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ISSN IMPRESO: 2665-1696 - ISSN ONLINE: 2665-3508

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Por: C.P. Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool

Redactar una declaración de la misión de un área o departamento trae beneficios, pues se constituye en una guía documentada, orientadora de las actividades que deben ejecutarse y que facilita su alineación con los objetivos del equipo y de la organización.

El proceso de redacción debe ser cuidadoso, pues se requiere elaborar cuidadosamente cada frase y seleccionar conscientemente la palabra correcta para transmitir claramente el propósito que se desea alcanzar.
Es un proceso que debería ser inclusivo, si bien usualmente se trabaja con un subconjunto del equipo más amplio. Habitualmente hay un grupo focal responsable del trabajo, pero teniendo el cuidado de que toda el área se sienta parte del proceso.

Una de las maneras para lograr este propósito es usar reuniones de área, en el que todas las personas participen aportando ideas y sugerencias sobre el contenido de la declaración de misión. Este es un buen punto de partida puesto que involucra a todo el departamento o área desde el principio.

Una vez se cuenta con elementos aportados por parte de los miembros del área, el grupo responsable del trabajo continúa con el trabajo. Es un proceso iterativo en el cual se lee, se debate, se intercambian percepciones e interpretaciones.

Es la ocasión de hacer un ejercicio reflexivo: ¿Por qué se tomó la decisión de trabajar en esta profesión? ¿En esta área? ¿Qué motivaciones hay frente al trabajo? ¿Qué propósitos se busca alcanzar? El proceso puede requerir varias sesiones, hasta lograr un documento conciso y representativo de lo que la labor ejecutada representa para el equipo. Luego se circula nuevamente al interior del área para los ajustes finales.
Pero el trabajo no termina allí. Por el contrario, la declaración de la misión se constituye en un punto de partida. Es una actividad inicial que permite integrar al equipo y lograr un entendimiento común.

Una vez se cuenta con la declaración de la misión, es necesario interiorizarla y procurar que la ejecución del trabajo esté orientada por su contenido. De manera similar a la misión de cualquier organización, que se constituye en su razón de ser, la declaración de misión de un área de auditoría representa el deber ser de su actividad y la guía orientadora en el logro de los objetivos.

La difusión de la misión es un elemento primordial para su aprehensión. En algunas organizaciones, si la declaración es breve, se adjunta a la firma del correo electrónico. Se suele publicar en diferentes partes, como una manera sencilla de orientación para el nuevo personal y como recordatorio para los empleados en el departamento o área.

Ahora bien, la declaración del área debe estar en armonía con los objetivos de la compañía y alineada con la misión de la empresa, de manera que los esfuerzos orientadores de los objetivos no entren en conflicto. No hay que olvidar que la labor del área de auditoría es contribuir a que la organización logre sus resultados en un entorno de cumplimiento normativo, de eficiencia en el uso de los recursos, y en un marco de control que mitigue los riesgos que la afectan.

Como se puede apreciar, la declaración de misión trasciende el contar con un documento de referencia. No es un documento que se consulta, se archiva y se olvida. Es la razón de ser del trabajo y es una invaluable ocasión para que terceros que tienen relación con la auditoría comprendan su papel y logren una mayor sinergia en su interacción. Tener una declaración de misión es una manera fácil y clara de ayudar a fomentar la comprensión del funcionamiento del área frente a otros departamentos en el logro de los principales objetivos de la empresa.

 

C.P. Iván Rodríguez -           

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá D.C, Colombia


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