obstáculo y obtener los resultados previstos

Se suelen realizar unas cuatro actividades en un sprint. El trabajo que se realiza durante el sprint está previsto en una reunión de planificación. El trabajo colaborativo de todo el equipo de auditoría interna conduce a un plan de trabajo. El objetivo al final de la reunión  es que todos tengan una comprensión completa de cómo se ven las próximas semanas y se comprometan con el trabajo. A continuación, Luego se realiza una reunión diaria corta (de unos 15 minutos) para que el equipo de auditoría interna sincronice las actividades y cree un plan para las próximas 24 horas. Los miembros del equipo explican lo que hicieron el día anterior que ayudó a cumplir con el objetivo de sprint, lo que están planeando hacer hoy, y finalmente discutir cualquier impedimento.

Al final de un sprint, se lleva a cabo una revisión con las partes interesadas clave para resaltar lo que se hizo durante el sprint y para obtener comentarios. Durante esta reunión, cualquier punto de vista de auditoría interna y observaciones de auditoría pueden ser discutidos. Después de esta reunión, un posible formulario de búsqueda de auditoría generalmente se rellena y distribuye a las partes interesadas dentro de las 24 horas para su revisión y planificación de acciones. También se informa a las partes interesadas de las tareas planificadas para los siguientes sprints.

Por último, hay una reunión retrospectiva, que ofrece la oportunidad para que el equipo de auditoría interna inspeccione y cree un plan de mejora que se llevará a cabo durante los próximos sprints. Se produce después de la revisión de Sprint y antes de la próxima reunión de planificación de Sprint. El resultado clave de esta reunión es inspeccionar cómo fue el último Sprint con respecto a las personas, las relaciones, los procesos y las herramientas.

Para resumir, un sprint normalmente tiene cuatro componentes para administrar el flujo de trabajo del proyecto dado:

  • Reunión de Planeación del Sprint: Una reunión enfocada para cubrir todas las expectativas del sprint, quién es responsable de qué y cómo se logrará.
  • Stand-Ups diarios: Sesiones informativas diarias sobre lo que se logró el día anterior, los objetivos para las próximas 24 horas y cualquier obstáculo que pueda estar en el camino de alcanzar esos objetivos.
  • Revisión de Sprint: Una reunión entre la auditoría interna y las partes interesadas para revisar el trabajo, obtener comentarios y discutir los resultados del sprint.
  • Retrospectiva del Sprint: Una reunión para discutir cómo fue el sprint y cómo se puede mejorar el proceso para el siguiente sprint.

Kanban

Kanban es una herramienta simple pero visualmente eficaz para monitorear el progreso en las actividades de auditoría interna y puede ayudar a impulsar una iniciativa de auditoría interna ágil. Normalmente es un talero que, en tres columnas en donde se ubican notas, contiene actividades específicas que deben realizarse, actividades en curso y, por último, actividades que ya se han completado. La aplicación de tableros Kanban (pueden ser digitales o físicos) varía de una organización a otra, siendo un medio colaborativo y eficaz para hacer una lluvia de ideas sobre problemas y desbloquear situaciones que impiden la finalización de las actividades.

Sea cual sea la plataforma, los tableros kanban permiten una vista integral y en tiempo real del estado de un proyecto, lo que ayuda a los equipos a enfocarse, priorizar actividades y resaltar los retrasos. Es una gran herramienta de gestión de proyectos para facilitar el diálogo directo con las partes interesadas durante la revisión de un Sprint y fomenta la colaboración entre el equipo de auditoría interna multifuncional durante eventos como la planeación del Sprint y las reuniones cortas.

Shu Ha Ri

Si bien los sprints son una parte importante de la auditoría ágil, implementar con éxito la auditoría interna ágil es en realidad más como un maratón. La filosofía japonesa de Shu Ha Ri es útil en ese proceso. Introducir un enfoque ágil para la auditoría significa inevitablemente un cambio transformador y requiere un cambio en la mentalidad de los auditores internos y la filosofía puede proporcionar estructura y ayuda en los procesos de gestión del cambio.

Shu Ha Ri es un concepto para describir diferentes niveles de entrenamiento o aprendizaje, y aunque fue desarrollado en un entorno de artes marciales, se puede aplicar a esquemas de auditoría ágil para ayudar en la implementación. Shu Ha Ri implica tres tipos de estilos de aprendizaje o entrenamiento. En la primera, "Shu", el estudiante sigue de cerca la forma y las disciplinas del maestro, repitiendo los conceptos básicos y las estructuras sin desviación, con el objetivo de dominar las técnicas. Una vez dominado, el estudiante puede comenzar a apartarse de las formas, pasando a la etapa "Ha", experimentando con nuevas formas y aplicaciones de lo que ya se dominaba e innovando en ellas. En la etapa "Ha" el estudiante aprende más sobre los principios subyacentes y la teoría detrás de las técnicas. En la etapa final, "Ri", el estudiante aprende de su propia práctica, llegando a un nuevo lugar y adaptando lo que ha aprendido a las nuevas circunstancias.

La idea no es intentar cambiar el mundo de la noche a la mañana. Al centrarse inicialmente en el principio "Shu", se alienta a los auditores internos a aprender los fundamentos y sentirse cómodos con los conceptos básicos. En una industria altamente regulada, como los servicios financieros, Shu también facilita la transición con un cambio mínimo o ningún cambio en la metodología de auditoría.

A medida que los auditores internos adquieren experiencia en la entrega de proyectos de auditoría interna utilizando el enfoque ágil y ganan confianza, es imperativo que las organizaciones de auditoría interna continúen evolucionando y encuentren maneras de hacer que el proceso de auditoría sea más amigable. Este proceso de mejora continua es esencialmente la etapa "Ha", una etapa en la que la auditoría interna explora las limitaciones en la forma en que se hacen las cosas para superarlos

Por último, la etapa "Ri" consiste en dominar la auditoría interna ágil hasta el punto de que esto se convierte en la norma.

El camino de una transformación ágil no es fácil y requiere planificación multianual, patrocinio de la alta dirección, aprendizaje de las ceremonias de las técnicas ágiles, paciencia para dominar esas técnicas, la educación de las partes interesadas, y el impulso continuo para construir un ecosistema que promueva continuamente una mentalidad ágil. Todo esto finalmente conduce a una auditoría interna que proporciona un mejor servicio para sus clientes, sino a un trabajo más feliz e inteligente también.

 

C.P. Iván Rodríguez -   

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá D.C, Colombia


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