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Recientemente el tema de la ética al interior de las organizaciones ha adquirido especial relieve. En la literatura técnica se empieza a abordar la ejecución de auditorías éticas. En el presente numeral, es esbozan algunas ideas al respecto.

¿Qué es una auditoría ética?
Se suele entender que una auditoría ética es una "evaluación sistemática del programa y/o desempeño ético de una organización para determinar su efectividad" . Este concepto es muy nuevo y pocas empresas han llevado a cabo una auditoría ética.

Se espera, no obstante, que la realización de estas auditorías se generalice, en tanto las legislaciones locales sean más exigentes sobre este tema. Tal es el caso de EE UU. Allí, la Comisión de Sentencias (The U. S. Sentencing Commission) ha enmendado las Pautas Federales de Sentencias para Organizaciones ("FSGO"), mediante las cuales un programa eficaz de cumplimiento y ética debe "ejercer la diligencia debida para prevenir, detectar e informar conductas delictivas y promover una cultura organizacional que alienta la conducta ética y el compromiso de cumplir con todas las leyes aplicables”.

De acuerdo con la Comisión de Sentencias, hay algunos requisitos mínimos para un programa de ética efectivo:

  1. Normas y procedimientos para prevenir y detectar conductas delictivas
  2. Responsabilidad en todos los niveles del programa, junto con recursos adecuados del programa y autoridad para sus gerentes
  3. Debida diligencia en la contratación y asignación de personal a puestos con autoridad
  4. Comunicación de normas y procedimientos, incluido un requisito específico para la capacitación en todos los niveles de la organización
  5. Monitoreo, auditoría y sistemas internos de orientación e información no sancionatoria, incluida la evaluación periódica de la eficacia del programa
  6. Promoción del cumplimiento y conducta ética
  7. Toma de medidas razonables para responder apropiadamente y evitar conductas indebidas al detectar una violación
  8. Los anteriores requisitos deben abordarse a través de la auditoría ética

Marco para una auditoría ética 

Una auditoría ética puede abordar las siguientes consideraciones: 

  • ¿Qué tan amplia debe ser la auditoría?
  • ¿Con qué frecuencia debe realizarse la auditoría?
  • ¿Cómo comunicará la empresa los resultados con sus electores?

Ahora bien, puesto que cada empresa tiene necesidades particulares, cada auditoría ética debe ser única. No obstante, es posible plantear un marco general para una auditoría ética , según se ilustra a continuación. Dicho marco puede adaptarse en las organizaciones según sus propias necesidades y circunstancias. 

Paso 1 - Asegurar el compromiso de los altos directivos y el Consejo de Administración

Una organización actúa por medio de sus representantes y son quienes deben asumir la responsabilidad. Esencialmente, la administración y la junta directiva son responsables de la dirección de una corporación. Si no hay compromiso de los niveles superiores, es poco probable que una auditoría sea exitosa. 

Paso 2: Establecer un comité para supervisar la auditoría ética

El comité debe estar conformado por miembros que estén bien informados sobre auditoría ética y deben provenir de varios departamentos. Puede ocurrir que las empresas no tengan empleados internos con las habilidades para trabajar en un comité de auditoría ética; en tales circunstancias, se pueden emplear servicios de consultores externos para ayudar con la auditoría.

Paso 3: Definir el alcance del proceso de auditoría

Cada organización es única y, por tanto, el alcance de cada auditoría ética diferirá de una compañía a otra. El comité debe establecer un alcance basado en los riesgos de la compañía y cómo se abordarán esos riesgos. El comité debe monitorear el progreso de la auditoría según el alcance definido.

Paso 4: Revisar la misión, los valores, las metas y las políticas de la organización y definir las prioridades éticas

En este paso, el comité debe examinar y revisar todas las políticas, procedimientos y prácticas de la compañía relacionadas con cualquier área definida en el alcance del proceso de auditoría. Todos estos elementos pueden o no estar indicados en la declaración de la misión de la compañía. En algunos casos, el comité puede encontrar áreas donde se deben establecer políticas y procedimientos actualizados. Una auditoría ética efectiva debería revisar todas estas áreas y evaluar sus fortalezas y debilidades.

Paso 5: recopilar y analizar la información relevante

Este paso es donde se llevará a cabo la mayor parte del trabajo de auditoría. El comité debe revisar los documentos internos y externos y, lo que es más importante, recopilar comentarios de los empleados, clientes y partes interesadas a través de encuestas, por ejemplo. Como los empleados son la clave para llevar a cabo un programa de ética eficaz y para las operaciones comerciales exitosas, es crucial recopilar y comprender sus comentarios. La percepción de la compañía por parte de los clientes y las partes interesadas también es crítica, por lo que recopilar sus opiniones y pensamientos ayudará a crear y mantener la satisfacción del cliente y a mantener las expectativas de los interesados.

Paso 6: Verificar los resultados

Los resultados recolectados en el Paso 5 deben ser corroborados por una fuente independiente, la cual verificará la calidad, precisión e integridad de la auditoría. Tener un tercero que verifique esta información ofrece un nivel adicional de seguridad a los interesados.

Paso 7: informar los hallazgos
El paso final del proceso es informar los hallazgos a la gerencia y al consejo de administración a través de un informe de auditoría ética. El informe podría delinear los seis pasos discutidos anteriormente e identificar lo que el comité descubrió a lo largo del proceso. En algunos casos, los hallazgos pueden ser más significativos si se combinan con algunas evaluaciones comparativas de compañías similares en la industria.

 

Equipo Auditool 

 


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